Estimados señores:
La Ley Núm. 230 de 23 de julio de 1974 conocida como Ley de Contabilidad de Gobierno de Puerto Rico, según enmendada, dispone en su Artículo 9 (j) que el Secretario, los pagadores nombrados por el Secretario, los municipios, las instrumentalidades, las entidades corporativas y Cuerpos Legislativos no efectuarán pagos a persona natural o jurídica alguna que por cualquier concepto tenga deudas vencidas con el Estado Libre Asociado de Puerto Rico o con algún municipio. Cuando hubiere razones justificadas, los intereses del Estado Libre Asociado de Puerto Rico o del municipio correspondiente resultaren beneficiados, y el Secretario lo aprobare, en los casos en que la deuda es con el Estado Libre Asociado o el alcalde del municipio que correspondiera, si la deuda es con un municipio, podrán hacerse los pagos que sean necesarios a aquellas personas que estén en deuda con el Estado Libre Asociado o con algún municipio y que continúen prestando servicios o suministrando materiales o equipo al gobierno, a los municipios, a las instrumentalidades y a las entidades corporativas o Cuerpos Legislativos. Las cantidades retenidas en cumplimiento de este inciso serán aplicadas a la deuda de la persona natural o jurídica a la cual se le retuvieren. Disponiéndose, que si la persona natural o jurídica a quien se le fuera a hacer la retención estuviere en deuda con el Estado Libre Asociado y simultáneamente con uno o más municipios, la deuda del Estado Libre Asociado será cobrada en primer término, y las demás se cobrarán sucesiva y estrictamente a base de sus fechas de vencimiento, cobrándose siempre la más antigua primero.
Se autoriza al Secretario de Hacienda en casos en que la deuda sea con el Estado Libre Asociado y al Alcalde en caso en que la deuda sea con algún municipio, a conceder un plan de pagos parciales que facilite el saldo de la deuda, si la situación económica del deudor así lo justificare.
Conforme a lo anterior el Departamento de Hacienda implantó la retención automática de deuda para los desembolsos realizados a los suplidores a través del Sistema PRIFAS.
El propósito de esta Carta Circular es impartir las instrucciones a seguir por las agencias para procesar los comprobantes de pago de los suplidores que tienen deudas con el Departamento de Hacienda.
PROCESO DE COMPROBANTES DE PAGO PARA LOS CASOS EN QUE EL SUPLIDOR TIENE DEUDA
- Al proceder con el proceso de creación de un comprobante de pago de un suplidor que tenga deuda el usuario del Sistema PRIFAS recibirá un mensaje de alerta que le informará que el suplidor tiene una deuda contributiva pendiente de pago.
- El usuario al recibir este mensaje deberá seleccionar el encasillado de “Explain” para obtener información adicional sobre esta deuda. Al ejecutar esta opción el Sistema le indicará que el suplidor tiene una deuda pendiente de pago y le requerirá que notifique al suplidor antes de continuar con el proceso de pago.
- Será responsabilidad del usuario de PRIFAS notificar al suplidor sobre la existencia y retención de la deuda previo a continuar el proceso de pago. Documentará en la Sección de “Comments” del Sistema las gestiones realizadas para informar al suplidor sobre la deuda.
- Si el suplidor informa no tener deuda o haber pagado la misma la agencia procederá a referirlo al Centro de Servicios al Contribuyente para que aclare la situación. El suplidor podrá visitar nuestra página de Internet http://www.hacienda.gobierno.pr/sobre-hacienda/servicios-al-contribuyente/ centros-de-servicios para identificar el más cercano a su localización.
- El usuario deberá advertir al suplidor que tiene 15 días calendarios para aclarar su situación de deuda con la entidad correspondiente. Luego de dicho término se procederá a descontar la deuda del pago.
- En los casos que el suplidor informe a la agencia que ha aclarado la situación de la deuda con la agencia correspondiente, la agencia podrá proceder con la aprobación del pago en cualquier momento y no tendrá que esperar a que transcurran los 15 días establecidos.
- En los casos que un suplidor, previo a transcurridos los 15 días, autorice que se le procese el pago luego de descontada la deuda, el usuario del Sistema PRIFAS escribirá en la sección de “Comments” lo siguiente:
El _(indicar fecha)_ se comunicó con este funcionario el Sr.(a)________(indicar nombre) _______ e indicó que no tenía objeción a que se retuviera la deuda del pago a ser procesado.
Una vez transcurrido el periodo de 15 días calendarios desde la fecha de entrada del comprobante de pago al Sistema PRIFAS la agencia procederá a aprobar el desembolso con el descuento de la deuda correspondiente. Será responsabilidad del suplidor realizar cualquier reclamación en el Departamento de Hacienda, según se indica en la sección Retenciones Duplicadas o que no Proceden.
8.El Departamento de Hacienda enviará al Contribuyente el Modelo SC 154, Notificación de Retención, en los casos de individuos. En el caso de corporaciones se emitirá el Modelo SC 154.1. En los mismos se indicará, entre otras cosas, el descuento realizado y el concepto del mismo.
RETENCIONES DUPLICADAS O QUE NO PROCEDEN
En el caso que un suplidor indique a la agencia que se le ha realizado una retención duplicada o que la misma no procede por alguna razón se procederá, según se indica:
- La agencia referirá el suplidor al Centro de Servicios al Contribuyente más cercano para que aclare la situación.
- El Centro de Servicios al Contribuyente al recibir al suplidor evaluará el caso o lo referirá al área correspondiente.
- De encontrarse que el cliente tiene la razón se procederá a preparar y procesar el Modelo SC 716, Comprobante de Reintegro, para devolver al suplidor los fondos retenidos incorrectamente.
DISPOSICIONES GENERALES
1. El Departamento de Hacienda no realizará retención a los suplidores en los siguientes casos:
a. Casos acogidos a la Ley de Quiebra
b. Suplidores con planes de pago al día
c. Casos que se encuentren en vistas apelativas.
2. El Departamento de Hacienda procederá a realizar retenciones a los suplidores con planes de atraso en incumplimiento. Se considerará como incumplimiento los casos en los cuales el suplidor se atrase en dos o más instancias de pagos. Es importante destacar que para que el plan de pago sea clasificado en incumplimiento el atraso no tiene que ser en dos instancias de pagos consecutivos y que puede ser en meses alternos.
Agradeceremos hagan llegar las disposiciones de esta Carta Circular al personal de sus respectivas agencias, especialmente a los que trabajan con el proceso de pre intervención y desembolsos.
El texto de esta Carta Circular está disponible en nuestra página de Internet en la dirección: http://www.hacienda.gobierno.pr/sobre-hacienda/publicaciones/contabilidad-central/cartas-circulares-de-contabilidad-central.
Cordialmente,
Juan C. Zaragoza Gómez
Secretario de Hacienda