Año Económico 2005
Estimados Señores:
El Negociado de Cuentas de este Departamento, mediante el Sistema PRIFAS le da el nivel de aprobación a aquellas transacciones efectuadas mediante la corrección de gastos (EX) y de jornal (JV) en el Modelo SC 710. En ocasiones, debido a errores en la contabilización de transacciones hay que proceder a corregir las mismas.
Esta Carta Circular se emite con el propósito de establecer las instrucciones a seguir por las agencias en el proceso de aprobación de Corrección de Gastos y de Jornal.
Disposiciones Específicas
1- A partir del 1 de agosto de 2004, será responsabilidad de las agencias otorgar el nivel de aprobación en los Comprobantes de Corrección de Gastos y de Jornal. Al procesar una corrección deben asegurarse que la transacción se haya contabilizado incorrectamente para lo cual utilizarán el Informe DHGJ 015, Informe de Actividad y Status de Asignaciones por Agencia.
2- El Director de Finanzas o su representante autorizado será responsable de verificar y certificar dicha aprobación.
3- Los jefes de agencias o su representante autorizado verificarán que las funciones que realizan los funcionarios no conflijan con la autoridad que tienen para aprobar los mismos.
4- Deberán notificar por escrito mediante el Modelo SC 797, Solicitud y Nombramiento del Operador de Entrada de Datos los nombres de los funcionarios designados, para efectuar los cambios necesarios en sus accesos. En caso de no tener acceso, deberán comunicarse con el Centro de Coordinación y Control del Sistema de Contabilidad al (787) 723-5611 para el adiestramiento correspondiente y poder autorizarle la clave de acceso al Sistema.
5- Tomarán en consideración la Carta Circular que emite este Departamento donde establece las fechas límites para el cierre de los períodos contables. Si dentro de las fechas establecidas en dicha Carta, no se procede a la corrección y aprobación de los mismos, se procederá a eliminar dichas transacciones del Sistema.
6- Aquellas agencias que no tienen acceso al Sistema PRIFAS, realizarán las mismas en la Oficina 524E, Entrada de Datos de este Departamento.
7- La División de Conciliación de Informes del Negociado de Cuentas será responsable de eliminar las transacciones que se quedaron pendientes después de cerrado el período. Cualquier duda favor de comunicarse con la Sra. María I. Rodríguez al (787) 721-2020 Ext. 2300.
8- Se acompañan las Instrucciones a seguir para la corrección de los Comprobantes de Corrección de Gastos y de Jornal, en el Sistema PRIFAS.
Agradeceremos hagan llegar las disposiciones de esta Carta Circular al personal de sus respectivas agencias, especialmente a los que intervienen en la preparación y trámite de los documentos que se especifican en la misma.
Cordialmente,
Juan A. Flores Galarza
Secretario de Hacienda