I. Exposición de Motivos
El Plan Estratégico 2009-2012 del Departamento de Hacienda (Departamento) tiene como uno de sus objetivos simplificar el proceso de tramitación de las Planillas de Contribución sobre lngresos de lndividuos (Pianillas) de nuestros contribuyentes y por ende mejorar los servicios ofrecidos a estos.
Durante el pasado año contributivo, este trámite electrónico permitió que las Planillas fueran procesadas de una forma más efectiva: se minimizaron los errores en Ia entrada de datos, se agilizaron los procesos de envío de reintegros y se disminuyeron los errores matemáticos.
Por lo tanto, el Departamento tiene Ia obligación de buscar estrategias que aumenten el número de Planillas radicadas electrónicamente y a Ia misma vez facilitar y promover el uso de medios electrónicos para Ia transferencia de las mismas.
Esta Determinación Administrativa tiene el propósito de notificar a los Especialistas en Planillas, Declaraciones o Reclamaciones de Reintegros (Especialistas) que, comenzando con el año contributivo 2010 y de acuerdo a ciertos criterios especificados más adelante, toda Planilla de Contribución sobre lngresos de lndividuos preparada por un Especialista se rendirá mediante transferencia electrónica.
II. Discusión
La Sección 6131 del Código de Rentas lnternas de Puerto Rico de 1994, según enmendado (Código), dispone que el Secretario permitirá, mediante las reglas que establezca por media de carta circular o reglamento, que cualesquiera planillas, declaraciones o formularios requeridos por el Subtítulo A, así como el pago de cualesquiera contribuciones impuestas por dicho Subtítulo, puedan rendirse o efectuarse a través de medios electrónicos. Esta Sección en conjunto con Ia Ley Núm. 151 de 22 de junio de 2004, según enmendada, mejor conocida como Ley de Gobierno Electrónico, han sido Ia base para que a través de los años se hayan aumentado los mecanismos provistos por el Departamento para recibir de manera electrónica información contributiva y establecer, en el caso de patronos, agentes retenedores y otros, Ia obligación de someter dicha información mediante dichos medios (i.e. comprobantes de retención, declaraciones informativas, etc.).
De igual forma, el P. de Ia C. Núm. 3070 sobre Ia Reforma Contributiva (Proyecto) contiene en Ia Sección 6051.12 un lenguaje similar a Ia Sección 6131 del Código con Ia diferencia de que confiere Ia facultad expresa al Secretario de requerir Ia radicación electrónica de cualquier planilla, declaración o formulario requerido por cualquier subtítulo del nuevo código.
Ante Ia expectativa de que el Proyecto sea aprobado durante los primeros meses del año 2011 y considerando que el requerimiento de Ia radicación electrónica de Ia Planilla de Contribución sabre lngresos de lndividuos será uno de los primeros en ponerse en vigor, el Departamento ha determinado comenzar el proceso de manera transitoria con los Especialistas que tramitan cierto volumen de planillas.
Además de los beneficios mencionados anteriormente que provee Ia transferencia electrónica de las Planillas, tanto para los contribuyentes como para el Departamento, esta iniciativa es otra manera de contribuir con Ia campaña de Puerto Rico Verde y reducir Ia generación y procesamiento de papel que tanto perjudica al planeta.
Ill. Determinación
A tenor de lo anterior, todo Especialista que haya preparado un total de 20 Planillas o más para el año contributivo 2009 tendrá Ia obligación de rendir de forma electrónica las Planillas que prepare para el año contributivo 2010. De igual forma, cualquier Especialista que no cumpla con el parámetro de volumen requerido con respecto al año contributivo 2009, vendrá obligado a rendir las Planillas que prepare para el año contributivo 2010 una vez alcance el volumen requerido de 20 Planillas durante dicho año o cualquier año subsiguiente.
La radicación electrónica de cada Planilla estará sujeta a que Ia misma no esté restringida según se encuentra especificado en nuestra página de Internet: www.hacienda.gobierno.pr bajo Ia sección de Planillas y Formularios I Planillas En Línea. También, será requisito que el contribuyente autorice Ia transferencia y firma electrónica de Ia Planilla sujeto a las disposiciones del inciso (1) del parrafo (g) del Artículo 6171-1 del Reglamento Núm. 7899 de 22 de julio de 2010.
Los Especialistas deberán utilizar el código de acceso que le fuera enviado en años anteriores para Ia radicación electrónica de las Planillas de sus clientes. No obstante, si el Especialista no tiene su código de acceso o este se le extravió, deberá solicitar el mismo a travês del correo electrónico: regulacionyeducacion@hacienda.gobierno.pr. En dicho correo electrónico el Especialista deberá incluir su nombre y número de registro. Además, deberá proveer un número de teléfono para cualquier comunicación inmediata. Si el Especialista se registró recientemente conforme lo dispone Ia Sección 6170 del Código, deberá solicitar su código de acceso a través del referido correo.
El uso del archivo electrónico de las Planillas radicadas en el Departamento permitirá a los Especialistas cumplir con las disposiciones reglamentarias para el mantenimiento de documentos impuestas por el Código, sus reglamentos y publicaciones.
Por otro lado, el Departamento tiene el deber de asegurarse que nuestros Especialistas cumplan con los deberes, dispuestos en Ia Sección 6171 del Código, de actuar competentemente como conocedores de asuntos contributivos y de cumplir con las reglas y reglamentos emitidos bajo las disposiciones del Código. La radicación electrónica permitirá mantener un registro electrónico de fácil acceso para las evaluaciones futuras correspondientes a renovaciones del número de registro como Especialistas, así como Ia actualización y publicación expedita de los listados de los Especialistas registrados en el Departamento.
El Departamento se encuentra en el proceso de certificar las compañías que han desarrollado los programas y las aplicaciones pertinentes para radicar electrónicamente. A medida que dichas compañías se certifiquen, se publicarán bajo Ia sección de Planillas y Formularios I Planillas En Línea en nuestra página de Internet: www.hacienda.gobierno.pr.
IV. Vigencia
Las disposiciones de esta Determinación Administrativa tienen vigencia inmediata y sus disposiciones son de aplicación con respecto a las Planillas de Contribución sobre lngresos de lndividuos para años contributivos comenzados en o después del 1 de enero de 2010.
Para información adicional relacionada a las disposiciones de esta Determinación Administrativa, puede comunicarse a Ia División de Regulación de Ia Práctica y Educación Contributiva a través del correo electrónico: regulacionyeducacion@hacienda.gobierno.pr.
En Hacienda estamos para servirle.
Cordialmente,
Juan Carlos Puig