I. BASE LEGAL
El Artículo 1 de la Ley Núm. 38 del 26 de mayo de 1954, Ley para Transferir al Tesoro Estatal los Saldos en las Cuentas Bancarias de los Secretarios y Alguaciles de las Salas del Tribunal de Primera Instancia de Puerto Rico, según enmendada (Ley Núm. 38), dispone que:
“todos los saldos que permanecieren o hubieren permanecido sin movimiento alguno por un periodo de cinco (5) años o más en las cuentas bancarias de los(as) Secretarios(as), Alguaciles o aquellos(as) funcionarios(as) o empleados(as) designados(as) por el(la) Director(a) Administrativo(a) de los Tribunales para realizar funciones de recaudación en las Salas que componen el Tribunal de Primera Instancia de Puerto Rico, y cuyos dueños, herederos o reclamantes, o su paradero, se desconozcan, sean transferidos a una cuenta de depósito especial en el Departamento de Hacienda, previo el trámite del envío de los fondos o valores respectivos al Secretario de Hacienda por los(as) Secretarios(as), Alguaciles(as) o aquel otro personal que ejerza funciones de recaudación, a cuyo cargo estuvieren dichos saldos; disponiéndose, que todo ello se llevará a cabo según las órdenes o resoluciones dictadas por el tribunal respectivo y previa la publicación de los edictos correspondientes”.
Además, dicho Artículo ordena al Secretario de Hacienda a reglamentar para el cumplimiento de las disposiciones de la referida Ley y para que disponga el trámite a seguir para el traspaso al Fondo General del Tesoro de los referidos saldos.
II. PROPÓSITO
El propósito de esta Carta Circular es reiterarles las instrucciones a seguir por los Secretarios, Alguaciles y demás funcionarios públicos para transferir los saldos inactivos a una cuenta de depósito especial bajo la custodia del Secretario de Hacienda. Además, indicar el procedimiento a seguir cuando surja una reclamación contra los saldos así transferidos.
III. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS
A. RESOLUCIÓN DECRETANDO LA TRANSFERENCIA DE SALDOS INACTIVOS
1. En o antes del 15 de julio de cada año, los jueces del Tribunal de Primera Instancia de Puerto Rico decretarán, mediante orden o resolución, los saldos inactivos en las cuentas bancarias de los Secretarios y los Alguaciles que, al 30 de junio de cada año, hayan permanecido sin movimiento alguno por un periodo de cinco (5) años o más cuyos dueños, herederos o reclamantes, o su paradero se desconozcan para que sean transferidos durante el mes de octubre al Secretario de Hacienda.
2. Los saldos inactivos en las cuentas bancarias de los Secretarios y los Alguaciles correspondientes a casos no adjudicados, permanecerán en dichas cuentas hasta tanto éstos sean adjudicados o cerrados.
Los Secretarios y los Alguaciles enviarán a la Oficina de Administración de los Tribunales (OAT) una relación de los saldos inactivos en casos civiles y criminales en el formato y en la fecha que la OAT establezca. La relación deberá incluir la siguiente información:
a. Nombre del beneficiario,
b. Importe
c. Número de caso, y
d. Fecha desde la cual permanece inactivo el depósito
4. La OAT establecerá el procedimiento a seguir en cuanto a la publicación de edictos como notificación razonable y adecuada de saldos inactivos en las cuentas bancarias de los Secretarios y los Alguaciles, según lo dispone la Ley Núm. 38.
5. El beneficiario podrá reclamar los fondos mediante una moción radicada ante la sala del Tribunal de Primera Instancia correspondiente.
B. TRANSFERENCIA AL SECRETARIO DE HACIENDA.
1. Durante el mes de octubre de cada año, los Secretarios y los Alguaciles transferirán, de forma electrónica, o mediante cualquier otro medio autorizado, a la cuenta núm. 030-049458 del Secretario de Hacienda en el Banco Popular de Puerto Rico o a la cuenta que éste notifique, el importe total de los saldos inactivos que al 1 de octubre del año en curso no hayan sido reclamados.
2. Para realizar la transferencia utilizarán el Formulario OAT-1178, Autorización de Transferencia Bancaria de Fondos a la Cuenta del Secretario de Hacienda o el que la OAT establezca. Además, prepararán el Modelo SC 745, Comprobante de Remesa (Anejo 1), el Modelo SC 714, Hoja Control PRIFAS (Anejo 2) y el Modelo SC 762C, Relación de Saldos en Depósito (Anejo 3) y los enviarán al Recaudador del Departamento de Hacienda en la División de Finanzas de la OAT.
3. La transferencia de los saldos inactivos se contabilizará en la cuenta L5960, Depósitos Especiales – No Clasificados bajo el Fondo 793, con el siguiente código de agencia: 0250000.
4. El Recaudador en la División de Finanzas de la OAT registrará los Comprobantes de Remesa por las transferencias realizadas por los Secretarios y los Alguaciles en el Sistema de Ingreso y Recaudo del Negociado del Tesoro (SIRAT) y trasmitirá la información al Negociado del Tesoro del Departamento de Hacienda.
5. Luego de transcurrido el periodo de tres años o más en que los saldos inactivos permanecieron contabilizados bajo el Fondo 793, el Negociado del Tesoro transferirá al Fondo General el importe de los saldos que no fueron reclamados. El traspaso de dichos saldos, como los desembolsos que haya que efectuar en atención a reclamaciones que se hagan con relación a dichos saldos, se hará previa orden del Tribunal.
C. RECLAMACIONES CONTRA SALDOS INACTIVOS
1. Toda reclamación contra saldos inactivos deberá ser presentada ante la sala del Tribunal de Primera Instancia correspondiente.
2. Todo desembolso en atención a reclamaciones se hará previa orden judicial.
3. Los Secretarios y los Alguaciles efectuarán los desembolsos de las reclamaciones recibidas durante el tiempo transcurrido entre la fecha de publicación del edicto y la transferencia de fondos al Secretario de Hacienda.
4. Las órdenes de desembolso relacionadas a reclamaciones presentadas con posterioridad a la transferencia de fondos al Secretario de Hacienda serán referidas al Negociado del Tesoro del Departamento de Hacienda. Los Secretarios y los Alguaciles remitirán la orden judicial con copia del Modelo SC 745, Comprobante de Remesa y del Modelo SC 762C, Relación de Saldos en Depósito para tramitar el desembolso.
5. Si el Negociado del Tesoro transfirió los saldos inactivos del Fondo 793 al Fondo General del Secretario de Hacienda de acuerdo a la Ley, la reclamación se desembolsará del Fondo General.
Esta Carta Circular deroga la Carta Circular Núm. 1300-06-08 del 11 de septiembre de 2007.
Para aclarar cualquier duda con relación a esta Carta Circular, pueden comunicarse a csc@hacienda.pr.gov o comunicándose al (787)977-0048.
El texto de esta Carta Circular está disponible en la página web del Departamento Hacienda: (www.hacienda.pr.gov) > sección “Publicaciones” > enlace “Contabilidad Central” > enlace “Cartas Circulares Contabilidad Central”.
También puede utilizar el siguiente enlace para acceder el formato en PDF: Cartas Circulares de Contabilidad Central I Departamento de Hacienda de Puerto Rico (pr.gov)
Agradeceremos hagan llegar las disposiciones de esta Carta Circular al personal responsable de preparar y tramitar la información aquí solicitada.
Cordialmente,
Lcdo. Angel L. Pantoja Rodríguez
Secretario de Hacienda
Anejos