Estimados señores:
La División de Seguro Social del Área de Contabilidad Central de Gobierno es responsable, entre otras cosas, de efectuar quincenalmente los pagos al Servicio de Rentas Internas Federal (IRS, por sus siglas en inglés) por concepto de las contribuciones al Seguro Social y Medicare de los empleados del gobierno central y de la aportación patronal correspondiente, conforme a los datos generados por el Sistema RHUM al procesar las nóminas.
La Publicación 957 del Servicio de Rentas Internas Federal “IRS Publication 957-Reporting Back Pay and Special Wage Payments to the Social Security Administration”, establece el proceso a seguir para reportar a la Administración de Seguro Social los pagos de salarios retroactivos (back pays) de algún empleado del gobierno.
Los pagos de salarios retroactivos pueden surgir por diversas razones, como lo son demandas ganadas por un empleado en los tribunales, entre otras.
El propósito de esta Carta Circular es para requerir que, las agencias que procesan sus nóminas a través del Sistema RHUM y tienen sus fondos bajo la custodia del Departamento de Hacienda, informen a la División de Seguro Social de este Departamento todo pago de salario retroactivo que se vaya a realizar a un empleado del gobierno central.
DISPOSICIONES GENERALES
- Todo salario devengado por un empleado en exceso de $200,000.00 debe ser informado por la agencia a la División de Seguro Social en el periodo de nómina que se realice o se pague. Favor de referirse a la CC 1300-15-17 sobre el proceso de pago de la contribución adicional al Medicare de .9% de los salarios pagados a empleados en exceso de $200,000.00 en un año natural.
- Cuando las agencias tramiten un pago de salario retroactivo de algún empleado del gobierno deben informar a la División de Seguro Social si el mismo se va a realizar en un pago global o a plazos.
- Las agencias deben de someter a la División de Seguro Social, antes de proceder con el pago, la siguiente información:
- El número de seguro social del empleado.
- Un listado con el nombre y dos apellidos del empleado. Además, deben indicar si el empleado está activo en la agencia o si está retirado.
- El periodo de nómina en el cual se generará el pago.
- Indicar si el empleado está acogido a los beneficios del seguro social.
De tener alguna duda sobre este particular se pueden comunicar con la División de Seguro Social al 787-721-2020 exts. 3300 ó 3301.
El texto de esta Carta Circular está disponible en nuestra página de Internet. Puede acceder al mismo, visitando: http://www.hacienda.gobierno.pr/sobre-hacienda/publicaciones /contabilidad-central/cartas-circulares-de-contabilidad-central.
Agradeceremos que hagan llegar las disposiciones de esta Carta Circular al personal encargado de los asuntos de Seguro Social en las áreas de nómina y/o finanzas de las agencias.
Cordialmente,
Lcdo. Raúl Maldonado Gautier, CPA
Secretario de Hacienda