El articulo 7b de la Ley de Contabilidad del Gobierno de Puerto Rico, Ley Núm. 230 del 23 de julio de 1974, según enmendada, dispone, que todos los fondos públicos de las agencias o dependencias del gobierno se depositarán en su totalidad en la cuenta bancaria corriente del Secretario de Hacienda o en cualquier otra cuenta bancaria que él crea conveniente establecer. De acuerdo a dicha disposición de Ley, para abrir una cuenta bancaria en cualquier institución financiera la agencia o dependencia debe obtener primero autorización del Secretario de Hacienda.
Se emite esta Carta Circular para establecer los procedimientos a seguir por las Agencias o dependencias, para solicitar al Secretario de Hacienda la autorización para abrir una cuenta bancaria, incluyendo los Oficiales Pagadores Especiales.
Procedimientos para la solicitud y autorizaciÓn para abrir cuentas bancarias
1. La Agencia preparará un memorándum explicativo de solicitud de cuenta bancaria, en el que debe establecer los siguientes conceptos: (1) propósito de la cuenta bancaria, (2) procedencia de los fondos a ser depositados, el concepto de los mismos, (3) usos de la cuenta bancaria, (4) requisitos de balance mínimo y/o colateral por la institución bancaria u otra entidad externa, (5) costos bancarios asociados a la cuenta y servicios bancarios solicitados, (6) cifras y cuentas contables a ser utilizados y (7) base legal, si alguna, para abrir la cuenta bancaria. Este memorando deberán enviarlo a la Secretaría Auxiliar de Contabilidad Central del Departamento de Hacienda.
2. Se utilizará el modelo SC 827, Solicitud y Aprobación para Abrir una Cuenta Bancaria. (Anejo 1)
3. El Modelo SC 827 se preparará, según indicado:
a. En el encasillado Solicitud y Aprobación para Abrir una Cuenta Bancaria indicarán el nombre del solicitante y el puesto o función que realiza.
b. En el encasillado de Uso que se le dará a la Cuenta deberá indicar cuál es la necesidad real y base legal, si alguna, para abrir la cuenta.
c. En el encasillado Observaciones deberán indicar aquella información que entiendan sea de utilidad para evaluar la solicitud, tal como las razones que se tengan para seleccionar el banco de su preferencia o por lo que interesan transferir la cuenta. En caso de que la solicitud sea porque el Oficial Pagador Especial cesará en sus funciones, deberá indicarse la fecha de cese de este.
d. En el encasillado Banco en que Desea Abrir o Transferir la Cuenta deberán indicar, en orden de preferencia, los nombres, sucursales y direcciones de tres bancos depositarios de fondos públicos en que se desea establecer la cuenta.
e. El Director de Finanzas firmará el Modelo y lo enviará a la aprobación del Jefe de la Agencia o su Representante Autorizado, el cual debe ser un funcionario de alto nivel, como el Secretario o Subsecretario.
4. En los casos de Oficiales Pagadores Especiales o Auxiliares procederán como sigue:
a. Enviarán el original y una copia del Modelo SC 827 a la División de Oficiales Pagadores Especiales del Negociado de Intervenciones de este Departamento y retendrán una copia para sus records. Cuando la cuenta bancaria se esté solicitando para comenzar funciones como Oficial Pagador Especial, acompañarán, además, copia del Modelo SC 796, Solicitud y Nombramiento del Oficial Pagador Especial. (Anejo 2)
b. La División de Oficiales Pagadores Especiales retendrá una copia del Modelo SC 827 y enviará el original a la Secretaría Auxiliar del Área de Contabilidad Central para la aprobación correspondiente.
5. Una vez debidamente completado el Modelo SC 827, la agencias o dependencias enviarán el original del Modelo SC 827 a la Secretaría Auxiliar de Contabilidad Central. Con el Modelo acompañarán el memorando de solicitud de apertura de cuenta bancaria y la propuesta de Servicios Bancarios provista por la institución financiera.
6. La Agencia solicitará al Área de Contabilidad Central de Gobierno una cifra contable para contabilizar las transacciones de la cuenta bancaria solicitada, la cuenta de mayor general del registro de cuenta bancaria.
7. La Secretaría Auxiliar de Contabilidad Central, evaluará la solicitud de apertura de cuenta bancaria. La evaluación y determinación será enviada a la Secretaría Auxiliar del Área del Tesoro, para su aprobación o denegación final. En aquellos casos que la solicitud proceda y sea aprobada, se enviará el original a la Agencia. En caso de Oficiales Pagadores Especiales, enviará el original a la División de Oficiales Pagadores Especiales del Negociado de Intervenciones de este Departamento.
8. Una vez asignada la cuenta contable, procederá a llevar el original del Modelo SC 827 a la institución bancaria donde abrirá la cuenta. La institución bancaria no podrá abrir cuenta bancaria alguna sin tener debidamente aprobada la forma SC 827 por el Secretario de Hacienda, o el Secretario Auxiliar de Contabilidad Central y la firma del Secretario Auxiliar del Área del Tesoro o su representante autorizado.
9. La Agencia, una vez abra la cuenta bancaria, notificará por escrito a la División de Conciliación del Área del Tesoro y al Negociado de Sistemas Fiscales el número de la cuenta asignada, el nombre y dirección del banco. Cuando la cuenta sea para un Oficial Pagador Especial, le notificará, además, dicha información a la División de Oficiales Pagadores Especiales de este Departamento.
10. De no aprobarse la apertura de la Cuenta, el Secretario Auxiliar de Contabilidad Central y el Secretario Auxiliar de Tesoro, notificarán a la Agencia las razones para tomar esta decisión.
DISPOSICIONES GENERALES
1. Las instituciones bancarias no podrán abrir cuenta bancarias a ninguna agencia o dependencia sin la aprobación del Secretario de Hacienda o el Secretario Auxiliar de Contabilidad Central y el Secretario Auxiliar del Área del Tesoro. La institución bancaria podrá solicitar confirmación de la autorización, si lo necesitara, a la Secretaría Auxiliar de Contabilidad Central.
2. Toda solicitud de cuenta bancaria para servir de colateral para garantizar pagos futuros de bienes o servicios estará totalmente denegada. El Reglamento 31, Pago por Anticipado de Bienes o Servicios al Gobierno de Puerto Rico regula los pagos por adelantados, depósitos y/o garantías para la prestación de servicios.
3. Los costos bancarios asociados a las cuentas bancarias serán responsabilidad entera de la Agencia que solicitó la apertura de la cuenta, y dichos costos bancarios deberán ser contabilizados contra el presupuesto de la agencia.
4. Las siguientes agencias o dependencias están excluidas de esta carta circular: (1) la Administración de Tribunales de Puerto Rico, (2) los tribunales de Puerto Rico, (3) la Rama Legislativa , (4) la Oficina de Ética de Puerto Rico y (5) la Oficina del Contralor.
Esta Carta Circular deroga la Carta Circular # 1300-55-07 del 14 de junio de 2007 y la Carta Circular 1300-22-09 del 23 de febrero de 2009.
El texto de esta Carta Circular está disponible en nuestra página de Internet en la dirección: http://www.hacienda.gobierno.pr/sobre-hacienda/publicaciones/contabilidad-central/cartas-circulares-de-contabilidad-central.
Será responsabilidad de las agencias hacer llegar las disposiciones de esta Carta Circular al personal de las oficinas de finanzas, contabilidad y otro personal responsable de solicitar cuentas bancarias.
Cordialmente,
Juan Zaragoza, CPA
Secretario de Hacienda