Estimados señores:
El Reglamento Núm. 25 de 31 de enero de 2012, Recaudación, Depósito, Control y Contabilidad de Fondos Públicos Recaudados por Recaudadores Oficiales o Sustitutos y sus Auxiliares; y para derogar el Reglamento Núm. 7243 del 3 de noviembre de 2006, dispone entre otras cosas, que los Recaudadores Oficiales serán responsables de contabilizar, diariamente o una vez por semana, el importe de los valores recaudados y depositados mediante el Modelo SC 745, Comprobante de Remesa.
El propósito de esta Carta Circular es informarles las fechas límites para que los Recaudadores envíen al Área del Tesoro de este Departamento los informes de recaudaciones. Es importante que cumplan con dichas fechas para que la conciliación bancaria de la cuenta corriente del Secretario de Hacienda pueda completarse con la premura deseada.
Los Recaudadores bajo el Sistema Auxiliar de Ingresos de Recaudaciones (SAIR) efectuarán los depósitos y prepararán diariamente el Comprobante de Remesa. Además, enviarán diariamente a la División de Contabilidad de Ingresos del Área del Tesoro, el Modelo SC 1218, Detalles de Ingresos, el Modelo SC 1230, Detalle de Valores a Depositarse y las hojas de depósito. También deberán asegurarse que las cuentas y aportaciones federales tengan vigencia y suficiente estimado de ingreso para contabilizar las mismas.
Los Recaudadores que no estén bajo el referido Sistema enviarán el Comprobante de Remesa al Área del Tesoro acompañado de los documentos antes mencionados no más tarde del tercer día laborable de la semana siguiente a la que se efectúen los cobros a contabilizar.
Ejemplo
:
En los casos en los que el Comprobante de Remesa sea preparado por los Oficiales Pagadores Especiales para devolver los fondos correspondientes al año presupuestario 2017 deberán enviar dicho Comprobante al Área del Tesoro acompañado de su hoja de depósito, no más tarde del 21 de junio de 2017.
Es necesario que al finalizar el mes, todos los depósitos realizados estén contabilizados en el período contable que le corresponde.
En caso de que la División de Contabilidad de Ingresos devuelva los Comprobantes de Remesa para corrección, deberán tomar las medidas para enviar los mismos a contabilizar dentro de los próximos cinco (5) días laborables después de la fecha de devolución. Los Comprobantes de Remesa (Ingreso) correspondientes al mes de junio, tendrán cinco (5) días laborables para corregirlos. La fecha pautada para el cierre del año presupuestario será no más tarde del 30 de junio de 2017.
De existir alguna dificultad con la contabilidad de las remesas, deben notificarlo de inmediato a la División de Contabilidad de Ingresos del Área del Tesoro al (787) 724-1339.
Esta Carta Circular deroga la Carta Circular Núm. 1300-26-16 del 7 de abril de 2016.
El texto de esta Carta Circular está disponible en nuestra página de Internet en la dirección: www.hacienda.gobierno.pr/sobre-hacienda/publicaciones/contabilidad-central/cartas-circulares-de-contabilidad-central.
Es responsabilidad de las agencias hacer llegar las disposiciones de esta Carta Circular a los Recaudadores Oficiales y Oficiales Pagadores Especiales.
Cordialmente,
Lcdo. Raúl Maldonado Gautier, CPA
Secretario de Hacienda