I. Exposición de Motivos
La Sección 6071.01 del Código de Rentas Internas de Puerto Rico de 2011, según enmendado (“Código”), establece que persona, natural o jurídica, se considerará un especialista en planillas, declaraciones o reclamaciones de reintegro (“Especialista”). A su vez, la Sección 6072.01 del Código establece las disposiciones aplicables a Representantes Contributivos (“Representantes”) de contribuyentes ante el Departamento de Hacienda (“Departamento”).
La Sección 6071.01(e) del Código establece que errores matemáticos y reparos recibidos por contribuyentes son materias que podrán ser atendidas ante el Departamento por practicantes que no sean considerados Representantes.
La Sección 6051.11 del Código le requiere al Secretario del Departamento establecer las directrices y reglamentaciones para la interpretación e implementación de las disposiciones del Código. Conforme a esta disposición, le compete al Secretario establecer aquellas guías y directrices que apliquen a los Especialistas y Representantes que practiquen o representen contribuyentes ante el Departamento.
A los fines de asegurar que los contribuyentes gocen de una representación adecuada por parte de profesionales con la competencia necesaria en materias contenidas en el Código y leyes administradas, en todo o en parte, por el Departamento, se emite esta Determinación Administrativa con el propósito de establecer las personas que podrán actuar en representación de contribuyentes ante el Departamento.
II. Base Estatutaria
Según lo dispuesto en la Sección 6071.01 del Código, un Especialista es toda persona natural o jurídica que, mediante paga o remuneración, prepare cualquier planilla o declaración de contribuciones impuestas por el Código o cualquier formulario de reclamación de reintegro de dichas contribuciones, y que esté inscrito en el Registro de Especialistas en Planillas, Declaraciones o Reclamaciones de Reintegro del Departamento (“Registro”). A su vez, la preparación de una parte sustancial de una planilla, declaración o reclamación de reintegro se considerará que formó parte de la preparación de dichos formularios o reclamación de reintegro. La Sección 6071.01(d) del Código dispone aquellas personas, naturales o jurídicas, que no se considerarán Especialistas.
Según se define en el Artículo 6071.01-1(b)(3) del Reglamento Núm. 8049 del 21 de julio de 2011, según enmendado (“Reglamento”), las “planillas o declaraciones” se refiere a aquellos documentos e informes que se radican por un contribuyente o a nombre de éste, en los cuales se informa, establece o cuyo uso es necesario para determinar la responsabilidad contributiva de acuerdo con las disposiciones del Código. En adición, el apartado (b) de la Sección 6071.05 del Código establece que toda persona que ejerza como Especialista sin estar inscrito en el Registro incurrirá en delito menos grave.
La Sección 6072.01(b) del Código dispone que un “Representante” es aquella persona natural o jurídica con capacidad o experiencia en asuntos contributivos, que gratuitamente o a cambio de remuneración, represente a un contribuyente ante el Departamento. Dicho término incluye a: (i) un individuo debidamente autorizado a ejercer como abogado; (ii) un individuo debidamente autorizado para ejercer como contador público autorizado; y (iii) cualquier persona competente en materias contributivas que cumpla con lo establecido en la Sección 6071.02 del Código.
III. Determinación
A. Representación de Contribuyentes en el Proceso de Radicación de Planillas, Declaraciones y Solicitudes o Renovaciones de Licencias de Rentas Internas
A tenor con lo anterior, el Departamento determina que, para fines de la Sección 6071.02 del Código, una persona competente en materias contributivas para representar a un contribuyente ante el Departamento en el proceso de preparación, radicación y/o declaración de cualquier formulario o planilla que resultase en el pago de alguna contribución, derecho de licencia o en la solicitud de un reintegro, sólo podrá ser un Especialista. Por consiguiente, cualquier persona que represente a algún contribuyente ante el Departamento con el fin de preparar, radicar o declarar cualquier formulario o planilla deberá ser un Especialista debidamente certificado y que forme parte del Registro. El requisito aquí establecido incluye tanto la representación de contribuyentes o radicación de formularios sea de forma presencial en el Departamento o mediante medios electrónicos.
A tales efectos, en el caso que un contribuyente decida ser representado o recibir alguna asistencia ante el Departamento, sea mediante compensación o de forma gratuita, en la preparación de planillas, declaraciones o reclamaciones de reintegro, dicho representante deberá ser un Especialista. De igual forma, y conforme al Artículo 6071.01-1(b)(1) del Reglamento, como regla general, la revisión total o alguna parte sustancial de cualquier planilla, declaración o reclamación de reintegro de una contribución o derecho de licencia bajo el Código, son trámites que solamente podrán ser realizados por un Especialista.
A manera de ejemplo, el individuo “A” recibió una mercancía en Puerto Rico que requiere una declaración de importación previo al levante de la misma y con ello realizar el pago correspondiente del impuesto. “A” decide contratar a una persona para que la asista con la revisión de los documentos, prepare y radique la declaración de importación. Conforme a las determinaciones establecidas en esta Determinación Administrativa, “A” deberá contratar un Especialista pues es la persona debidamente autorizada para realizar una declaración a nombre de un contribuyente ante el Departamento.
Considerando los mismos hechos del ejemplo anterior, solamente que “A” decidió presentar la declaración por sí y sin representación de un tercero, pero cometió un error en la misma y necesita ser enmendada o revisada. En caso de que “A” solicite asistencia para enmendar, revisar y/o discutir con un agente del Departamento dicho error en la declaración, la persona que pudiese brindar dichos servicios a “A” deberá ser un Especialista.
Por otro lado, la Sección 6071.01(d) del Código establece, entre otras cosas, que cualquier empleado de un patrono que prepare una planilla, declaración o formulario de reclamación de reintegro de su patrono, no se considerará un Especialista. Tampoco se considera Especialista un empleado del Departamento que prepare una planilla, declaración o reclamación de reintegro en el desempeño de sus deberes como empleado o funcionario del Departamento. De igual forma, aquella comunicación oral o asistencia que puedan brindar empleados del Departamento a un contribuyente serán consideradas como consultoría solamente, y no representarán alguna opinión o determinación administrativa de la agencia.
B. Representación de Contribuyentes
Toda persona que represente a algún contribuyente ante el Departamento con el fin de discutir, aclarar o resolver notificaciones relacionadas a la preparación y radicación de planillas, declaraciones o reclamaciones de reintegro, deberá ser un CPA o abogado con licencia vigente para ejercer la profesión en Puerto Rico, o un Especialista. Además, deberá estar debidamente autorizado por el contribuyente mediante el Modelo SC 2745 – Poder y Declaración de Representación (“Modelo SC 2745”), o completar el mismo a través de su cuenta en SURI.
Para propósitos de representación de contribuyentes en relación a notificaciones de errores matemáticos, ajustes en planilla o reparos, el Departamento determina que el practicante que represente a contribuyentes en tales casos deberá ser un CPA o abogado con licencia vigente para ejercer la profesión en Puerto Rico, o un Especialista. De igual forma, dicho practicante deberá presentar el Modelo SC 2745, o completar el mismo a través de su cuenta en SURI.
Por otro lado, un empleado pudiese preparar planillas, declaraciones o reclamaciones de reintegro para su patrono sin considerarse un Especialista. A pesar de ello, en el evento en que dicho patrono requiera ser representado ante el Departamento respecto a alguna notificación de error matemático, ajuste en planilla o reparos, el patrono deberá estar representado por un practicante conforme a lo discutido en esta Determinación Administrativa. En dichos casos, un empleado de dicho patrono pudiese representarlo si dicho empleado es un CPA o abogado con licencia vigente para ejercer la profesión en Puerto Rico, o un Especialista.
C. Fecha de Efectividad de Cambios Aplicables a Representantes de Contribuyentes
Conforme a lo anterior, y en aras de proveer un espacio para que Representantes puedan completar el proceso del registro como Especialista, las disposiciones de esta Determinación Administrativa entrarán en vigor comenzando el 1 de febrero de 2022. Dicho esto, a partir del 1 de febrero de 2022, las únicas personas que quedarán facultadas para representar a contribuyentes ante el Departamento en relación planillas, declaraciones o reclamaciones de reintegro, incluyendo aquellos errores matemáticos o notificaciones de deficiencia, serán los Especialistas.
Las disposiciones de esta Determinación Administrativa no serán de aplicación a aquellas gestiones que se realizan en el Departamento que no conllevan la revisión, radicación y/o preparación de formularios que resulten en la imposición, determinación o alguna responsabilidad contributiva por parte del contribuyente. Del mismo modo, no será de aplicación en caso de transacciones que no requiera información sustantiva para la determinación de responsabilidad contributiva, tales como efectuar el pago de alguna contribución, derecho de licencia o cualquier tipo de impuesto. A manera de ejemplo, un contribuyente pudiese delegar en un Representante, que no sea Especialista, el que pueda obtener certificaciones de radicación de planillas, deuda, o copias de formularios previamente radicados.
El Departamento se encuentra en estos momentos revisando los formularios y planillas que son presentadas por contribuyentes ante la agencia con el fin de que las mismas puedan incluir la información pertinente de los Especialistas, incluyendo su número de registro y firma.
D. Penalidades Aplicables a Personas que Ejerzan como Especialistas sin Estar Inscritos
El Código establece que toda persona que ejerza como Especialista sin estar inscrito en el Registro incurrirá en delito menos grave. De igual forma, a solicitud del Secretario, podrá iniciarse un procedimiento de interdicto a nombre del Gobierno de Puerto Rico contra cualquier persona que ejerza como especialista en planillas de contribución sobre ingresos en violación a las disposiciones del Código. Esta acción de interdicto no releva al infractor de ser procesado por la vía administrativa ni de ser sancionado criminalmente por las disposiciones al Código.
E. Registro de Especialistas Certificados
El Registro de Especialistas está disponible para todos los contribuyentes con el fin de que puedan revisar y asegurar que a quien contratan cumple con las disposiciones del Código y sus responsabilidades ante el Departamento. Dicho registro se encuentra de forma electrónica en la página principal del Sistema Unificado de Rentas Internas (“SURI”). Para acceder al enlace, deberá seleccionar bajo “Otros Servicios” la opción “Servicios”, y encontrará la opción “Lista de Especialistas en Planillas (activos)”.
El Departamento recomienda a todas las personas que realicen un pago para funciones que solo puede realizar un Especialista, según se detalla en esta Determinación Administrativa, a que verifique y confirme con el listado disponible en SURI a que con quien contrata está debidamente autorizado para proveer dichos servicios.
De igual forma, le recordamos a los contribuyentes que deben proteger la información relacionada a sus cuentas en SURI. La plataforma les permite a los contribuyentes otorgar acceso a aquellos Representantes o Especialistas para acciones específicas, con varios niveles de acceso y funciones a realizar. Por tal razón, las gestiones que haga un tercero mediante la plataforma SURI en representación de un contribuyente deben ser realizadas mediante la cuenta del representante con la debida autorización del contribuyente. Para más detalles sobre el proceso y tipos de acceso en SURI, se puede hacer referencia a la Carta Circular de Rentas Internas Núm. 20-12.
IV. Vigencia
Las disposiciones de esta Determinación Administrativa tendrán vigencia a partir del 1 de febrero de 2022.
Cordialmente,
Angel L. Pantoja Rodríguez
Subsecretario