I. BASE LEGAL
La Ley Núm. 230 de 23 de julio de 1974, Ley de Contabilidad del Gobierno de Puerto Rico, según enmendada, (Ley 230) establece que el Secretario de Hacienda (Secretario) en coordinación con las dependencias y entidades corporativas, será responsable de diseñar o aprobar la organización fiscal, los sistemas de contabilidad y los procedimientos de pagos e ingresos de todas las dependencias y entidades corporativas, los cuales incorporarán las tecnologías de información y dispondrán para que la facturación, trámite y pago de toda obligación se realice a través de documentos electrónicos. Además, la Ley 230 establece que el Secretario será responsable de diseñar la organización fiscal, el sistema de contabilidad y los procedimientos de pagos e ingresos necesarios para llevar la contabilidad central y de preparar los informes de todas las operaciones del Gobierno.
La Orden Ejecutiva 2021-018, emitida por el Gobernador de Puerto Rico el 9 de marzo de 2021, designó al Secretario como Principal Oficial Financiero del Gobierno de Puerto Rico (CFO, por sus siglas en inglés). Dicha Orden centraliza en la figura del CFO todas las funciones y responsabilidades de control y gestión financiera en Puerto Rico. También dispone que el CFO establecerá los principios y normas generales que deberán seguirse en la contabilidad de ingresos, las asignaciones y desembolsos de fondos públicos, y será responsable de implementar medidas correctivas para atender la emergencia fiscal y desarrollar las metas y objetivos a largo plazo de responsabilidad fiscal. Además, faculta al CFO a diseñar e intervenir en las unidades contables y financieras de las agencias, instrumentalidades y corporaciones públicas que se relacionan o intervienen con el trámite, control y contabilidad de las propiedades y fondos públicos.
El 27 de enero de 2022, la Junta de Supervisión y Administración Financiera para Puerto Rico certificó un nuevo Plan Fiscal para Puerto Rico, con miras a que el Gobierno logre responsabilidad financiera y acceso a los mercados de capital. Como parte del nuevo Plan Fiscal, se delinearon varias iniciativas a ser realizadas por el CFO. La Sección 13.2.1 del Plan Fiscal dispone las acciones que debe llevar a cabo el Gobierno de Puerto Rico para la implementación del Sistema Centralizado de Planificación de Recursos (ERP, por sus siglas en inglés) que será liderado por el Secretario y CFO. Particularmente, se establecen las siguientes acciones: depuración de datos para garantizar que el nuevo sistema no contenga información inexacta; cambiar la estrategia administrativa para el personal involucrado en cada uno de los ciclos de contabilidad; estandarizar políticas y procedimientos contables en todo el Gobierno mediante cartas circulares que sirvan de guía en la transición al sistema ERP; revisar los procedimientos de adquisición de bienes y servicios para aumentar la transparencia y reducir costos; dar cuenta de todos los fondos, propiedades y activos del Gobierno; y rexaminar el calendario de trabajo para identificar los ajustes necesarios, entre otros.
II. IMPLEMENTACIÓN DEL NUEVO SISTEMA FINANCIERO Y DE CONTABILIDAD CENTRALIZADO DEL GOBIERNO DE PUERTO RICO
El Gobierno de Puerto Rico está trabajando arduamente en la implementación del Nuevo Sistema Financiero y de Contabilidad Centralizado, ERP, que incluye la integración de los segmentos de Finanzas, Compras y Gestión de la Cadena de Suministros, y el Manejo de Capital Humano (incluyendo Nómina) en una misma plataforma centralizada. Con esta implementación se cumplirán los objetivos de emitir informes financieros oportunamente, promover la transparencia, obtener información financiera certera, correcta y confiable que apoye la toma de decisiones, y contar con un sistema moderno que sirva de herramienta para estandarizar procesos y armonizar la información financiera, presupuestaria, de compras y recursos humanos del Gobierno.
Cabe destacar que la implementación del ERP está liderada por un equipo de empleados de varias entidades gubernamentales y cuenta con el apoyo y dirección del Comité Directivo del ERP (Comité) creado mediante la Carta Circular Núm. OSG-2021-17, emitida por la Secretaría de la Gobernación el 23 de julio de 2021. El Comité está compuesto por la Secretaria de la Gobernación, el Secretario de Hacienda, la Directora Ejecutiva del Puerto Rico Innovation & Technology Service (PRITS), el Director de la Oficina de Gerencia y Presupuesto (OGP), el Director Ejecutivo de la Autoridad de Asesoría Financiera y Agencia Fiscal (AAFAF), la Administradora de la Administración de Servicios Generales (ASG), la Directora de la Oficina de Administración y Transformación de los Recursos Humanos (OATRH) y cualquier otro miembro que el Gobernador o la Secretaria de la Gobernación designen.
Conforme al plan de trabajo establecido para la implementación del ERP, el nuevo sistema financiero y de contabilidad centralizado entrará en vigor en julio de 2024, por lo cual se requiere la colaboración de todas las entidades gubernamentales para lograr los objetivos trazados.
III. DIRECTRICES RELACIONADAS A LOS SISTEMAS ACTUALES
El propósito de esta Carta Circular Conjunta es: i) reiterar lo establecido en la Carta Circular Núm. 1300-15-22, “Directrices relacionadas a los Sistemas Financieros y de Contabilidad del Gobierno de Puerto Rico”, emitida por el Secretario el 8 de marzo de 2022 y ii) establecer de forma expresa que el Gobierno de Puerto Rico prohíbe la adquisición de bienes o servicios relacionados, de alguna manera, a la implementación, modificación, actualización o desarrollo de cualquier conjunto de programas o herramientas (entiéndase, pero sin limitarse a, softwares, sistemas, plataformas, programas y/o módulos) utilizadas en el manejo transaccional o para la generación de informes, sin la previa autorización escrita del Secretario.
Se aclara que la autorización que pueda expedir el Secretario no exime a ninguna entidad gubernamental del fiel cumplimiento con la Ley 73-2019, según enmendada, “Ley de la Administración de Servicios Generales para la Centralización de las Compras del Gobierno de Puerto Rico”; la Ley 75-2019, “Ley de la Puerto Rico Innovation and Technology Service (PRITS)”, así como sus respectivos reglamentos, cartas circulares y normativa aplicable.
Es importante cumplir con estas directrices para evitar cualquier situación que pueda afectar o no ser cónsona con los esfuerzos que se encuentra realizando el Departamento de Hacienda y el Gobierno de Puerto Rico en su proyecto de implementación del ERP, que nos ayudará a integrar, automatizar y administrar los procesos gubernamentales de una manera efectiva.
IV. REQUERIMIENTO DE INVENTARIO
En aras de continuar los trabajos relacionados a la implementación del ERP, se requiere a las entidades gubernamentales que sometan al Departamento de Hacienda un inventario de cualquier conjunto de programas o herramientas utilizadas en el manejo transaccional o para la generación de informes.
El inventario solicitado deberá ser sometido utilizando el modelo en Excel incluido como Anejo A de esta Carta Circular. Dicho inventario debe contener la siguiente información: i) agencia; ii) nombre de software, sistema, plataforma, programa, módulo, etc.; iii) descripción / justificación; iv) versión; v) desarrollador; y vi) categoría (software, sistema, plataforma, programa, módulo, etc.). Esta información deberá ser entregada en o antes del 20 de marzo de 2023, a través de correo electrónico incluyendo como Asunto: “Inventario de sistemas – CC Conjunta” a la siguiente dirección: ERPProjectManagement@hacienda.pr.gov
Para aclarar cualquier duda con relación a esta Carta Circular Conjunta, pueden comunicarse a ERPProjectManagement@hacienda.pr.gov .
El texto de esta Carta Circular está disponible en la página web del Departamento Hacienda en la siguiente dirección: https://hacienda.pr.gov/sobre-hacienda/publicaciones/contabilidad-central/cartas-circulares-de-contabilidad-central
Será responsabilidad de las entidades gubernamentales hacer llegar copia de esta Carta Circular Conjunta al personal concernido en sus respectivas agencias.
Cordialmente,
Francisco Parés Alicea
Secretario
Departamento de Hacienda
Karla G. Mercado Rivera
Administradora
Administración de Servicios Generales
Juan Carlos Blanco Urrutia
Director
Oficina de Gerencia y Presupuesto
Nelson J. Pérez Méndez
Subdirector Ejecutivo
Autoridad de Asesoría Financiera y Agencia Fiscal
Zahira Maldonado Molina
Directora
Oficina de Administración y
Transformación de los Recursos Humanos
Nannette Martínez Ortiz
Principal Ejecutiva de Innovación e Información del Gobierno
Puerto Rico Innovation and Technology Service
Noelia García Bardales
Secretaria de la Gobernación
Oficina del Gobernador