i. BASE LEGAL
La Sección 1 de la Ley Núm. 57 de 19 de junio de 1958, Ley para Autorizar al Gobernador y a los Jefes de Agencias a aceptar, usar y administrar donaciones, según enmendada, (Ley Núm. 57), autoriza al Gobernador, al Secretario de Hacienda, a los jefes de departamentos y agencias, a las instrumentalidades y corporaciones públicas del Estado Libre Asociado de Puerto Rico a aceptar, usar y administrar donaciones de toda clase de bienes. Esta aceptación de donación se hará a nombre y representación del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, excepto en el caso de cualquier instrumentalidad o corporación pública con personalidad jurídica y patrimonio propios, en la cual se aceptará la donación a nombre de la misma. Por otro lado, la Sección 4 de la Ley Núm. 57, supra, dispone, entre otras cosas, que se autoriza al Secretario de Hacienda para que acepte a nombre del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, toda clase de donaciones hechas al, o para el uso del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, para fines exclusivamente públicos.
II. PROPÓSITO
Esta Carta Circular se emite con el propósito de establecer las instrucciones a seguir para la aceptación, contabilización y uso de donaciones condicionales.
III. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS
A. Donaciones Condicionales son aquellas donaciones en las que el donante especifica ciertos requisitos o condiciones que debe cumplir el donatario antes de recibir tal donación. Estas donaciones pueden ser dinero, propiedad inmueble (casas, edificio, tierra) y propiedad mueble (equipos, herramientas, vehículos de motor). Estas Donaciones son conocidas también como condicionadas.
B. Los secretarios y jefes de agencias o entidades gubernamentales podrán aceptar donaciones condicionales siempre y cuando las mismas sean para los fines encomendados por ley al organismo que éstos dirigen.
C. El donante preparará una carta en la cual le notificará a la agencia sobre la donación y el uso o propósito para el cual efectúa la misma.
D. La oficina de administración de la agencia recibirá la notificación del donante y procederá como sigue:
- Verificará que el propósito del donativo esté relacionado con las funciones y fines encomendados por ley a la agencia. No se aceptará propiedad para la cual no se tiene uso inmediato o futuro para la misma.
- Si la donación tiene una condición específica, analizará si la entidad puede cumplir con la especificación establecida por el donante.
- Evaluará, entre otros, los costos de instalación, mantenimiento, seguros, personal técnico y endosos requeridos que conlleva la aceptación de la donación y su impacto en el presupuesto de la agencia.
- En los casos de donación de equipo usado se deberá realizar una inspección de equipo previo a la aceptación de la donación para constatar que el equipo se encuentre en buenas condiciones.
E. Si el jefe de la oficina de administración de la agencia determina que no procede el aceptar la donación, le notificará al donante, por escrito, las razones por las cuales no aceptó la donación. Si determina aceptar la donación, procederá a solicitar al Secretario de Hacienda o su Representante Autorizado, en los casos que esté autorizado por ley a recibir donación, la autorización para aceptar y recibir el bien o bienes que se les interesa donar.
F. Solicitarán la autorización a través del Modelo SC 946, Solicitud y Autorización para Aceptar una Donación (Anejo 1). Dicho Modelo lo prepararán en original y tres (3) copias. Enviarán el original y dos (2) copias, acompañado de la carta del donante, a la Oficina de Asuntos Legales del Departamento de Hacienda o al jefe del organismo, según sea el caso y una (1) copia la retendrá para sus récords.
G. La oficina de administración de la agencia, al recibir el original y copia del Modelo SC 946, con la determinación del Secretario de Hacienda o del jefe de la agencia, según sea el caso, dispondrá de la copia que retuvo del mismo y se comunicará, por escrito, con el donante para informarle si se aceptará o no la donación condicional.
H. En los casos de donaciones de dinero procederán como sigue:
- El valor en dinero en efectivo, cheque certificado, giro bancario o giro postal a favor del Secretario de Hacienda. Además, se podrá aceptar pagos con tarjeta y transferencia electrónica a la cuenta operacional del Secretario de Hacienda.
- Entregará el valor al recaudador oficial para que proceda a emitir un recibo oficial al donante y para que deposite el mismo en la cuenta bancaria del Secretario de Hacienda.
- El recaudador contabilizará la transacción de la donación en la cifra de cuenta Núm. R4473 Donativos en Efectivo y Cheques – Ley 57 - 1958 creado en el Mayor de Colecturías en el sistema PRITAS. Preparará una factura y recibo electrónico del bien donado junto con una hoja de depósito para depositar la cantidad donada. Una vez el recaudador haya depositado en el banco el cheque de la donación creará un Remitance Batch donde se cumplimenta la información de la hoja de depósito.
- Si la agencia no cuenta con un recaudador oficial, enviarán el valor a la División de Contaduría General del Negociado del Tesoro acompañado de los Modelos SC 745, Comprobante de Remesa (Anejo 2), Modelo SC 1035, Relación de Valores Recibidos (Anejo 3) y una fotocopia del Modelo SC 946.
I. Si la donación es un bien mueble procederá como sigue:
- Expedirá al donante el Modelo SC 1212, Recibo de Propiedad Donada (Anejo 4). Dicho Modelo lo prepararán en original y dos (2) copias. Entregarán el original al donante, enviarán una (1) copia al encargado de la propiedad y retendrán una (1) copia para el expediente del donante.
- El encargado de la propiedad tasará la misma y le asignará número de propiedad y la marcará con dicho número.
- Prepararán el Modelo SC 785, Informe de Enmienda al Activo Fijo (Anejo 5) para contabilizar la propiedad donada en los libros del Departamento de Hacienda.
J. Las agencias autorizadas a registrar sus transacciones en el Sistema PRIFAS, entrarán también las transacciones que afecten el Módulo de Activo Fijo y conservarán los justificantes para futuras intervenciones de la Oficina del Contralor o del Departamento de Hacienda. Las que no estén autorizadas, deberán enviar a la Sección de Propiedad de la División de Cuentas de este Departamento, el Modelo SC 785, Informe de Enmienda al Activo Fijo, junto con la copia de los Modelos SC 946 y SC 1212.
IV. DISPOSICIONES GENERALES
A. La Ley Núm. 57, supra, faculta al Secretario de Hacienda a aceptar cualquier donación hecha a nombre o para uso del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, para fines exclusivamente públicos. En estos casos el valor o propiedad donada se entregará directamente al Secretario de Hacienda. La propiedad será referida al encargado de la propiedad de dicho Departamento para su numeración y contabilidad y el dinero se ingresará al Fondo General. El Secretario de Hacienda luego determinará cuál agencia se le transferirá el importe o propiedad donada.
B. La Sección 3 de la Ley Núm. 57, supra, en el caso de una donación condicional que no sea monetaria realizada al Departamento de Corrección y Rehabilitación, para la cual el Secretario de Corrección y Rehabilitación determine que redunda en beneficio directo de la población correccional o incentiva su rehabilitación moral y social, ésta estará exenta del requisito de ser autorizada previamente por el Secretario de Hacienda. Una vez aceptada la donación condicional por parte del Departamento de Corrección y Rehabilitación, éste rendirá un informe al Departamento de Hacienda detallando los bienes recibidos y su uso programado en un término que no exceda de los treinta (30) días siguiente a su aceptación.
C. La agencia será responsable de que la propiedad donada se utilice para los fines establecidos por el donante y será su responsabilidad proveer al donante cualquier información relacionada con la misma.
D. Los Modelos SC 946, Solicitud y Autorización para Aceptar una Donación Condicionada y SC 1212, Recibo de Propiedad Donada, podrán reproducirlos en sus propias instalaciones.
Esta Carta Circular deroga la Carta Circular Núm. 1300-47-07 del 22 de mayo de 2007.
Para aclarar cualquier duda con relación a esta Carta Circular pueden comunicarse a csc@hacienda.pr.gov o comunicándose al (787)-977-0048.
El texto de esta Carta Circular está disponible en la página web del Departamento Hacienda: (www.hacienda.pr.gov) > sección “Publicaciones” > enlace “Contabilidad Central” > enlace “Cartas Circulares Contabilidad Central”. También puede utilizar el siguiente enlace para acceder el formato en PDF: Cartas Circulares de Contabilidad Central | Departamento de Hacienda de Puerto Rico (pr.gov)
Será responsabilidad de las entidades gubernamentales hacer llegar copia de esta Carta Circular al personal concernido en sus respectivas agencias.
Cordialmente,
Lcdo. Angel L. Pantoja Rodríguez
Secretario de Hacienda
Anejos