Estimados señores:
La Ley Núm. 230, Ley de Contabilidad del Gobierno de Puerto Rico del 23 de julio de 1974, según enmendada, establece, entre otras cosas, que el Secretario de Hacienda se asegurará que haya coordinación entre los sistemas y procedimientos de contabilidad de cada dependencia o entidad corporativa gubernamental y la contabilidad del gobierno de Puerto Rico. Dicha información será la base para mantener una contabilidad de gobierno uniforme y coordinada, y proveer un cuadro completo de los resultados de las operaciones financieras de cada dependencia.
Por otro lado, la Ley para la Supervisión, Administración y Estabilidad Económica de Puerto Rico o PROMESA, por sus siglas en inglés, requiere que el Gobierno de Puerto Rico someta a la Junta de Control Fiscal informes semanales sobre el flujo de efectivo, así como informes mensuales de ingresos, gastos, presupuesto, nómina, fondos federales recibidos y desembolsados, entre otros.
Para tener un cuadro económico completo del Gobierno de Puerto Rico es necesario se realicen cierres contables mensuales tanto como anuales.
Se emite esta Carta Circular para asegurar que las transacciones financieras del Gobierno de Puerto Rico se contabilicen a tiempo de manera que muestren con claridad los resultados operacionales dentro del periodo contable correspondiente. Además, para cumplir con los informes requeridos por la Junta de Control Fiscal.
DISPOSICIONES ESPECÍFICAS
Se requiere, de forma inmediata, que todas las agencias en el sistema financiero central PRIFAS 7.5, y en las versiones People Soft 8.4, 8.9, 9.1 tengan al día su información financiera. Esto incluye, sin limitarse, a lo siguiente:
-Interfaces con el Departamento de Hacienda y la corrección de cualquier jornal que impida la contabilización de las transacciones.
-Corrección de errores en las nóminas.
-Cancelación de cheques cuyo pago no procede.
-Corrección de remesas o avisos de crédito, débito o depósitos pendientes sin contabilizar.
-Conciliación de las cuentas bancarias para las agencias en las versiones People Soft 8.4, 8.9 y 9.1.
-Las agencias que poseen Oficiales Pagadores Especiales deberán someter la liquidación de la cuenta mensual y la conciliación bancaria dentro de los 10 días laborables luego de terminado el mes, según lo requiere el Reglamento 9, Normas Básicas para los Oficiales Pagadores Especiales Nombrados por el Secretario de Hacienda.
-Liquidaciones de anticipos de fondos para viajes al exterior otorgados a funcionarios dentro de los tres días laborables luego del regreso del viaje.
-Cualquier otra transacción o procedimiento que no haya sido antes mencionado que afecte el cierre del periodo contable. Para las fechas de cierre deberán referirse a la Carta Circular 1300-24-16, Fechas Límites para la Corrección y Aprobación de Transacciones y Cierre de los Períodos Contables del Año Fiscal 2016-2017 en los Sistemas Financieros PRIFAS 7.5 y People Soft 8.4, 8.9 y 9.1
Las agencias en People Soft 8.4, 8.9 y 9.1 deberán informar al Secretario Auxiliar del Área de Contabilidad Central de Gobierno el estatus de sus interfaces, así como de sus conciliaciones bancarias, en o antes del próximo 3 de febrero de 2017. De estas, las que tengan atrasos en sus interfaces deberán destacar personal en el Departamento de Hacienda hasta que su contabilidad se ponga al día. Los mismos deberán reportarse a la Oficina 312 del Departamento de Hacienda a partir del próximo 3 de febrero de 2017.
De tener alguna duda sobre el particular se pueden comunicar con el Secretario Auxiliar del Área de Contabilidad Central de Gobierno al 787-721-2020 ext. 2346.
El texto de esta Carta Circular está disponible en nuestra página de Internet. Puede acceder al mismo, visitando: http://www.hacienda.gobierno.pr/sobre-hacienda /publicaciones /contabilidad-central/cartas-circulares-de-contabilidad-central.
Será responsabilidad de las agencias hacer llegar las disposiciones de esta Carta Circular al personal de sus oficinas de Finanzas, particularmente a los responsables de los procesos de cierre de períodos contables en los Sistemas Financieros PRIFAS 7.5 y People Soft 8.4, 8.9, 9.1 y los Sistemas de Nómina.
Cordialmente,
Lcdo. Raúl Maldonado Gautier, CPA
Secretario
Departamento de Hacienda