Carta Circular Núm. 1300-34-16 (Derogado)

Estimados señores:

Este Departamento establece anualmente las normas a seguir con relación a las transacciones que afectan las asignaciones presupuestarias. Esta Carta Circular se emite con el propósito de impartir las instrucciones a seguir por los Oficiales Pagadores Especiales (OPE’s) al cierre del año presupuestario 2015-16.

DISPOSICIONES ESPECÍFICAS

1. La fecha límite para emitir órdenes de compra será el 3 de junio de 2016.  En estos casos la fecha de entrega de los bienes o servicios a ser recibidos debe ser antes del 21 de junio de 2016.
2. Tendrán hasta el 3 de junio de 2016 para solicitar los anticipos de fondos a usarse en el mes de junio. Los OPE's deberán solicitar el importe preciso  para cubrilos  gastos  a  incurrirse  durante  el  mes  de  junio,  o  sea,  para  las  facturas pendientes de pago de meses anteriores más las compras emitidas al 3 de junio de 2016.
3. Los OPE’s y sus Auxiliares harán las gestiones para liquidar las cuentas, gastos y compromisos pendientes de pago antes del 17 de junio de 2016.
4. Los  funcionarios  autorizados  a  incurrir  en  compromisos  u  obligaciones deberán certificarle a los OPE’s de sus agencias, antes del 3 de junio de 2016, todas las facturas pendientes de liquidar correspondientes a bienes y servicios recibidos durante el año presupuestario 2015-16.
5. Es necesario que los OPE’s informen a este Departamento las facturas a pagarse después del cierre del año presupuestario.  Para estos propósitos, prepararán el Modelo SC 753,  Relación de Facturas a Pagarse por Bienes y Servicios Recibidos y de Contratos de Servicios Profesionales y Consultivos a Pagar en Junio (Anejo 1), con la información  de los  bienes y servicios  recibidos hasta  el  30 de junio de 2016.  Al preparar este Modelo, deben agrupar la información por asignación, cuenta de gasto a pagarse y sector económico.  En el espacio DESCRIPCION, indicarán una breve descripción del gasto.
6. Todos los OPE’s que tengan fondos disponibles, ya sean estatales o federales, tienen que devolverlos no más tarde del 17 de junio de 2016.  Sólo podrán retener el importe correspondiente al pago de los compromisos facturados, cargos por servicios bancarios, los pagos de los servicios profesionales y consultivos y de las nóminas del mes de junio, en aquellos casos que pagan nómina.  El dinero a retener debe ser igual al balance de las cuentas a pagar,  según lo informado en el Modelo SC 753.  Tendrán hasta el 15 de julio de 2016 para efectuar estos pagos.  Para retener dichos fondos, los OPE’s no tendrán que originar comprobantes afectando la contabilidad de junio de 2016.Deberán preparar, además, el Modelo SC 753.1,  Resumen de Cuentas a Pagar al 30 de junio de 2016 (Anejo II).  En el mismo agruparán las cuentas a pagar, dentro de cada fondo, por objeto de gasto.  Para ello tomarán la información indicada en las columnas: CUENTA  DE  GASTO, FONDO y SE del Modelo SC 753.  La información a resumirse en el Modelo SC 753.1 será la de las cuentas de asignación cuya autoridad para gastar está limitada a un año específico (2015-16) y las que tienen autorizadas sin dicha limitación dentro de los Fondos 200, 300, 400, 500 y 700.  La clasificación de las cuentas por clase de acreedor debe ser la correcta, ya que este Departamento utiliza esa información al determinar las cuentas a  pagar  para  efectos  de los  estados  financieros  del  Gobierno de Puerto Rico.
7. El OPE  tendrá hasta el 15 de julio de 2016 para entregar la Cuenta Corriente y Liquidación correspondiente al mes de junio de 2015.
8. En los casos de contratos de servicios profesionales y consultivos, las facturas correspondientes a junio deben recibirse en las agencias no más tarde del 15 de julio de 2016.
9. Los OPE’s que al 17 de junio de 2016 tengan fondos no comprometidos efectuarán la devolución de los mismos, según se indica a continuación:

a. El Oficial Pagador Auxiliar (OPA) que tenga efectivo obtendrá un giro por el total de los fondos a devolver.  Entregará el mismo al Oficial Pagador Especial para su endoso a favor del Secretario de Hacienda.

b. Los OPE y OPA que tengan cuenta de cheque emitirán una comunicación al Área del Tesoro del Departamento de Hacienda en la cual solicitarán la transferencia de los fondos a devolver de la cuenta del OPA u OPE, según corresponda, a la cuenta del Secretario de Hacienda (cuenta del Banco Popular de Puerto Rico #030-049458) mediante los Modelos SC 155, Devolución de Fondos del Oficial Pagador Especial al 30 de junio de 2016 (Anejo III) y el Modelo SC 155.1, Devolución de Fondos del Oficial Pagador Auxiliar al 30 de junio de 2016 (Anejo IV). Enviarán copia de la comunicación a la División de Oficiales Pagadores Especiales del Área de Contabilidad Central de Gobierno.

c. En los casos que por alguna razón el OPE u OPA tenga que realizar la devolución de los fondos mediante cheque lo depositará en el Banco Popular de Puerto Rico al crédito de la cuenta corriente del Secretario de Hacienda (cuenta  # 030-049458).  El depósito se efectuará no más tarde de las 2:30 p.m. del 17 de junio de 2016.   El Banco Popular de Puerto Rico emitirá  un  Aviso  de  Crédito,  en  original y copia y lo enviará al Área del Tesoro de este Departamento.  Este Aviso de Crédito deberá identificarse con la frase Devolución Saldos - Año Presupuestario 2015-16.

d. Una vez efectuado el depósito, prepararán los Modelos SC 745, Comprobante de Remesa y SC 714, Hoja de Control PRIFAS con fecha del 17 de junio de 2016, acompañados del original de la Hoja de Depósito del Banco Popular de Puerto Rico.

e. Para ajustar el anticipo, preparará el Modelo SC 710, Comprobante de Jornal, con el código de transacción JP con un débito a la cuenta F6110 y un crédito a la cuenta A1067.  Es necesario que envíen los mencionados Modelos SC 745 y SC 710 al Negociado de Intervenciones de este Departamento no más tarde del 30 de junio de 2016, junto con el original y copia de los Modelos SC 753 y SC 753.1.

f. Los Modelos SC 710, SC 745, SC 753 y SC 753.1 se recibirán en el Negociado de Intervenciones de este Departamento para verificar su corrección.  Dicho Negociado enviará al Área del Tesoro el original del Modelo SC 745 y al Negociado de Cuentas el original del Modelo SC 753.1, con una copia del Modelo SC 753.  Retendrán el original del Modelo SC 753 y las copias de los Modelos SC 745 y SC 753.1, para futuras intervenciones de la Oficina del Contralor y de este Departamento.

10. Los OPE’s que tengan cheques caducos deberán incluirlos en la liquidación de las     cuentas acompañados del Comprobante de Jornal para cancelar los mismos y revertirlos al fondo de origen.

DISPOSICIONES GENERALES

Bajo ninguna circunstancia el OPE tendrá después del 17 de junio de 2016 saldo alguno para el cual éste no haya justificado su retención, según establecido en el Artículo XIII (d) del Reglamento Núm. 9.

1. Los OPE’s que efectúen pagos contra asignaciones o fondos especiales individuales, dentro de los Fondos 200, 300, 400, 500 y 700, prepararán  un Modelo SC 745, y un Modelo SC 710, con el código de  transacción JP, para  la  devolución de los saldos
2. que no van a utilizar debido a que no tienen compromisos u obligaciones pendientes de pago o cuando se cumpla el propósito para el cual se crearon las asignaciones continuas.
3. Es necesario que se cumpla con las fechas límite establecidas en esta Carta Circular, según se resumen en el Anejo (V), ya que no se eximirá a ninguna agencia de cumplir con dichas fechas límite y con las demás disposiciones aquí establecidas.
4. Las agencias podrán reproducir los Modelos SC 155, SC 155.1, SC 753 y SC 753.1 en sus propias facilidades, igual a los diseños que se acompañan.
5. El Departamento de Hacienda se reserva el derecho de no autorizar desembolsos y/o adelantos a las agencias, por incumplimiento con las fechas establecidas en esta Carta Circular. Además, a revocar el nombramiento del OPE en los casos en que se incumpla con las mismas en más de una ocasión.
6. Los Oficiales Pagadores Especiales deberán rendir su cuenta corriente mensual dentro de los primeros 10 días laborables después de finalizado el mes objeto de informe, según establecido en el Reglamento Núm. 9, Reglamento de Normas Básicas para los Oficiales Pagadores Especiales Nombrados por el Secretario de Hacienda; Y Para Derogar el Reglamento Núm. 6961, El Reglamento Núm. 7199 y el Reglamento Núm. 7279.

Esta Carta Circular deroga la Carta Circular Núm. 1300-19-15, aprobada el 27 de abril de 2015.

El texto de esta Carta Circular está disponible en nuestra página de Internet en la dirección: www.hacienda.gobierno.pr/sobre-hacienda/publicaciones/contabilidad-central /cartas-circulares-de-contabilidad-central.

Será responsabilidad de las agencias hacer llegar las disposiciones de esta Carta Circular al personal responsable de preparar y tramitar los comprobantes de pago y obligaciones, en especial a los Oficiales Pagadores Especiales y Auxiliares.

Cordialmente,

Juan C. Zaragoza Gómez           

Secretario de Hacienda

Anejo