Estimados señores:
La Ley Núm. 230, aprobada el 23 de julio de 1974, según enmendada, conocida como Ley de Contabilidad del Gobierno de Puerto Rico, dispone, entre otras cosas, que el Secretario preparará, al terminar cada año económico, informes generales para la Asamblea Legislativa, para el Gobernador y para el público, que presente claramente el resultado de las operaciones financieras del Gobierno. Además, debe cumplir con los requerimientos aplicables relacionados con la divulgación de información financiera a los mercados de valores.
La Ley Núm. 273 del 10 de septiembre de 2003, según enmendada, Ley de Normas Contractuales sobre Independencia en las Auditorías Externas de Entidades Gubernamentales, dispone que en todos aquellos casos en que se les requiera a cualquier entidad de gobierno la contratación de auditores externos para realizar auditorías financieras, el contrato se otorgará noventa (90) días antes del cierre del año fiscal a ser auditado.
Por otro lado, la Junta de Supervisión Fiscal para Puerto Rico ha establecido fechas para la entrega de los estados financieros auditados del Gobierno de Puerto Rico. Esto requiere una planificación detallada de manera que se cumpla con los objetivos establecidos.
Esta Carta Circular se emite para, entre otras cosas, recordar a las agencias las fechas límite para la contratación de los auditores externos y disponer otros requisitos importantes para la auditoria de los estados financieros del periodo que terminará el próximo 30 de junio de 2018.
- Las agencias se asegurarán que la contratación de auditores externos, así como cualquier consultor, u otro profesional que sea indispensable para la culminación a tiempo de los trabajos de auditoría 2017-2018 se realice en o antes del 31 de enero de 2018.
- Los requisitos para la contratación de auditores externos se encuentran descritos en la Carta Circular 1300-23-07, Información sobre el Single Audit Act.
- Las copias de los contratos formales se deberán enviar al Área de Contabilidad Central de Gobierno del Departamento de Hacienda, en o antes del 7 de febrero de 2018 o 5 días laborables, luego de la firma de los contratos.
- Será responsabilidad de las entidades gubernamentales emitir sus estados financieros en o antes del próximo 30 de agosto de 2018.
- Las agencias deberán mantener sus cierres contables al día de manera que no atrasen el proceso de emisión de los estados financieros.
- Las entidades gubernamentales coordinarán con los auditores externos para que comiencen a realizar trabajos de auditoría interinos el 1 de marzo de 2018.
- Los estados financieros deben estar listos en o antes del 30 de agosto del 2018.
El Departamento de Hacienda no otorgará prórroga para la emisión de los estados financieros. Cualquier entidad gubernamental que incumpla con las fechas aquí establecidas será referida a la atención del Gobernador de Puerto Rico.
Esta Carta Circular deroga la Carta Circular Núm. 1300-22-17, aprobada el 22 de marzo de 2017.
El texto de esta Carta Circular, así como el correspondiente a la Carta Circular sobre el Single Audit Act están disponible en nuestra página de Internet en la dirección: http://www.hacienda.pr.gov/sobre-hacienda/publicaciones/contabilidad-central/cartas-circulares-de-contabilidad-central.
Es responsabilidad de cada agencia y unidad componente cumplir con todas las disposiciones que regulen el proceso de contratación de servicios profesionales de auditorías externas.
Cordialmente,
Lcdo. Raúl Maldonado Gautier CPA
Secretario de Hacienda