I. BASE LEGAL
La Junta de Principios de Contabilidad Gubernamental (GASB, por sus siglas en inglés) emitió el Pronunciamiento Núm. 101 "Compensated Absences" el cual reemplaza al Pronunciamiento Núm. 16. En cumplimiento con los nuevos requisitos de este pronunciamiento, se hace necesario recopilar información relacionada con las licencias de ausencias compensadas, incluyendo vacaciones, enfermedad, tiempo compensatorio, entre otras. Dicha información deberá reflejar los balances acumulados al 30 de junio de 2025, con el propósito de cumplir con los lineamientos de reconocimiento y medición establecidos, para la presentación de los estados financieros.
II. PROPÓSITO
El propósito de esta Carta Circular es requerir la preparación y presentación, en formato electrónico (Excel), de informes detallados que desglosen el monto total de las licencias de ausencias compensadas acumuladas por los empleados públicos de la Rama Ejecutiva. Dichos informes deberán incluir el valor monetario de los balances de licencias por concepto de vacaciones, enfermedad, tiempo compensatorio y cualquier otra licencia aplicable, reflejando la acumulación correspondiente al 30 de junio de 2025.
III. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS
Para preparar el informe, es necesario lo siguiente:
1. El personal responsable de completar los requisitos de esta Carta Circular debe estar familiarizado con el proceso de determinación de las licencias.
2. Como parte de la identificación del empleado, es necesario incluir la siguiente información:
- Nombre con ambos apellidos.
- Los últimos cuatro dígitos de su seguro social.
- Clasificar entre unionado o gerencial.
- Indicar área de trabajo.
3. Incluir a todo el personal regular o irregular, transitorio, de confianza, etc., que acumule cada respectiva licencia, según lo requieran las leyes y reglamentos aplicables.
4. La deuda acumulada por concepto de licencias que se detallará en los informes debe:
- Representar los balances que los empleados han acumulado por servicios rendidos hasta el 30 de junio de 2025. Los balances no deben estimarse. El formato de la Carta Circular requiere que se presente el movimiento durante el año fiscal de los balances de días regulares de vacaciones, días de enfermedad, y días de tiempo compensatorio, para cada empleado partiendo desde el balance final acumulado al 30 de junio de 2024. A este balance final del 2024, se le sumarán los días acumulados durante el año fiscal y luego se le restarán los días disfrutados durante el año fiscal corriente. El resultado de este cómputo constituirá el balance final de días a reportarse para el 30 de junio de 2025 en cada una de las categorías.
- Existir la probabilidad de que el pago al empleado ocurra en un periodo futuro.
5. Los informes serán preparados utilizando el programa Microsoft Excel y el formato que utilizarán es el que se indica en el Anejo 1 para licencia de vacaciones, Anejo 2 para licencia de enfermedad, Anejo 3 para tiempo compensatorio y Anejo 4 para el resto de las licencias de ausencias compensadas. Los mismos se completarán como se detalla a continuación:
ANEJO 1- Licencia de Vacaciones
Columna A - Anote el total de días acumulados por empleado al 30 de junio de 2024 (año fiscal anterior) por concepto de licencia regular de vacaciones. Esta columna presenta el balance final reportado para el año fiscal 2024, el cual representa el balance inicial para el año fiscal 2025. El máximo de días a reflejar en esta columna para vacaciones es de 67.50 días (60 días establecidos por la Ley Núm. 26-2017 al final del año natural 2023 más un máximo de 7.5 días acumulados para el período del 1 de enero al 30 de junio del año fiscal 2024).
Columna B - Anote la cantidad de días regulares de vacaciones acumulados durante el año fiscal 2025. La cantidad presentada no podrá exceder de 15 días por empleado, distribuidos de la siguiente manera:
7.5 días acumulados de julio a diciembre de 2024
7.5 días acumulados de enero a junio de 2025
Columna C - Anote la cantidad de días regulares de vacaciones disfrutados durante el año fiscal 2025.
Columna D - Anote el resultado de la siguiente fórmula (A) + (B) - (C), hasta un límite de 67.5 días regulares de vacaciones (60 días establecidos por Ley al final del año natural 2024 más un máximo de 7.5 días acumulados para el período del 1 de enero al 30 de junio del año fiscal 2025). Es decir, si el resultado de la fórmula (A) + (B) - (C) es menor que 67.5, deberá anotar el valor calculado; si el resultado es mayor o igual a 67.5, deberá anotar 67.5.
Columna E - Anote el salario básico o salario base anual del empleado al 30 de junio de 2025.
Columna F - Multiplique el total de la Columna E por .0620 (Esto corresponde a la aportación patronal al Seguro Social Federal, si aplica).
Columna G - Multiplique el total de la Columna E por .0145 (Esto corresponde a la aportación patronal al Medicare, si aplica).
Columna H - Anote cualquier otro impuesto u otros costos relacionados que deberán pagarse al momento de pagar las licencias acumuladas, excluyendo cualquier pago relacionado con primas de seguros, planes médicos pagados a favor del empleado, aportaciones patronales al Fondo del Seguro del Estado y aportaciones patronales a los Sistemas de Retiro.
Columna I - Sume el total de las Columnas E + F + G + H.
Columna J - Divida la Columna I entre 260 días. Para el personal docente deberá utilizar 240 días.
Columna K - Para determinar el valor monetario de las vacaciones regulares acumuladas, multiplique la Columna D por la Columna J (D x J).
ANEJO 2 - Licencia de Enfermedad
Columna A - Anote el total de días acumulados por empleado al 30 de junio de 2024 por concepto de licencia regular de enfermedad. El máximo de días a reflejar en esta columna es de 99 días (90 días establecidos por Ley al final del año natural 2023, más un máximo de 9 días acumulados al 30 de junio del año fiscal 2024).
Columna B - Anote la cantidad de días regulares de licencia por enfermedad acumulados durante el año fiscal 2025. La cantidad presentada no podrá exceder 18 días, distribuidos de la siguiente manera:
- 9 días acumulados de julio a diciembre de 2024
- 9 días acumulados de enero a junio de 2025
Columna C - Anote la cantidad de días regulares de enfermedad utilizados durante el año fiscal 2025.
Columna D - Anote el resultado de la siguiente fórmula (A) + (B) - (C), hasta un límite de 99 días de licencia por enfermedad (90 días establecidos por Ley al final del año natural 2024 más un máximo de 9 días acumulados para el período del 1 de enero al 30 de junio del año fiscal 2025). Es decir, si el resultado de la fórmula (A) + (B) - (C) es menor que 99, deberá anotar el valor calculado; si el resultado es mayor o igual a 99, deberá anotar 99.
Columna E - Anote el salario básico o salario base anual del empleado al 30 de junio de 2025.
Columna F - Multiplique el total de la Columna E por .0620 (Esto corresponde a la aportación patronal al Seguro Social Federal, si aplica).
Columna G - Multiplique el total de la Columna E por .0145 (Esto corresponde a la aportación patronal al Medicare, si aplica).
Columna H - Anote cualquier otro impuesto u otros costos relacionados que deberán pagarse al momento de pagar las licencias acumuladas, excluyendo cualquier pago relacionado con primas de seguros, planes médicos pagados a favor del empleado, aportaciones patronales al Fondo del Seguro del Estado y aportaciones patronales a los Sistemas de Retiro.
Columna I - Sume el total de las Columnas E + F + G + H.
Columna J - Divida la Columna I entre 260 días. Para el personal docente deberá utilizar 240 días.
Columna K - Para determinar el valor monetario de las vacaciones de enfermedad acumuladas, multiplique la Columna D por la Columna J (D x J).
ANEJO 3 - Tiempo Compensatorio
Columna A - Anote el total de horas acumuladas por empleado al 30 de junio de 2024 por concepto de tiempo compensatorio. El máximo de horas a reflejar en esta columna es de 480 horas para empleados de seguridad y/o de salud, según les aplique, o 240 horas para el resto de los empleados, conforme a los límites establecidos por ley. Favor de separar las cantidades de tiempo compensatorio estatal y federal por empleados.
Columna B - Anote la cantidad de horas de tiempo compensatorio acumuladas durante el año fiscal 2025. La cantidad presentada no podrá exceder 480 horas para empleados de seguridad y/o de salud, según les aplique, o 240 horas para el resto de los empleados, conforme a los límites establecidos por la Ley Núm. 184 y el Fair Labor Standards Act (FLSA).
Columna C - Anote la cantidad de horas de tiempo compensatorio utilizadas durante el año fiscal 2025.
Columna D - Anote el resultado de la siguiente fórmula (A) + (B) - (C), hasta un límite de 480 horas para empleados de seguridad y/o de salud, según les aplique, o 240 horas para el resto de los empleados.
Columna E - Anote el salario básico o salario base anual del empleado al 30 de junio de 2025.
Columna F - Multiplique el total de la Columna E por .0620 (Esto corresponde a la aportación patronal al Seguro Social Federal, si aplica).
Columna G - Multiplique el total de la Columna E por .0145 (Esto corresponde a la aportación patronal al Medicare, si aplica).
Columna H - Anote cualquier otro impuesto u otros costos relacionados que deberán pagarse al momento de pagar las licencias acumuladas, excluyendo cualquier pago relacionado con primas de seguros, planes médicos pagados a favor del empleado, aportaciones patronales al Fondo del Seguro del Estado y aportaciones patronales a los Sistemas de Retiro.
Columna I - Sume el total de las Columnas E + F + G + H.
Columna J - Divida la Columna I entre 260 días. Para el personal docente deberá utilizar 240 días.
Columna K - Para determinar el valor monetario del tiempo compensatorio acumulado, multiplique la Columna D por la Columna J (D x J).
ANEJO 4 - Otras Licencias
Este anejo se utilizará para informar cualquier otro tipo de ausencia compensada que esté ocurriendo al 30 de junio de 2025, tales como:
Licencia por servicio de jurado
Licencia de maternidad
Licencia militar
Cualquier otra licencia aplicable
Dado que estas licencias solo se acumulan una vez que comienzan a disfrutarse, es necesario identificar si algún empleado estaba haciendo uso de estas licencias al cierre del año fiscal 2025.
Columna A - Tipo de Licencia
Especifique el tipo de licencia aplicable utilizada por el empleado.
Columna B - Días a disfrutar
Anote el total de días de ausencia compensada a los cuales el empleado tiene derecho a utilizar de la licencia aplicable.
Columna C - Días Utilizados
Anote la cantidad de días utilizados de la licencia aplicable durante el año fiscal 2025.
Columna D - Días Remanentes para el Año Fiscal 2026
Calcule los días remanentes por utilizar de la licencia aplicable para el año fiscal 2026 utilizando la siguiente fórmula: (B) - (C).
Columna F - Multiplique el total de la Columna E por .0620 (Esto corresponde a la aportación patronal al Seguro Social Federal, si aplica).
Columna G - Multiplique el total de la Columna E por .0145 (Esto corresponde a la aportación patronal al Medicare, si aplica).
Columna H - Anote cualquier otro impuesto u otros costos relacionados que deberán pagarse al momento de pagar las licencias acumuladas, excluyendo cualquier pago relacionado con primas de seguros, planes médicos pagados a favor del empleado, aportaciones patronales al Fondo del Seguro del Estado y aportaciones patronales a los Sistemas de Retiro.
Columna I - Sume el total de las Columnas E + F + G + H.
Columna J - Divida la Columna I entre 260 días. Para el personal docente deberá utilizar 240 días.
Columna K - Para determinar el valor monetario de la licencia acumulada, multiplique la Columna D por la Columna J (D x J).
Los informes y anejos requeridos debidamente completados, las evidencias de las requerimientos y pagos subsiguientes, deberán ser sometidos no más tarde del 29 de agosto de 2025 a la siguiente dirección electrónica: https://dhpr.sharepoint.com/sites/hacienda/cartas_circulares, acompañado del Modelo SC 746, Certificación de Licencias Acumuladas al 30 de junio de 2025 (Anejo 5).
El Departamento de Hacienda se reserva el derecho de tomar medidas administrativas al no cumplir con la fecha estipulada. Estas medidas pudieran ser desde la retención de cheques, congelamiento de asignaciones presupuestarias u otra determinación que sea necesaria para el fiel cumplimiento de esta solicitud.
Las agencias están autorizadas a reproducir el Modelo SC 746 en sus propias facilidades, igual al diseño que se acompaña. El mismo está disponible en formato electrónico para aquellas agencias que así lo soliciten.
Esta Carta Circular deroga la Carta Circular Núm. 1300-36-24 del 12 de junio de 2024.
Para aclarar cualquier duda con relación a esta Carta Circular, pueden comunicarse a csc@hacienda.pr.gov.
El texto de esta Carta Circular está disponible en la página web del Departamento Hacienda: (www.hacienda.pr.gov) > sección "Publicaciones" > enlace "Contabilidad Central" > enlace "Cartas Circulares Contabilidad Central". También puede utilizar el siguiente enlace para acceder el formato en pdf: Cartas Circulares de Contabilidad Central I Departamento de Hacienda de Puerto Rico (pr.gov)
Sera responsabilidad de las agencias hacer llegar esta Carta Circular al personal de Recursos Humanos o a cualquier otro personal responsable por la preparación de los informes de licencias antes mencionados.
Cordialmente,
Lcdo. Ángel L. Pantoja Rodríguez
Secretario de Hacienda
Anejos