I. Exposición de Motivos
El Artículo 4 del Acuerdo de Coordinaciòn Contributiva entre los Estados Unidos de América y el Estado Libre Asociado de Puerto Rico para el intercambio de información dispone, en parte, que las Autoridades Competentes de los Gobiernos Contratantes establecerán las normas a seguir para el intercambio de información contributiva, salvaguardar Ia información obtenida y Ia devolución o destrucción de Ia misma. La Autoridad Competente de los Estados Unidos de América es el Secretario del Tesoro o su delegado, posición para Ia cual fue designado el Comisionado de Rentas lnternas. La Autoridad Competente del Gobierno de Puerto Rico es el Secretario de Hacienda o su delegado, posición para Ia cual fue designado el Secretario Auxiliar de Rentas lnternas, mediante Ia Carta Circular de Rentas lnternas Núm. 06-04 de 5 de abril de 2006.
El Departamento de Hacienda acordó cumplir con las disposiciones de las Secciones 6103, 7213, 7213A y 7431 del Código de Rentas lnternas Federal de 1986, según enmendado (Código Federal), relacionadas con Ia confidencialidad en el uso de información contributiva federal. El Representante Autorizado a solicitar información contributiva Internal Revenue Service (IRS) tiene Ia responsabilidad de salvaguardar Ia misma de acuerdo con Ia estipulado en Ia Sección 6103 antes citada. La divulgación no autorizada de dicha información conlleva Ia aplicación de las penalidades criminales y civiles descritas en las Secciones 7213, 7213A y 7431 del Código Federal.
II. Determinación
El propósito de esta Orden Administrativa es informar a las áreas concernidas las normas a seguir para: (1) solicitar y recibir información contributiva federal; (2) registrar, salvaguardar y transferir información contributiva federal; y (3) entregar información contributiva federal para su devolución al IRS o para su destrucción.
Se entenderá por Representante Autorizado al personal incluido en Ia lista vigente de oficiales autorizados a solicitar y recibir información contributiva federal. Por información contributiva federal se entenderá todo tipo de planilla, formulario, anejos o cualquier otra información contributiva federal.
El Representante Autorizado que solicite y reciba información contributiva federal, así como los empleados y personal contratado bajo su cargo, deberán conocer y cumplir con Ia publicación Federal 1075, Tax Information Security Guidelines for Federal, State and Local Agencies, relativa a Ia seguridad de Ia información contributiva federal. Esta publicación está disponible en Ia página de internet del IRS: www.irs.gov. Además, deberán cumplir con las siguientes reglas:
A. Las solicitudes de información contributiva federal se harán por escrito utilizando el Formulario 8796 (rev.1-1992), Request for Return / Information firmado por el Representante Autorizado. Este formulario está disponible a través del Oficial de Divulgación de Información (Oficial de Divulgación) o los Representantes autorizados del Departamento de Hacienda. Las solicitudes se entregarán en el Área de Rentas lnternas, Oficina 620. El Oficial de Divulgación remitirá las solicitudes al IRS manteniendo un registro de las mismas.
B. Una vez recibida Ia información contributiva federal, el Oficial de Divulgación Ia entregará al Secretario Auxiliar de Rentas lnternas o su delegado y este al Representante Autorizado.
C. El Representante Autorizado tendrá Ia responsabilidad de mantener un registro detallado de Ia información contributiva federal recibida y de su transferencia a otro Iugar. Dicha información deberá ser guardada por el Representante Autorizado o su delegado, en gavetas (hutch), archivo con llave o combinación al que tendrán acceso solo los empleados o personal contratado que el Representante Autorizado designe. El hutch, archivo y cada expediente con información contributiva federal, serán rotulados con Ia frase "Federal Tax Data, restricted to authorized personnel". Esta información no puede ser archivada con Ia Planilla de Contribución sobre lngresos de Puerto Rico o con otros documentos aunque pertenezcan al mismo contribuyente.
D. Cuando Ia información contributiva federal sea transferida a otra área, negociado u oficina del Departamento de Hacienda, el Representante Autorizado deberá informar dicha transferencia al Oficial de Divulgación con un memorando.
E. Para poder transferir Ia información contributiva federal a otra agencia de gobierno o Tribunal de Justicia, el Representante Autorizado deberá obtener, previamente, permiso del IRS siguiendo los mismos canales de entrega establecidos en los incisos A y B antes descritos, incluyendo un memo justificando Ia transferencia de información. Como regla general, el IRS emite su autorización por escrito dentro de los 30 días siguientes al recibo de Ia petición. De divulgarse Ia información contributiva federal sin Ia autorización requerida, Ia misma se considerará una Divulgación no Autorizada.
F. Una vez utilizada Ia información contributiva federal, deberá devolverse al Oficial de Divulgación para su destrucción o devolución al IRS, según aplique.
Ill. Vigencia
Las disposiciones de esta Orden Administrativa tienen vigencia inmediata.
En Hacienda estamos para servirle.
CPA Jesús F. Méndez Rodríguez
Distribución Especial: Area de Rentas lnternas y todos sus Negociados, Area de Delitos Contributivos, Oficina de Asuntos Economicos y Financieros, Oficina de Asuntos Legales, Oficina del Secretario, Oficina del Subsecretario