I. BASE LEGAL
La Ley Núm. 230, del 23 de julio de 1974, Ley de Contabilidad del Gobierno de Puerto Rico, según enmendada, establece, entre otras cosas que el Secretario de Hacienda será responsable de diseñar los sistemas de contabilidad y de promulgar las reglas y reglamentos necesarios para establecer la política pública respecto al control y contabilidad de los fondos gubernamentales. Además, dispone que las operaciones fiscales y financieras del Gobierno de Puerto Rico deberán registrarse de manera completa, precisa y oportuna, manteniendo controles internos adecuados que permitan salvaguardar los recursos públicos y garantizar la confiabilidad de la información financiera.
Por otra parte, los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (GAAP, por sus siglas en inglés), según adoptados para gobiernos estatales y locales por el Governmental Accounting Standards Board (GASB), requieren que las transacciones financieras sean reconocidas y registradas en los períodos correspondientes y que la información financiera presentada sea consistente, verificable y sustentada mediante documentación adecuada.
II. PROPÓSITO
A partir del 7 de julio de 2026 entrará en vigor el Nuevo Sistema Financiero ERP, cuyo propósito es centralizar los sistemas fiscales y contables de las distintas entidades gubernamentales para facilitar el acceso, la uniformidad y la transparencia de la información financiera del Gobierno de Puerto Rico.
Esta Carta Circular se emite con el propósito de establecer las disposiciones generales para la contabilización y control de las aportaciones federales en el sistema Nuevo Sistema Financiero ERP.
III. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS
a. Las agencias, para contabilizar las aportaciones federales, utilizarán las mismas asignaciones (Appropriations) para los fondos estatales establecidas en la reglamentación vigente. La identificación de las asignaciones se detalla a continuación.
b. A través del ERP, específicamente el módulo que gestiona las subvenciones (Grants Management), las agencias van a registrar y administrar aportaciones federales.
c. La agencia deberá asegurarse que la información relacionada con la adjudicación (Award), el proyecto, los fondos, el presupuesto, los costos, las facturas (Invoices) y el ingreso (Revenues) se documente de forma consistente y que se pueda rastrear conforme a los controles internos de la agencia.
d. La agencia es responsable de asignar los roles en el sistema conforme a las funciones y responsabilidades oficiales de cada funcionario como sigue:
e. El Grants Administrator es responsable de validar la entidad legal (Legal Entity), tipo de contrato (Contract Type) y la moneda (Currency) cuando está creando el (Award). Además, deberá completar el nombre y número del Award, el patrocinador principal (Primary Sponsor), la fecha de inicio (Start Date), la fecha de finalización (End Date) y el investigador principal (Principal Investigator), según aplique.
f. El Grant Administator deberá registrar el periodo presupuestario (Budget Period). Cuando exista un requisito de pareo o aportación interna equivalente (internal matching), deberá definirse la fuente de fondos interna correspondiente, conforme a los criterios establecidos y los controles internos de la agencia.
- El Grants Administrator podrá crear un proyecto nuevo o asociar un proyecto existente al (Award). Para fines de consistencia, el proyecto deberá contener la información mínima requerida, identificada por un asterisco (*), antes de incluir los fondos y el presupuesto. En Financial Project Plan, debe existir al menos una tarea por proyecto. Esta tarea identifica y define el programa y el centro de costo, así como el presupuesto relacionado.
g. El Grant Administrator deberá asegurar que la asignación de fondos en ERP es consistente con el Award, el presupuesto aprobado y la documentación de apoyo correspondiente.
h. Una vez la adjudicación (Award) es creada en el ERP, esta pasará al proceso de aprobación del Agency Principal Investigator y del Central Team, que es la División de Cuentas del Área de Finanzas Públicas del Departamento de Hacienda.
i. Para crear el presupuesto inicial, el Grants Administrator es responsable de crear el presupuesto inicial del Award, incluyendo el tipo de gasto (Expenditure Type), el monto (Funding Amount), la fuente (Funding Source), y los montos del presupuesto correspondientes al presupuesto aprobado.
j. El ERP permite visualizar costos asociados al Award y el proyecto. En la sección de Award Overview - Project Tile, los usuarios podrán ver requisiciones, órdenes de compras, facturas y otros costos registrados en el sistema. Asimismo, podrán acceder a los costos del proyecto (Project Costs) para consultar costos por criterios de búsqueda, sin necesidad de buscar una transacción individualmente.
k. Los costos válidos y contabilizados que estén vinculados a una fuente de fondos federales podrán ser elegibles para facturación (invoice) al patrocinador (sponsor), conforme a los criterios de elegibilidad establecidos para la gestión de subvenciones.
l. Es responsabilidad de las agencias asegurarse que toda transacción o registro este sustentado por la documentación correspondiente, incluyendo el Award, contratos, enmiendas, presupuestos aprobados y cualquier otro documento requerido por la agencia o por Hacienda.
m. El Grant Accountant deberá validar que los montos registrados como fondos (funding), presupuesto, costos y facturas (invoices) sean consistentes con la documentación aprobada. Además, registrar los ingresos conforme a las reglas del Award y a la reglamentación emitida por el Departamento para esos propósitos.
n. Los cambios o correcciones al Award, proyecto, presupuesto o factura (invoice) deberán documentarse conforme a los controles internos de la agencia.
o. La sección de contrato e ingreso del (Contract/Award Revenue) está disponible únicamente como referencia para los usuarios. Desde la pantalla no se identifican transacciones ni existen pasos requeridos para los usuarios. Su propósito es permitir visualizar la diferencia entre el ingreso registrado y costos definidos en el Award.
p. Las agencias serán responsables de mantener evidencia suficiente para auditoría (Single Audit) y conciliación de fondos federales.
Estas instrucciones serán efectivas a partir del 7 de julio de 2026. Las agencias deberán completar la configuración y documentación requerida conforme a los términos establecidos por el Departamento de Hacienda y el equipo de implementación de ERP.
Esta carta circular podrá ser objeto de enmiendas o actualizaciones futuras, según se incorporen mejoras y optimizaciones al sistema ERP.
Esta Carta Circular deroga la Carta Circular Núm. 1300-11-06 del 6 de octubre de 2005, la Carta Circular Núm. 1300-06-04 del 4 de agosto de 2003, la Carta Circular Núm. 1300-20-06 del 28 de febrero de 2006 y la Carta Circular Núm. 1300-23-26 del 5 de noviembre de 2025.
Para aclarar cualquier duda con relación a esta Carta Circular, pueden comunicarse a csc@hacienda.pr.gov
El texto de esta Carta Circular está disponible en la página web del Departamento de Hacienda. Utilice el siguiente enlace para acceder el formato en pdf:
Cartas Circulares de Contabilidad Central Departamento de Hacienda de Puerto Rico (pr.gov)
Será responsabilidad de las agencias hacer llegar copia de esta Carta Circular al personal, en especial a los que intervienen en la preparación y trámite de los documentos que se especifican en la misma.
Cordialmente,
Ángel L. Pantoja Rodríguez
Secretario de Hacienda