I. INTRODUCCION
Mediante el Boletín Informativo Núm. 04-05 el Departamento de Hacienda (Departamento) orientó a todos los porteadores de carga con licencia para operar en Puerto Rico (Porteadores) y los corredores de Aduana (Corredores) sobre los requisitos del nuevo procedimiento implantado por el Negociado de Arbitrios Generales (Negociado) para la transmisión electrónica de manifiestos y sobre el procedimiento de pago electrónico a ser utilizado por aquellos Porteadores y Corredores que realizan pagos a nombre de sus clientes. La fecha original de implantación de este procedimiento era el 1 de abril de 2005. No obstante, en el Boletín Informativo Núm. 05-04 le informamos la extensión de la fecha límite hasta el 1 de julio de 2005.
Con la implantación del nuevo procedimiento electrónico, el Negociado espera reducir significativamente el flujo de documentos y la necesidad de visitas a nuestras oficinas. Además, los porteadores y corredores de aduana se beneficiarán ya que podrán efectuar sus transacciones con un por ciento de error mínimo y sin tener que utilizar su tiempo para realizar estas gestiones personalmente. El nuevo procedimiento electrónico garantiza a los usuarios una mayor rapidez en el procesamiento de los manifiestos, obtención de levante mecanizado, disponibilidad de la información en nuestra página de la Internet, confidencialidad de la transacción y la realización de pagos sin tener que visitar una colecturía.
A. Definiciones
Para propósitos de este Boletín Informativo los siguientes términos tendrán el significado que se detalla a continuación:
1. Importador - significará cualquier persona que reciba o introduzca un artículo del exterior, bien sea como consignatario, por medio de un barco, agente embarcador o cualquier otro intermediario.
2. Consignatario - significará cualquier persona a la que se dirigen los artículos o mercancía para que la recoja personalmente o por medio de un barco, agente embarcador o cualquier otro intermediario.
3. Importador afianzado - es un importador acogido al privilegio de declarar sus importaciones en la Planilla Mensual de Arbitrios Forma 2225, siempre que haya cumplido con los requisitos impuestos por el Código de Rentas Internas de Puerto Rico de 1994, según enmendado y reglamentación aplicable. En lugar de pagar sus impuestos previo al levante de los artículos importados, pagará sus impuestos no más tarde del décimo día del mes siguiente a la fecha de introducción de los artículos o la mercancía.
4. Porteador - significará cualquier persona con licencia para operar un negocio que se dedique a proveer, mediante paga, servicios de transporte de artículos introducidos a Puerto Rico.
5. Persona encargada del levante - significará la persona que tiene la autorización del Negociado para recoger la mercancía.
6. Embarcador - significará la persona que envía el embarque al Consignatario.
7. Traficante importador - significará la persona que reciba o introduzca un artículo del exterior, bien sea como consignatario o por medio de un barco, agente embarcador o cualquier otro intermediario.
8. Fabricante o Manufacturero - significará cualquier persona que se dedica a la manufactura de cualquier artículo incluyendo ensambladores o integradores de artículos o personas que reelaboren artículos ya parcialmente elaborados.
9. Materia prima - significará aquellos artículos o mercancía que sean utilizados exclusivamente en el proceso de manufactura.
B. Trasfondo
La Sección 2016 del Código de Rentas Internas de Puerto Rico de 1994, según enmendado (Código), dispone que todo importador de artículos introducidos del exterior, incluyendo importadores afianzados y fabricantes, deberá rendir ante el Negociado una Declaración de Arbitrios (Modelo SC 2005, en adelante Declaración) sobre todos los artículos recibidos del exterior de acuerdo al procedimiento que administrativamente prescriba el Secretario de Hacienda (Secretario). La Declaración deberá rendirse independientemente de que los artículos introducidos estén gravados o exentos por el Código. Se incluirá con dicha Declaración los documentos e información que disponga el Secretario.
De igual forma, al someter la Declaración el consignatario tiene que someter información específica, detallada y que coincida con la información provista en la Factura Comercial y el Conocimiento de Embarque. En todo caso, el consignatario será responsable de la corrección y veracidad de la Declaración, aún si la misma es preparada por otra persona, inclusive un funcionario del Negociado. El Reglamento para la Administración y Aplicación de la Ley de Arbitrios del Estado Libre Asociado de Puerto Rico de 1987 (Reglamento) indica que en el caso de importadores, la Declaración se someterá en el Negociado con la siguiente información:
1. Conocimiento de Embarque
a. Número de conocimiento de embarque
b. Fecha de Importación
c. Remitente / suplidor (nombre y dirección física)
d. Consignatario (nombre y dirección física)
e. Vapor y número de viaje, o línea aérea y número de vuelo
f. Cantidades importadas y peso de la carga
g. Puerto donde cargó la mercancía con destino a Puerto Rico
h. Puerto de destino
i. Descripción detallada de la mercancía importada
2. Factura Comercial
a. Nombre del vendedor / suplidor
b. Nombre del consignatario
c. Descripción detallada de la mercancía importada. En importaciones de automóviles, la factura deberá incluir marca, año, modelo, color, cantidad y número de identificación del vehículo.
d. Cantidades importadas (unidades, libras, barriles, etc.). No se permitirá informar las cantidades en paletas.
e. Valor unitario (especificar moneda utilizada en la transacción)
f. Términos de venta (FOB, CIF, CF, ETC.)
g. Cargos (seguro / fletes)
h. Descuentos / comisiones
i. País de origen
3. Lista de Empaque
Detalle de la descripción de la mercancía y cantidades del contenido de cada empaque. No aplica a vehículos de motor.
C. Declaración de Arbitrios
Este formulario debe completarse en todas sus partes y especificar el tipo de importación efectuada. Las cantidades informadas en la Declaración deben coincidir con las detalladas en la Factura Comercial y en el Conocimiento de Embarque. Estos documentos tienen que acompañar la Declaración.
La Sección 2068 del Código, establece que la persona responsable del pago de los impuestos sobre todo artículo gravado que sea introducido del exterior en cualquier forma será el consignatario, cuando el artículo viene consignado directamente a éste.
Por lo tanto, es responsabilidad del consignatario declarar y presentar los documentos antes de tomar posesión del artículo. En caso de artículos recibidos por correo deberá presentar la Declaración para Mercancía Introducida por Correo o Porteador Aéreo (Modelo SC 2008.1) junto a los documentos ya descritos no más tarde del segundo día laborable siguiente al día en que reciba los artículos, en cualesquiera de las oficinas del Negociado. Si es un importador afianzado, los arbitrios se pagarán no más tarde del décimo (10mo.) día del mes siguiente al mes en el cual se tome posesión del artículo.
D. Manufactureros o Fabricante
La Sección 2069 del Código, dispone que en el caso de los artículos gravados por otras secciones del Código que sean fabricados en Puerto Rico, el responsable del pago del impuesto o contribuyente será el fabricante o manufacturero. Para efectos del Código, y para fines de pago de arbitrios en el tiempo aquí indicado, el fabricante o manufacturero deberá haberse registrado en la oficina del Número de Identificación del Negociado. De esta forma el fabricante o el manufacturero podrá pagar los arbitrios no más tarde del décimo (10mo.) día del mes siguiente al mes en el cual ocurra la modalidad contributiva. El fabricante o el manufacturero pagará los arbitrios sobre todo artículo fabricado y vendido en Puerto Rico por el sesenta por ciento (60%) del total que le facture a su cliente.
La Sección 2031 del Código, establece que estará exenta de arbitrios cualquier materia prima para ser usada en Puerto Rico en la elaboración de productos terminados. Para el fabricante poder levantar o tomar posesión de la materia prima sin tener que pagar los arbitrios debe asegurarse de que sus documentos de embarque vengan identificados con su nombre y número de identificación contributiva del Negociado, que le reconoce como fabricante.
Le recordamos, que si los artículos o la mercancía que introduce el fabricante no es materia prima deben ser declarados según los procedimientos antes mencionados para el importador.
Cuando se trata de azúcar o productos de petróleo fabricados en Puerto Rico y exista un arreglo o acuerdo mutuo entre el fabricante y el distribuidor afianzado para que este último distribuya el producto fabricado, el impuesto se pagará no más tarde del décimo (10mo) día del mes siguiente al mes de la venta del azúcar o del mes en que comience el trasiego de productos de petróleo de los tanques del traficante distribuidor.
E. Caso Especial de Porteadores
El Artículo 6.005 del Reglamento, establece que como excepción al procedimiento antes descrito, el Secretario podrá autorizar a los porteadores de carga marítima, aéreo o terrestre o cualquier otra persona que se dedique al negocio de traer cargas a Puerto Rico a pagar los arbitrios sobre artículos introducidos en Puerto Rico por sus clientes y autorizar a estos porteadores a tomar posesión de los mismos. Dicha autorización tomará en consideración el volumen o la frecuencia de las importaciones del porteador, así como el historial de pago de éste en el pago de los arbitrios y otras contribuciones, licencias requeridas y documentos relacionados. La solicitud debe presentarse por escrito al Negociado en el formulario que a tales efectos provea el Secretario y de concedérsele tal autorización, deberá prestar una fianza para propósitos de garantizar el pago de aquellos arbitrios que pudiesen adeudarse en relación con la mercancía introducida a Puerto Rico.
Además, el Artículo 5.003 del Reglamento dispone que toda persona que opere un negocio de porteador debe pagar un impuesto anual por derecho de licencia y solicitar la misma al Negociado en la oficina de Número de Identificación con los documentos que son requeridos. Por otro lado, deberá cumplir con los requisitos establecidos en la Carta Circular de Rentas Internas Núm. 05-08 con fecha del 12 de mayo de 2005.
Los Porteadores entregarán a los funcionarios en las oficinas de Arbitrios los documentos de carga relacionados con cada cargamento introducido en Puerto Rico dentro de 24 horas después de su llegada. Los documentos entregados incluirán el nombre del porteador según aparece en su licencia de porteador y deberá identificar la fecha en que el embarque se trajo a Puerto Rico. Los documentos de embarque identificarán la siguiente información:
1. Nombre y dirección del embarcador
2. Nombre y dirección del consignatario
3. Descripción de la mercancía importada
4. Cantidad y peso de la mercancía importada
5. Fecha de introducción de la mercancía
El Artículo 2.014A(5) del Reglamento establece que el porteador mantendrá un inventario perpetuo sobre los embarques recibidos, embarques pendientes de permiso de levante del Departamento, embarques autorizados pendientes de entrega y embarques entregados. En caso de que el porteador tenga que enmendar sus documentos de embarque informando cualquier diferencia en los mismos tendrá que hacerlo dentro de las siguientes cuarenta y ocho (48) horas después de descubierta la diferencia.
Después que pasan cuarenta y ocho horas (48) de descubierta las diferencias en el manifiesto, el porteador tendrá que someter una solicitud por escrito al Negociado, para poder enmendar el mismo y hacer los cambios correspondientes. El porteador deberá acompañar con la solicitud, los documentos que sean evidencia para que el Negociado apruebe el cambio que se hizo en el manifiesto.
Por otro lado, el Artículo 2.014A(5) del Reglamento también dispone que el porteador no entregará a ningún consignatario, ni a su representante, ni a la persona encargada del levante, la mercancía o artículos que haya recibido de los embarcadores o personas del exterior, para consignatarios en Puerto Rico, y la cual esté sujeta al pago de arbitrios sobre su introducción en Puerto Rico, sin antes recibir de manos de dicho consignatario, representante o persona encargada de levantar dicha mercancía o artículo, una certificación del Secretario o su agente fiscal autorizado, en la que se exprese que el consignatario ha cumplido con las disposiciones de la Ley.
Todo porteador que viole esta disposición, estará sujeto a la imposición de una multa administrativa y al pago del impuesto correspondiente a dichos artículos, incluyendo recargos, multas e intereses computados desde la fecha de introducción de los artículos, cuando el contribuyente no efectué dicho pago. Asimismo, se le podrá suspender la licencia que se le hubiere expedido.
F. Pronunciamientos Administrativos Anteriores
El Departamento ha emitido en años anteriores varias cartas circulares, boletines informativos y órdenes administrativas dirigidas a porteadoras, importadores, importadores afianzados, fabricantes y a diferentes tipos de contribuyentes relacionados sobre el asunto discutido anteriormente, que para efectos del Código vienen a ser contribuyentes.
Entre estas comunicaciones se encuentran la Orden Administrativa Núm. 91- 05 del 11 de junio de 1991, Orden Administrativa Núm. 93-02 del 31 de marzo de 1993, Orden Administrativa Núm. 93-06 del 12 de agosto de 1993, Carta Circular Núm. 95-09 del 3 de noviembre de 1995, Boletín Informativo Núm. 98-05 del 6 de noviembre de 1998, Boletín Informativo Núm. 99-09 del 20 de diciembre de 1999, Carta Circular del Negociado de Arbitrios con fecha de 17 de abril de 2002, Boletín Informativo Núm. 99-09, Carta Circular Núm. 02-04 del 20 de mayo de 2002, Carta Circular de Rentas Internas Núm. 02- 06 del 29 de mayo de 2002, Carta Circular de Rentas Internas Núm. 02-12, Carta Circular de Rentas Internas Núm. 03-01, Boletín Informativo de Rentas Internas Núm. 04-05 del 30 de noviembre de 2004, Boletín Informativo de Rentas Internas Núm. 04-06 del 23 de diciembre de 2004, Boletín Informativo de Rentas Internas Núm. 05-02, Carta Circular de Rentas Internas Núm. 05- 08 y otras.
El propósito de este Boletín es recoger en parte, las disposiciones estipuladas en las comunicaciones antes mencionadas aclarando las obligaciones y responsabilidades de cada persona envuelta en la introducción de artículos a Puerto Rico y atemperar dichas disposiciones a los métodos modernos de recopilación de información conforme a las disposiciones reglamentarias aplicables. Las comunicaciones antes indicadas quedan por ende modificadas y/o revocadas en la medida que fuesen incompatibles con las disposiciones de este Boletín.
II. PASOS PARA LA IMPLANTACION DEL NUEVO PROCEDIMIENTO ELECTRÓNICO
A continuación le indicamos los pasos a seguir para la implantación del nuevo procedimiento electrónico de envío de manifiesto:
A. Requisitos de Conexión
Para usar el sistema es necesario tener los siguientes requisitos de conexión:
1. Computadora personal (PC) con requerimiento mínimo de Sistema Operativo Windows 95/ 98/ NT/2000/ XP;
2. Una impresora, preferiblemente láser;
3. Una conexión a Internet
4. Acceso a Internet (proveedor de acceso).
5. (“Browser”) navegador Internet Explorer versión 5.0 o mayor; y con soporte SSL y mínimo 128 bit de encriptación.
6. “Adobe Acrobat Reader” 5.0 o mayor.
B. Acceso
El sistema que permitirá procesar los manifiestos y las declaraciones de arbitrios electrónicamente se conoce con el nombre de Sistema Contributivo del Departamento (SISCON-Arbitrios), que está disponible en nuestra página de la Internet https://siscon.hacienda.gobierno.pr
El Negociado ofreció orientaciones durante el mes de diciembre con todo el personal del Departamento relacionado a la implantación de este nuevo procedimiento. El código de usuario y la contraseña para poder acceder al sistema electrónico fueron entregados los días de las orientaciones ofrecidas por el Departamento. Esto como medida de seguridad y control, una vez el usuario entra a esta página, se le solicitará que ingrese su código de usuario y una contraseña para poder acceder el sistema electrónico. Ningún usuario podrá acceder al sistema hasta que obtenga su código de usuario y una contraseña. De no haber participado en las orientaciones ofrecidas por el Departamento, puede comunicarse con Angelita Cruz del Negociado a los teléfonos (787) 774-1494, (787)774-1297 ó (787)774-1201.
C. Formato del Archivo (“Layout”)
Una vez las credenciales del usuario son validadas, el sistema SISCON- Arbitrios mostrará una pantalla de aplicaciones para que el usuario elija el módulo con el que desea trabajar. Entre las opciones se encuentran el Módulo Porteador de Carga (“Carriers”) y el Módulo Imposición, Pago y Levante (IPLE).
1. Módulo “Carriers” - Transmisión del Manifiesto
El Módulo “Carriers” del sistema SISCON-Arbitrios permite a los porteadores transmitir sus archivos de datos al Negociado. Estos archivos contendrán la información del manifiesto.
Para poder procesar dicha información, las transacciones deben ser enviadas por los porteadores bajo un formato o “layout” específico que cumpla con las siguientes características:
a. ASCII, Secuencial Y Ordenado;
b. Formato “txt”;
c. Longitud de registro de 205 caracteres (Fijo)
d. Tres tipos de registros:
i. 0: Identificador - Contiene la información de la Porteadora de Carga que envía los datos. El archivo sólo tiene un registro tipo 0.
ii. 1: Detalle Conocimiento de Embarque - Pueden haber muchos registros tipo 1 en el archivo.
III. 2: Detalle Mercancía(s) - Por cada tipo de registro 1 debe haber al menos un registro tipo 2.
Favor de referirse al Anejo I para el detalle de los campos en cada tipo de registro para el archivo de transmisión del manifiesto.
2. Módulo IPLE-Transmisión de la Declaración y Pago
Los Porteadores y Corredores que realizan pagos a nombre de sus clientes, deberán acceder el Módulo IPLE del sistema SISCON-Arbitrios para declarar los arbitrios y efectuar los pagos electrónicamente. La información para la declaración del arbitrio debe ser enviada bajo un formato o “layout” específico que cumpla con las siguientes características:
a. ASCII, Secuencial Y Ordenado
b. Formato “txt”;
c. Longitud de 146 caracteres. (Fijo)
d. Tipos de registros:
i. 0: Identificador- Contiene la información del lote a transferir por el “broker”. El archivo sólo tiene un registro tipo 0.
ii. 1: Declaraciones por Consignatario - Al menos un registro tipo 1 en el archivo.
iii. 2: Información del Conocimiento de Embarque y Furgón donde vino la Mercancía - Al menos un registro tipo 2, asociado a un tipo 1 en el archivo.
iv. 3: Detalle Mercancía(s) - Por cada tipo de registro 2 debe haber al menos un registro tipo 3.
v. 4: Información de la Factura y Suplidor de la Mercancía - Por cada tipo de registro 1 debe haber al menos un registro tipo 4.
Favor de referirse al Anejo II para el detalle de los campos en cada tipo de registro para el archivo de transmisión de las declaraciones de arbitrios. Debe acceder a la página de la Colecturía Virtual en www.hacienda.gobierno.pr, para realizar los pagos en o antes de diez (10) días transcurridos a partir de la fecha de transmisión del archivo de declaraciones. No obstante, le recordamos que para proceder a realizar los pagos debe estar registrado en el servicio de Colecturía Virtual.
Para cualquier situación o pregunta relacionada a la configuración del formato o “layout” de los archivos, envíe un correo electrónico a InfoSISCON@hacienda.gobierno.pr o llame al Sr. Rafael Malavé al (787) 774-1494, (787) 774-1297 ó (787) 774-1201.
D. Período de Prueba y Validación
Una vez completada la fase de configuración del formato de los archivos a ser transmitidos de acuerdo a las especificaciones descritas anteriormente, y previo a la utilización del sistema electrónico para la transmisión de los manifiestos y pagos electrónicamente, todos los usuarios estarán sujetos a un período de prueba y validación que llevará a cabo el Negociado. Este período de prueba nos permitirá revisar el formato y la validez de la información que recibirá el Negociado para procesar los manifiestos y los pagos realizados.
La dirección a utilizar durante el período de prueba es http://64.185.194.12/siscon/portal/racf2webform.aspx.
Aún cuando tenga su código de acceso y contraseña a SISCON-Arbitrios, ningún porteador podrá accesar las aplicaciones para procesar sus manifiestos o realizar sus pagos electrónicamente hasta tanto haya completado su período de prueba y validación. El Negociado activará únicamente los códigos de los usuarios que hayan completado dicho período satisfactoriamente. El período de prueba es hasta el 30 de junio de 2005.
Para cualquier situación o pregunta relacionada al período de prueba y validación deberá llamar al Sr. Jorge L. Rivera o el Sr. Rafael Malavé al (787) 774-1494, (787) 774-1297 ó (787) 774-1201.
III. FECHA LIMITE
A partir del 1 de julio de 2005, todo porteador con licencia para operar en Puerto Rico deberá estar utilizando el nuevo procedimiento electrónico para transmitir sus manifiestos al Negociado a través del Módulo “Carriers”. Por lo tanto, a partir de esta fecha solamente los artículos introducidos e informados mediante el procedimiento electrónico podrán ser automáticamente clasificados, según sea aplicable. El Negociado clasificará como tributable los artículos cuyos documentos de embarque correspondan a manifiestos recibidos en papel. De esta forma, el Departamento mantendrá una base de datos confiable.
Del mismo modo, a partir de esta fecha todos los porteadores con licencia para operar en Puerto Rico y los corredores de aduana que hacen pagos a nombre de sus clientes, deberán declarar electrónicamente a través del modulo IPLE y realizar dichos pagos electrónicamente a través de Colecturía Virtual.
No obstante, todos los Porteadores y Corredores deberán conservar la información de los manifiestos transmitidos electrónicamente por un período no menor de 6 años en el caso de que estos sean requeridos por el Departamento. Dicha evidencia podrá conservarse en papel o electrónicamente, siempre que pueda ser fielmente reproducida de ser requerida por el Departamento.
A partir de la fecha de este Boletín Informativo, toda persona que desee obtener una licencia de arbitrios para operar como porteador de carga en Puerto Rico, deberá estar debidamente integrado al sistema electrónico para la transmisión de sus manifiestos y pagos de arbitrios. Para información detallada de los requisitos para obtener la licencia de porteador de carga puede referirse a la Carta Circular Núm. 05-08 con fecha del 12 de mayo de 2005, disponible en la http://www.hacienda.gobierno.pr
Las disposiciones de este Boletín Informativo tendrán vigencia inmediata.
Cordialmente,
Juan C. Méndez Torres