I. BASE LEGAL
La Ley Núm. 230 de 23 de julio de 1974, Ley de Contabilidad del Gobierno de Puerto Rico, según enmendada (Ley 230), establece que el Secretario de Hacienda (Secretario) en coordinación con las dependencias y entidades corporativas, será responsable de diseñar o aprobar la organización fiscal, los sistemas de contabilidad y los procedimientos de pagos e ingresos de todas las dependencias y entidades corporativas, los cuales incorporarán las tecnologías de información y dispondrán para que la facturación, trámite y pago de toda obligación se realice a través de documentos electrónicos. Además, la Ley 230 establece que el Secretario será responsable de preparar los informes de todas las operaciones del Gobierno de Puerto Rico (Gobierno).
Este Departamento emite cheques a entidades privadas por concepto de deducciones que se hacen a los empleados. Dichas deducciones corresponden al pago de obligaciones u otras retenciones personales solicitadas por el Tribunal o el empleado. En ocasiones las agencias tienen que cancelar estos cheques porque se emitieron incorrectamente o porque su pago no procede, o los mismos caducaron porque no fueron reclamados.
II.PROPÓSITO
Esta Carta Circular se emite con el propósito de actualizar las instrucciones a seguir por las agencias para cancelar los cheques de pagos misceláneos, cómo proceder cuando se establezca una reclamación y el proceso para la emisión del nuevo cheque.
III. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS
A. Las agencias, al recibir los cheques para el pago de los descuentos efectuados en las nóminas de sueldo, verificarán que los mismos procedan. Si hay cheques que salieron con algún error prepararán la cancelación de los mismos. Para esto utilizarán el Modelo SC 710, Comprobante de Jornal (Anejo 1
B. Cancelación de Cheques con Menos de Seis Meses:
1. Las agencias utilizarán el Modelo SC 710, Comprobante de Jornal cuando deban cancelar un cheque de pagos misceláneos que tenga menos de seis meses de emitido. Dicho Modelo lo prepararán en original y una copia. Enviarán el original y una copia a la División de Contaduría General del Negociado del Tesoro del Departamento de Hacienda junto con el Modelo SC 714, Hoja de Control, PRIFAS (Anejo 2), copia del Reporte que emite el Sistema RHUM para el registro de deuda misceláneas (GPR 130C) y el Modelo SC 730, Registro de Suplidores (Anejo 3) en original y firmado; retendrán una copia para sus archivos. Con dicho Modelo acompañarán el cheque a cancelar marcado en la parte del frente con un sello que lea Cancelado y con la firma del Secretario de Hacienda mutilada.
2. Cuando una agencia cancele un cheque que tenga menos de seis meses de emitido y proceda la reemisión del mismo la agencia preparará el Modelo SC 710 con la siguiente entrada:
A1061 – 793 – 0250000 – XXXX
L5610 – 793 – 0250000 – XXXX
3. Enviará el mismo al Negociado del Tesoro y éste preparará el Modelo SC 735, Comprobante de Pago (Anejo 4) para que se emita el nuevo cheque. La entrada que generará el Modelo SC 735 será la siguiente:
L5610 – 793 – 0250000 – XXXX
A1060 – 793 – 0250000 - XXXX
4. Si no procede la reemisión del cheque hay que revertir los fondos a la cuenta de origen. La entrada será la siguiente:
A1061 – XXX – XXXXXXX – XXXX
EXXXX – XXX – XXXXXXX – XXXXX
5. Una vez la División de Contaduría General verifique que el Modelo SC 710 esté correcto se procederá a generar el pago mediante el Modelo SC 735.
C. Cancelación de Cheques con Más de Seis Meses:
1. Los cheques que tengan más de seis meses de emitidos y estén pendientes de pago se cancelarán automáticamente y su importe ingresará a la cuenta L5610 – 793 – 0250000 – XXXX.
2. Para las reclamaciones de cheques emitidos la agencia preparará el Modelo SC 811, Reclamaciones de Cheques (Anejo 5) y lo enviará a la División de Reclamaciones del Negociado del Tesoro, de este Departamento. Si procede la reemisión del cheque, la División de Reclamaciones del Negociado del Tesoro preparará el Modelo SC 735, Comprobante de Pago (SV) con la siguiente entrada:
L5610 – 793 – 0250000 – XXXX
A1060 – 793 – 0250000 - XXXX
IV. DISPOSICIONES GENERALES
A. Las agencias tomarán las medidas necesarias para cancelar los referidos cheques tan pronto se percaten que los mismos no proceden.
B. El Negociado del Tesoro y la División de Cuentas, hasta donde sea posible, darán trámite especial a los mencionados comprobantes.
Esta Carta Circular deroga la Carta Circular Núm. 1300-08-08 del 17 de septiembre de 2007.
Para aclarar cualquier duda con relación a esta Carta Circular pueden comunicarse a csc@hacienda.pr.gov o comunicándose al (787)977-0048.
El texto de esta Carta Circular está disponible en la página web del Departamento Hacienda: (www.hacienda.pr.gov) > sección “Publicaciones” > enlace “Contabilidad Central” > enlace “Cartas Circulares Contabilidad Central”.
También puede utilizar el siguiente enlace para acceder el formato en PDF: Cartas Circulares de Contabilidad Central / Departamento de Hacienda de Puerto Rico (pr.gov)
Será responsabilidad de las agencias hacer llegar esta Carta Circular al personal de Finanzas y Contabilidad, o a cualquier otro personal responsable de proveer la misma.
Cordialmente,
Lcdo. Ángel L. Pantoja Rodríguez
Secretario de Hacienda
Anejos