I. BASE LEGAL
El Artículo 7(b) de la Ley Núm. 230 de 23 de julio de 1974, Ley de Contabilidad del Gobierno de Puerto Rico, según enmendada (Ley Núm. 230), establece que todos los fondos públicos de las agencias o dependencias del gobierno que no estén destinados por ley a un fin específico, se depositarán en su totalidad en la cuenta bancaria corriente del Secretario de Hacienda o en cualquier otra cuenta bancaria que él crea conveniente establecer. De acuerdo con dicha disposición de Ley, para abrir una cuenta bancaria en cualquier institución financiera la agencia o dependencia debe obtener primero autorización del Secretario de Hacienda.
La Ley 148 – 2006, según enmendada, conocida como Ley de Transacciones Electrónicas dispone el uso de la tecnología por medios electrónicos en todo tipo de transacciones, entre las cuales se distinguen pagos, registros, almacenamiento de información, reclamaciones, firma digital o electrónica, entre otras.
II. PROPÓSITO
El propósito de esta Carta Circular es recordarles las instrucciones a seguir por las Agencias o Dependencias, para solicitar al Secretario de Hacienda la autorización para abrir una cuenta bancaria, incluyendo los Oficiales Pagadores Especiales cuyos fondos están bajo custodia del Secretario de Hacienda.
III. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS
A. PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD Y AUTORIZACIÓN PARA ABRIR CUENTAS BANCARIAS A LAS AGENCIAS O DEPENDENCIAS
La solicitud y aprobación de una cuenta bancaria requerirá:
1. Preparar un memorándum explicativo de solicitud de cuenta bancaria, en el que debe establecer los siguientes conceptos:
a. propósito y usos de la cuenta bancaria.
b. procedencia de los fondos a ser depositados, el concepto de estos, si se consideran fondos restrictos y la razón para ello.
c. indicar si es una cuenta nueva o los fondos serán transferidos de una cuenta existente.
d. requisitos de balance mínimo y/o colateral por la institución bancaria u otra entidad externa.
e. costos bancarios asociados a la cuenta y servicios bancarios solicitados, cifras y cuentas contables a ser utilizados.
f. base legal o requerimiento, que justifique la apertura de la cuenta bancaria.
Este memorando deberán enviarlo a la Secretaria Auxiliar de Finanzas Públicas del Departamento de Hacienda donde será preliminarmente evaluado para determinar si la solicitud es referida al Negociado de Contabilidad Central de Gobierno o al Negociado del Tesoro.
2. Se utilizará el Modelo SC 827, Solicitud y Aprobación para Abrir una Cuenta Bancaria. (Anejo 1)
El Modelo SC 827 se preparará, según indicado:
a. En el encasillado Solicitud y Aprobación para Abrir una Cuenta Bancaria indicarán el nombre del solicitante, número de teléfono y el puesto o función que realiza.
b. En el encasillado de Propósito de Fondos en Cuenta deberá indicar cuál es el propósito y base legal, si alguna, para abrir la cuenta. Deben indicar el tipo de fondo a recibir, concepto y usos autorizados.
c. En el encasillado Observaciones deberán indicar aquella información que entiendan sea de utilidad para evaluar la solicitud, y/o ampliar la información relacionada al propósito de la cuenta. Pueden indicar si requiere que emita cheques, transferencias electrónicas o recibo de depósitos.
d. Información de la Institución Financiera Solicitada deberá indicar el nombre del banco, tipo de cuenta, tasa de interés y la tasa de interés de preferencia.
e. Información de (los) Firmantes Autorizados deberá indicar el nombre, correo electrónico, número de teléfono y dirección.
f. El Director de Finanzas firmará el Modelo y lo enviará a la aprobación del Jefe de la Agencia o su Representante Autorizado, el cual debe ser un funcionario de alto nivel, como el Secretario o Subsecretario.
B. PROCEDIMIENTOS PARA LA SOLICITUD Y AUTORIZACIÓN PARA ABRIR CUENTAS BANCARIAS A LOS OFICIALES PAGADORES ESPECIALES (OPE)
Para la solicitud y aprobación de abrir una cuenta bancaria a los OPE se procederá como sigue:
1. Enviarán el original y una copia del Modelo SC 827 a la Sección de Oficiales Pagadores Especiales de la División de Intervenciones del Negociado de Contabilidad Central de Gobierno de este Departamento y retendrán una copia para sus expedientes. Cuando la cuenta bancaria se esté solicitando para comenzar funciones como Oficial Pagador Especial, acompañarán, además, copia del Modelo SC 796, Solicitud y Nombramiento del Oficial Pagador Especial. (Anejo 2)
2. La Sección de Oficiales Pagadores Especiales retendrá una copia del Modelo SC 827 y enviará el original al Negociado de Contabilidad Central de Gobierno para la aprobación correspondiente.
3. Una vez debidamente completado el Modelo SC 827, las agencias o dependencias enviarán el original del Modelo SC 827 al Negociado de Contabilidad Central de Gobierno y acompañarán el memorando de solicitud de apertura de cuenta bancaria.
4. La Agencia solicitará al Negociado de Contabilidad Central de Gobierno una cifra contable para contabilizar las transacciones de la cuenta bancaria solicitada, la cuenta de mayor general del registro de cuenta bancaria.
5. El Negociado de Contabilidad Central de Gobierno, evaluará la solicitud de apertura de cuenta bancaria. La evaluación y determinación será enviada al Negociado del Tesoro, para su aprobación o denegación final. En aquellos casos que la solicitud proceda y sea aprobada, se enviará el original a la Agencia. En caso de Oficiales Pagadores Especiales, enviará el original a la Sección de Oficiales Pagadores Especiales de la División de Intervenciones de este Departamento.
6. Una vez asignada la cuenta contable, procederá a llevar el original del Modelo SC 827 a la institución bancaria donde abrirá la cuenta. La institución bancaria no podrá abrir cuenta bancaria alguna sin tener debidamente aprobada la forma SC 827 por el Secretario de Hacienda, o el Secretario Auxiliar del Área de Finanzas Públicas o su representante autorizado.
7. La Agencia, una vez abra la cuenta bancaria, notificará por escrito al Negociado del Tesoro y a la División de Intervenciones el número de la cuenta asignada. Cuando la cuenta sea para un Oficial Pagador Especial, le notificará, además, dicha información a la Sección de Oficiales Pagadores Especiales de este Departamento.
8. De no aprobarse la apertura de la Cuenta, el Secretario Auxiliar del Área de Finanzas Públicas, notificará a la Agencia las razones para tomar esta decisión.
9. Cuando se determine cerrar la cuenta bancaria de un Oficial Pagador Especial se hará por comunicación escrita oficial a la Agencia por la Directora de Intervenciones, Sección de los Oficiales Pagadores Especiales, y éstos a su vez tramitan la comunicación al Negociado del Tesoro de este Departamento y al Banco Popular de Puerto Rico.
IV. DISPOSICIONES GENERALES
A. Las instituciones bancarias no podrán abrir cuentas bancarias a ninguna agencia o dependencia sin la aprobación del Secretario de Hacienda o el Secretario Auxiliar del Área de Finanzas Públicas. La institución bancaria podrá solicitar confirmación de la autorización, si lo necesitara, a la Secretaría Auxiliar del Área de Finanzas Públicas o al Negociado del Tesoro.
B. Toda solicitud de cuenta bancaria cuya finalidad sea servir de colateral para garantizar pagos futuros de bienes o servicios estará totalmente denegada. El Reglamento de Pago por Anticipado de Bienes o Servicios al Gobierno de Puerto Rico, Reglamento Núm. 31, 21 de junio de 2007; regula los pagos por adelantados, depósitos y/o garantías para la prestación de servicios.
C. El Negociado del Tesoro determinará y notificará a la entidad solicitante si los costos bancarios asociados a las cuentas bancarias serán responsabilidad de la Agencia que solicitó la apertura de la cuenta, o si los mismos serán cubiertos bajo el contrato central de servicios bancarios del Departamento de Hacienda. Si se determina que los costos serán asumidos por la entidad, estos deberán ser contabilizados contra el presupuesto de la agencia. Las agencias cuyas cuentas estén bajo el contrato del Departamento de Hacienda vendrán en la obligación de certificar costos y factura de servicios bancarios dentro del término establecido por el Negociado del Tesoro.
D. Cualquier gestión relacionada a la administración de las cuentas bancarias en aquellas agencias que estén bajo el contrato central del Departamento de Hacienda será procesada a través de la División de Inversiones y Deuda Pública del Negociado del Tesoro. Las agencias con cuentas de Oficiales Pagadores Especiales deberán someter sus peticiones a través de la División de Intervenciones del Negociado de Contabilidad Central.
E. Estarán excluidas todas las agencias de gobierno cuyos fondos no estén bajo la custodia del Secretario de Hacienda.
Esta Carta Circular deroga la Carta Circular Núm. 1300-37-16 del 2 de mayo de 2016.
Para aclarar cualquier duda con relación a esta Carta Circular, pueden comunicarse a csc@hacienda.pr.gov o comunicándose al (787)977-0048.
El texto de esta Carta Circular está disponible en la página web del Departamento Hacienda: (www.hacienda.pr.gov) > sección “Publicaciones” > enlace “Contabilidad Central” > enlace “Cartas Circulares Contabilidad Central”.
También puede utilizar el siguiente enlace para acceder el formato en PDF: Cartas Circulares de Contabilidad Central | Departamento de Hacienda de Puerto Rico (pr.gov)
Será responsabilidad de las entidades gubernamentales hacer llegar copia de esta Carta Circular al personal concernido en sus respectivas agencias.
Cordialmente,
Lcdo. Angel L. Pantoja Rodríguez
Secretario de Hacienda
Anejos