Área de Administración / Lcdo. Josué R. Cardona / Secretario Auxiliar
Es responsable de todas las funciones de apoyo administrativo al Departamento de Hacienda. Estas funciones las realiza a través de estas unidades:
- Oficina de Correspondencia y Conservación de Documentos Públicos
Su función principal es la administración, recibo, despacho, seguimiento y distribución de la correspondencia, así como el registro y la distribución de los valores recibidos. También administra el Reglamento Núm. 23 que se relaciona con la conservación de todos los documentos oficiales de naturaleza fiscal. Tiene dos divisiones: Correspondencia y Conservación, y Disposición de Documentos Públicos.
- Oficina de Servicios Generales (SG)
Es responsable de brindar servicios auxiliares a todas las oficinas y negociados del departamento, tales como compras y suministros de materiales y equipos. Además, de la contratación de algunos servicios no profesionales (mantenimiento de unidades de aire acondicionado propiedad del Departamento, fumigación, energía eléctrica y agua potable, entre otros). Realiza su trabajo a través de las Divisiones de Compras, Servicios Auxiliares y Propiedad. La División de Servicios Auxiliares tiene a su cargo las siguientes Secciones: Suministro y Almacén, Transportación, Conservación y Conserjería. Cuenta con Unidades Administrativas en Ponce, Mayagüez/Aguadilla, Caguas/Humacao, Arecibo y Bayamón.
- Oficina de Presupuesto
Planifica, coordina y prepara la petición presupuestaria del Departamento. Analiza las metas y objetivos establecidos por el Ejecutivo, para determinar si los recursos solicitados se ajustan a los recursos presupuestarios disponibles y a la orientación programática de la agencia. Concilia el presupuesto y prepara proyecciones de gastos. En la fase de ejecución del presupuesto, prepara los desgloses por partidas de gasto y por programas. Prepara proyecciones de gastos y asesora a la alta gerencia en cuanto a la mejor utilización de los recursos.
- Oficina de Finanzas
Tramita todos los pagos del Departamento; interviene y contabiliza los gastos fiscales que se cargan contra las asignaciones presupuestarias aprobadas. Interviene las operaciones efectuadas con cargo a los fondos estatales y fondos especiales asignados, además de llevar la contabilidad de los mencionados fondos y conciliar las cuentas de gastos y las cuentas bancarias del Departamento. Realiza sus funciones a través de la Oficina del Director, la División de Pagos y la División de Cuentas. La División de Pagos tiene tres secciones: Contratos, Gastos de Viaje y Órdenes de Compra y Servicios Misceláneos.
- Oficina de Administración de Instalaciones Físicas y Seguridad
Es responsable de la supervisión del cuidado y mantenimiento de las instalaciones del Departamento, distribución de espacios, arrendamiento de locales y evaluación de requisiciones para la compra de equipo. Además vela por el orden y brinda seguridad a los empleados y visitantes, entre otras cosas.