Año Económico 2004
Estimados Señores:
En el Sistema PRIFAS para establecer lo que se conoce como control presupuestario se restringió el uso de la función de pago directo (EV) en los casos de adquisición de bienes o servicios, los cuales deben estar obligados en el Sistema antes del pago (Carta Circular Núm. 1300-22-03). Estos cambios crean una incompatiblidad en la configuración de las aportaciones federales clasificadas como CMIA tipo B, las cuales bajo el sistema PRIFAS necesitan tener los fondos disponibles para efectuar el desembolso.
El propósito de esta Carta Circular es informar los nuevos cambios que se efectuaron en el Sistema PRIFAS para que las aportaciones federales tipo B puedan obligar los compromisos sin la necesidad de tener los fondos disponibles al momento de realizar la obligación. Además, establecer el control de desembolso para dichas aportaciones.
Esta Carta Circular no representa una autorización para que las agencias soliciten por adelantado los fondos federales sin tener una necesidad de desembolso inmediato, según establecido en la reglamentación federal.
Para que las aportaciones federales tipo B puedan obligar los fondos se cambió la opción de disponibilidad de los mismos de Lesser of Revenue Estimate or Collected a Estimated Revenue. Con este cambio las aportaciones CMIA tipo A y las tipo B tendrán igual método de disponibilidad de Fondos. Ver anejo 1. Esto no significa que el método de petición será igual para las aportaciones Tipo A y Tipo B.
Control de desembolso
El control de desembolso se establece al momento de la aprobación del comprobante de pago. El Sistema deberá verificar el total a pagar en el comprobante contra la cantidad recaudada y disponible para gastar en la aportación. El Sistema no permite efectuar un desembolso si la aportación no tiene suficientes fondos (caja). Ver anejo 2.
Ejemplo:
Total recaudado y disponible para gastar en la aportación $100,000
1- Cantidad a pagar en el comprobante $95,000
El sistema debe permitir aprobar el documento.
2- Cantidad a pagar en el comprobante $102,000
El sistema no debe permitir aprobar el documento.
El Sistema verificará línea por línea los comprobantes de pago. Además, verificará la disponibilidad de fondos en aquellas líneas que afecten una aportación CMIA tipo B. El sistema no aprobará el comprobante si alguna de estas líneas no cumple con el requisito de disponibilidad de fondos. Las agencias deben coordinar para que el momento de procesar los comprobantes de pago ya se hayan efectuado las peticiones de efectivo y contabilizado las mismas.
Será responsabilidad de las agencias hacer llegar copia de esta Carta Circular al personal, en especial a los que intervienen en la preparación y trámite de los documentos que se especifican en la misma.
Cordialmente,
Juan A. Flores Galarza
Secretario de Hacienda