El Departamento de Hacienda (Departamento) ha considerado conveniente emitir esta Carta Circular con el propósito de aclarar ciertas prácticas admitidas en la radicación de planes de retiro ante el Departamento.
Para que las aportaciones a un plan de retiro puedan ser deducibles conforme a las disposiciones de la Sección 1023(n) del Código de Rentas Internas de Puerto Rico de 1994, según enmendado (Código), éstas deben caracterizarse como gastos ordinarios y necesarios incurridos durante el año contributivo en que se deducen como parte de la operación de una empresa o negocio. Por consiguiente, es necesario establecer el plan de retiro y el fideicomiso que recibe los fondos aportados al plan, dentro del mismo año contributivo en que se reclaman las deducciones y se establece el plan por primera vez.
El Departamento reconoce que las transacciones entre partes contratantes pueden darse en diversidad de modalidades, ya sea mediante documento público, privado, o una combinación de ambas. Por tanto, es necesario aclarar las prácticas aceptables por el Departamento para la radicación de planes de retiro y las escrituras de fideicomiso que los acompañan.
En los casos en que se radiquen planes de retiro para cualificación por el Departamento, la escritura de fideicomiso deberá ser otorgada dentro del mismo año contributivo en que se establece el plan. En los casos en que se utilicen escrituras matrices, maestras, o se trate de un fideicomisario sucesor (“successor trustee”) y el nuevo plan se adhiera a la misma mediante documentos de adopción (“adoption agreements”) o cualquier otro documento, será necesario que dicho documento tenga fecha cierta. Esto es, se requiere que dicho documento se formalice ante notario público mediante declaración jurada, garantizándose así que la adhesión a la escritura de fideicomiso por parte del plan se realizó durante el mismo año contributivo en que el plan se establece.
De forma alterna, la institución que presenta el plan ante el Departamento podrá cumplir con el requisito de fecha cierta sometiendo una declaración jurada ante notario público por un representante de dicha institución en la que se certifique y se incluya un listado de todos los planes procesados y registrados durante el año que no cumplen con el requisito de fecha cierta antes mencionado. Esta certificación deberá ser juramentada por dicho oficial en o antes del segundo día laborable del mes de enero siguiente al año en que se procesaron y registraron los planes. El listado deberá incluir (i) el nombre completo del contribuyente; (ii) el número de Seguro Social; (iii) dirección, y (iv) la fecha del cierre del plan.
La certificación y el listado deberán ser radicados en original y dos copias, así como en cinta magnética en el formato que el Departamento determine, mediante correo certificado o en persona ante la División de Planes de Retiro del Departamento de Hacienda en o antes del 15 de enero. Si ese día coincide en fin de semana o día feriado, el término se extenderá al próximo día laborable. Dicha certificación será de carácter final, y no podrá ser enmendada para añadir contribuyentes. De omitirse un contribuyente de la certificación, dicho contribuyente no habrá cumplido con el requisito de fecha cierta y, por consiguiente, no podrá tomar como deducción las aportaciones efectuadas al plan durante el año en controversia.
Además, se requiere que todos los planes 1165(e) firmados durante el transcurso del año sean radicados para su cualificación en o antes de la fecha límite para la radicación de la planilla de contribución sobre ingresos en la cual el auspiciador del plan reclamará la deducción permitida por las aportaciones efectuadas al plan.
Esta carta aplicará a la radicación de planes de retiro cualificados para los años contributivos 1999 en adelante.
Recuerde, en Hacienda estamos para servirle.
Xenia Vélez Silva