I. BASE LEGAL
El Artículo 7b de la Ley Núm. 230 de 23 de julio de 1974, Ley de Contabilidad del Gobierno de Puerto Rico, según enmendada (Ley 230), establece que todos los fondos públicos de las agencias o dependencias del Gobierno se depositarán en su totalidad en la cuenta bancaria corriente del Secretario de Hacienda (Secretario) o en cualquier otra cuenta bancaria que él crea conveniente establecer.
II. PROPÓSITO
Esta Carta Circular se emite con el propósito de recordarles las instrucciones a seguir para el establecimiento y mantenimiento de los registros de firmas autorizadas de los Oficiales Pagadores Especiales en las cuentas bancarias.
III. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS
A. Una vez el Oficial Pagador Especial (OPE) ha sido nombrado está facultado en ley para la apertura de una cuenta bancaria con la aprobación del Negociado del Tesoro en la institución bancaria designada. La agencia o dependencia debe obtener primero la autorización del Secretario de Hacienda según se establece en la Carta Circular emitida por este Departamento para estos propósitos.
B. Para el registro de firmas en la cuenta bancaria de pagos por emisión de cheques deberán usar el Modelo SC 781.1, Registro de Firmas Autorizadas de los Oficiales Pagadores Especiales (Anejo 1).
C. Las agencias deberán llenar dos formas originales del Modelo SC 781.1. Retendrán una copia para sus récords y enviarán los dos originales a la Sección de Pagadores Especiales de la División de Intervenciones del Negociado de Contabilidad Central de Gobierno del Departamento de Hacienda; junto con una identificación con foto valida y vigente (Licencia de conducir o pasaporte) de cada uno de los funcionarios autorizados a firmar los cheques por la agencia. La Sección de Oficiales Pagadores Especiales retendrán uno de los Modelos SC 781.1 para sus récords y el otro lo acompañarán con el Formulario del Banco Popular BC-001, Información de Cuenta Corporativa, debidamente completado.
D. La Sección de Oficiales Pagadores Especiales de la División de Intervenciones del Negociado de Contabilidad Central de Gobierno al recibir los documentos procederá, según se indica:
- Verificará que el Modelo indique el nombre completo de los funcionarios o empleados autorizados a firmar en la cuenta, los títulos de estos y que se incluyan las identificaciones vigentes correspondientes.
- Que esté firmado por los funcionarios o empleados autorizados.
- Cotejará que el Modelo esté firmado por el Jefe de la Agencia o su representante autorizado.
- Verificará que una de las firmas sea la del Oficial Pagador Especial autorizado a realizar desembolsos de la cuenta bancaria para la cual se está sometiendo el registro de firma.
- De estar todo correcto, el Jefe de la Sección de Oficiales Pagadores Especiales procederá a iniciar los dos Modelos SC 781.1 en el apartado correspondiente para la firma del Secretario Auxiliar del Área de Finanzas Públicas o su representante autorizado y los enviará para la firma de dicho funcionario.
- De entender que no procede la aprobación del Modelo SC 781. 1, preparará una comunicación para la firma del Secretario Auxiliar del Área de Finanzas Públicas informando a la agencia la razón por la cual se denegó el mismo.
- La agencia debe ratificar los nombres de firmantes previos que deben ser cancelados de la cuenta.
F. El Secretario Auxiliar del Área de Finanzas Públicas, al recibir los originales de los dos Modelos SC 781.1 mencionados en la disposición III C, procederá a firmar en el área designada y los enviará a la aprobación del Negociado del Tesoro.
G. El Negociado del Tesoro, una vez apruebe los mismos, retendrá una copia para sus récords y enviará los dos Modelos SC 781.1 a la Oficina 311, Secretaría Auxiliar de Finanzas Públicas, Sección de Oficiales Pagadores Especiales de la División de Intervenciones del Negociado de Contabilidad Central de Gobierno. De entender que no debe aprobarse el mismo, enviará una comunicación al Secretario Auxiliar del Área de Finanzas Públicas exponiendo las razones para ello. Será responsabilidad de este último informar a la agencia la denegación de la solicitud.
El Negociado del Tesoro enviará los modelos aprobados al Banco Popular y luego los devuelve a la Sección de los Oficiales Pagadores Especiales, División de Intervenciones.
Las agencias están autorizadas a reproducir el Modelo SC 781.1 en sus propias facilidades, igual al diseño que se acompaña. El mismo está disponible en formato electrónico para aquellas agencias que así lo soliciten.
Será responsabilidad de las agencias informar al Departamento de Hacienda de forma inmediata la cancelación o modificación de las firmas registradas del Oficial Pagador Especial mediante el Modelo SC 781, Registro de Firmas Autorizadas (Anejo 2).
Esta Carta Circular deroga la Carta Circular Núm. 1300-17-17 del 13 de enero de 2017.
Para aclarar cualquier duda con relación a esta Carta Circular pueden comunicarse a csc@hacienda.pr.gov o comunicándose al (787)977-0048.
El texto de esta Carta Circular está disponible en la página web del Departamento Hacienda: (www.hacienda.pr.gov) > sección “Publicaciones” > enlace “Contabilidad Central” > enlace “Cartas Circulares Contabilidad Central”.
También puede utilizar el siguiente enlace para acceder el formato en PDF: Cartas Circulares de Contabilidad Central / Departamento de Hacienda de Puerto Rico (pr.gov)
Será responsabilidad de las agencias hacer llegar esta Carta Circular al personal de Finanzas y Contabilidad, o a cualquier otro personal responsable de proveer la misma.
Cordialmente,
Lcdo. Ángel L. Pantoja Rodríguez
Secretario de Hacienda
Anejos