Estimados Señores:
La Ley de Contabilidad del Gobierno de Puerto Rico, Ley Núm. 230 de 23 de julio de 1974, según enmendada, establece como política pública que la contabilidad del Gobierno de Puerto Rico refleje claramente los resultados de sus operaciones financieras, provea la información financiera necesaria para la administración de las operaciones gubernamentales y para la preparación y ejecución del presupuesto, y constituya un control efectivo sobre los ingresos, desembolsos, fondos, propiedad y otros activos del gobierno.
Además, la Ley Núm. 25 de 8 de diciembre de 1989 dispone, en su Artículo 3 que las agencias deberán tramitar al Secretario o Pagador, según sea el caso, todos los documentos de pago de los proveedores en un término que no excederá de veinte días (20) laborables contados a partir de la fecha de recibo de las facturas comerciales y demás documentos justificativos de la obligación que sean necesarios para efectuar el pago.
El Sistema de Contabilidad Central (PRIFAS, por sus siglas en inglés) tiene como objetivo principal, el manejar y mantener un control del presupuesto del Gobierno de Puerto Rico, además de agilizar la entrada de las transacciones financieras de las agencias cuyos fondos están bajo la custodia del Secretario de Hacienda. Para mantener el control presupuestario y de gastos es necesario que las transacciones que requieren el desembolso de fondos públicos se registren en el Sistema PRIFAS de forma inmediata. De esta forma, los gastos, los compromisos (obligaciones) y los balances disponibles en los fondos que refleje el Sistema PRIFAS serán unos más precisos y confiables para la toma de decisiones.
Por otro lado, la Ley para la Supervisión, Administración y Estabilidad Económica de Puerto Rico o PROMESA, por sus siglas en inglés, requiere que el Gobierno de Puerto Rico someta a la Junta de Control Fiscal informes semanales sobre el flujo de efectivo, así como informes mensuales de ingresos, gastos, presupuesto, nómina, fondos federales recibidos y desembolsados, entre otros. Para cumplir con este requisito y proveer información actualizada y confiable es necesario tener registradas todas las transacciones que afecten la contabilidad del gobierno.
Se emite esta Carta Circular para requerir a las agencias en las versiones PRIFAS 7.5 y People Soft 8.4, 8.9 y 9.1 que registren en el sistema de contabilidad todas las facturas recibidas no más tarde de los 20 días laborables contados a partir del recibo de la facturas y documentos justificantes, según lo requiere la Ley Núm. 25 antes indicada. Durante este término las agencias deberán preintervenir las facturas para asegurar su legalidad de acuerdo con la ley y reglamentación vigente. Estas directrices son de aplicación inmediata.
El texto de esta Carta Circular está disponible en nuestra página de Internet. Puede acceder al mismo, visitando: http://www.hacienda.gobierno.pr/sobre-hacienda /publicaciones /contabilidad-central/cartas-circulares-de-contabilidad-central.
Agradeceremos que hagan llegar las disposiciones de esta Carta Circular a los funcionarios responsables de entrar las facturas en el sistema de contabilidad del gobierno.
Cordialmente,
Lcdo. Raúl Maldonado Gautier, CPA
Secretario de Hacienda