Año Fiscal 2007 - 2008
Estimados Señores:
La Ley Núm. 38 del 26 de mayo de 1954, según enmendada (4 LPRA 363), dispone que todos los saldos que permanecieren o hubieren permanecido sin movimiento alguno por un periodo de cinco (5) años o más en las cuentas bancarias de los(as) Secretarios(as), Alguaciles o aquellos(as) funcionarios(as) o empleados(as) designados(as) por el(la) Director(a) Administrativo(a) de los Tribunales para realizar funciones de recaudación en las Salas que componen el Tribunal de Primera Instancia de Puerto Rico, y cuyos dueños, herederos o reclamantes, o su paradero, se desconozcan, sean transferidos a una cuenta de depósito especial en el Departamento de Hacienda, previo el trámite del envío de los fondos o valores respectivos al Secretario de Hacienda por los(as) Secretarios(as), Alguaciles o aquel otro personal que ejerza funciones de recaudación, a cuyo cargo estuvieren dichos saldos; Disponiéndose, que todo ello se llevará a cabo según las órdenes o resoluciones dictadas por el tribunal respectivo y previa la publicación de los edictos correspondientes. Además, ordena al Secretario de Hacienda a reglamentar para el cumplimiento de las disposiciones de la referida Ley y para que disponga el trámite a seguir para el traspaso al Fondo General de los referidos saldos (4 LPRA 364).
El propósito de esta Carta Circular es impartir las instrucciones a seguir por los Secretarios, Alguaciles y demás funcionarios públicos para transferir los saldos inactivos a una cuenta de depósito especial bajo la custodia del Secretario de Hacienda. Además, indicar el procedimiento a seguir cuando surja una reclamación contra los saldos así transferidos.
RESOLUCIÓN DECRETANDO LA TRANSFERENCIA DE SALDOS INACTIVOS
1. Anualmente, en o antes del 15 de julio de cada año, las salas del Tribunal de Primera Instancia de Puerto Rico decretarán, mediante orden o resolución al efecto, la transferencia al Secretario de Hacienda de los saldos en las cuentas bancarias de sus Secretarios y Alguaciles que, al 30 de junio de cada año, hayan permanecido sin movimiento alguno por un periodo de cinco (5) años o más cuyos dueños, herederos o reclamantes, o su paradero se desconozcan.
2. Los saldos inactivos en las cuentas bancarias de los Secretarios y Alguaciles correspondientes a casos no adjudicados, permanecerán en las mismas hasta tanto éstos sean adjudicados o cerrados.
3. Los Secretarios y Alguaciles enviarán a la Oficina de Administración de los Tribunales en el formato que ésta establezca, en o antes del 31 de julio de cada año, una relación de los saldos inactivos en casos civiles y criminales. Dicha relación deberá prepararse en orden alfabético, identificando por separado los casos civiles y los criminales y la misma contendrá la siguiente información:
a. Nombre de la persona a favor de quien se efectuó el depósito
b. Importe
c. Fecha desde la cual permanece inactivo el depósito
4. La Oficina de Administración de los Tribunales establecerá el procedimiento a seguir en cuanto a la publicación de edictos como notificación razonable y adecuada al público sobre cuentas con saldos inactivos en las cuentas bancarias de los secretarios, alguaciles y demás funcionarios de los Tribunales, según lo dispone la Ley Núm. 38 del 26 de mayo de 1954, según enmendada.
5. De no mediar reclamación alguna, el importe de los saldos se transferirá en el mes de octubre de ese año al Secretario de Hacienda para su custodia. Cualquier reclamación contra dichos saldos deberá hacerse mediante moción radicada ante la sala del Tribunal correspondiente, antes del 1ro de octubre.
TRANSFERENCIA AL SECRETARIO DE HACIENDA
1. Durante el mes de octubre de cada año, los Secretarios y Alguaciles expedirán cheques a favor del Secretario de Hacienda o transferirán electrónicamente a la cuenta del Secretario de Hacienda, con cargo a las cuentas bancarias correspondientes, el importe total de los saldos de las cuentas que al 1ro de octubre no hayan sido reclamados. Prepararán, además, el Modelo SC 762C, Relación de Saldos en Depósito, en original y copia (Anejo 1).
2. Los Alguaciles entregarán los cheques que expidan, junto con original y copia del Modelo SC 762C, a los Secretarios de los Tribunales. Éstos expedirán el Modelo SC 782 (OAT), Recibo Oficial, y lo entregarán al Alguacil.
3. Los Secretarios efectuarán los depósitos bancarios de los cheques así expedidos en el banco más cercano que sea depositario de fondos públicos. El depósito se hará a la cuenta corriente núm. 3252000-6 del Secretario de Hacienda.
4. Por cada depósito que efectúen, los Secretarios prepararán un Modelo SC 745, Comprobante de Remesa (Anejo 2), y lo enviarán, junto con la copia de la hoja de depósito y el original de los Modelos SC 762C, al Área del Tesoro del Departamento de Hacienda, para ser contabilizado.
5. Las transferencias de dichos saldos inactivos se contabilizarán en la cuenta L5960, Depósitos Especiales-No Clasificados, bajo el Fondo 793, con el código de agencia 025.
6. Luego de transcurrido el periodo de tres o más años en que los saldos inactivos permanecieron contabilizados bajo el Fondo 793, el Área del Tesoro transferirá al Fondo General el importe de los saldos que no fueron reclamados. El traspaso de dichos saldos, como los desembolsos que haya que efectuar en atención a reclamaciones que se hagan con relación a dichos saldos, se hará previa orden del Tribunal.
RECLAMACIONES CONTRA SALDOS INACTIVOS
1. Toda reclamación deberá radicarse ante la sala del Tribunal correspondiente.
2. Los Secretarios y Alguaciles efectuarán los desembolsos de las reclamaciones recibidas durante el tiempo transcurrido entre la fecha de publicación del edicto y la transferencia de fondos al Secretario de Hacienda. Todo desembolso en atención a reclamaciones se hará previa orden de la sala del Tribunal correspondiente.
3. Las reclamaciones radicadas en las distintas salas de Tribunales, con posterioridad a la transferencia de fondos al Secretario de Hacienda, serán referidas al Área del Tesoro del Departamento de Hacienda, previa orden de la sala del Tribunal correspondiente.
4. En la orden que prepare el Tribunal deberá indicarse el número del caso y/o nombre de la persona y la fecha de la transferencia. Si el Área del Tesoro transfirió los saldos inactivos del Fondo 793 al Fondo General del Secretario de Hacienda de acuerdo a la Ley, la reclamación se desembolsará del Fondo General.
Esta Carta Circular deroga la Carta Circular Núm. 1300-33-07 aprobada el 5 de marzo del 2007.
Será responsabilidad de las agencias hacer llegar copia de esta Carta Circular al personal responsable de preparar y tramitar la información aquí solicitada.
Cordialmente,
Juan C. Méndez Torres
Secretario de Hacienda