l. Exposición de Motivos
La Sección 1081.01(a)(13) del Código de Rentas Internas de Puerto Rico de 2011, Ley Núm. 1-2011, según enmendado (Código) dispone que todo plan de retiro cuyo fondo de fideicomiso o contrato de anualidad reclame exención contributiva en Puerto Rico tiene que ser radicado con el Departamento de Hacienda (Departamento) para solicitar una determinación administrativa respecto a su cualificación bajo la Sección 1081.01(a) del Código (comúnmente conocida como una "carta de cualificación"). La Carta Circular de Rentas Internas Núm. 11-10 del 16 de diciembre de 2011 (Carta Circular 11-10) estableció las reglas y procedimientos a seguir y los términos aplicables para enmendar los planes de retiro para adoptar los nuevos requisitos de cualificación del Código y radicar los planes, según enmendados, con el Departamento para solicitar la carta de cualificación correspondiente. Posteriormente, la Carta Circular de Rentas Internas Núm. 12-09 del 28 de noviembre de 2012 (Carta Circular 12-09) extendió los términos tanto para enmendar el plan de retiro como para radicar la solicitud de la carta de cualificación.
Recientemente, algunos patronos y proveedores de servicios en la industria de planes de retiro en Puerto Rico le han solicitado al Departamento que extienda aún más los términos para adoptar las enmiendas y radicar la solicitud de la carta de cualificación, debido a que el proceso de aprobar las enmiendas y obtener los documentos e información necesarios para completar la radicación, en particular en el caso de planes de retiro mantenidos por empleados-dueños y pequeñas empresas, ha requerido más tiempo de lo inicialmente previsto. Conforme a la política pública del Gobierno del Estado Libre Asociado de Puerto Rico de fomentar y facilitar el establecimiento y la operación de planes de retiro en Puerto Rico, el Departamento ha decidido proveer una segunda y
última extensión de los términos para adoptar las enmiendas y radicar la solicitud de la carta de cualificación, pero a fines de incentivar a los patronos y proveedores de servicios a que tomen las acciones necesarias para completar el proceso de enmiendas y radicación dentro de un término razonable, esta nueva extensión es solo por un periodo limitado y en algunos casos puede estar sujeta al pago al Departamento de cargos administrativos adicionales.
Debido a que reglamentos bajo la Sección 1081.01(a)(14) del Código todavía no han sido emitidos, algunos proveedores de servicio también le han solicitado al Departamento que elimine del procedimiento de radicación el requisito de proveer una descripción de los miembros del grupo de entidades o personas relacionadas al patrono que mantiene o participa en el plan de retiro, ya que al presente no tienen disponible toda la información entienden es necesaria para preparar dicha descripción. Además, varias de las radicaciones de planes de retiro que ya han sido completadas con el Departamento no cumplen adecuadamente con los requisitos de documentación e información provistos en la Carta Circular 11-10 o incluyen defectos de forma que han atrasado o hecho más difícil su procesamiento y evaluación o sencillamente no le han permitido al Departamento emitir la carta de cualificación correspondiente. Con el propósito de hacer el proceso de radicación lo más rápido y eficiente administrativamente posible, tanto para los patronos y sus proveedores de servicios como para el Departamento, y reducir la incidencia de radicaciones deficientes, el Departamento entiende conveniente modificar y aclarar algunos de los requisitos de la Carta Circular 11-10 para la cualificación de planes de retiro en Puerto Rico.
Finalmente, el Departamento ha decidido aprovechar esta oportunidad para establecer las reglas que los patronos y sus proveedores de servicio deberán seguir para cualificar en Puerto Rico aquellos planes de retiro que, conforme a la Sección II.B.1.a de la Carta Circular 11-10, tengan que ser radicados con el Departamento para solicitar una carta de cualificación, pero cuya radicación no sea completada en o antes del término aquí provisto.
En vista de lo anterior, mediante esta Carta Circular de Rentas Internas Núm. 13-01, el Departamento (1) extiende el término tanto para enmendar los planes de retiro para adoptar los nuevos requisitos de cualificación del Código como para radicar los planes de retiro, según enmendados, para solicitar la carta de cualificación, (2) modifica y aclara algunos de los requisitos para radicar la solicitud de la carta de cualificación, y (3) establece las reglas para solicitar una carta de cualificación para aquellos planes de retiro que no sean radicados a tiempo con el Departamento.
lI. Determinación
A. Extensión de Términos
1. Extensión Regular
El término tanto para enmendar los planes de retiro para adoptar los nuevos requisitos de cualificación del Código como para radicar con el Departamento la solicitud de la carta de cualificación correspondiente termina el último día provisto en la Sección 1061.16(a)(1) del Código para rendir la planilla de contribución sobre ingresos del patrono que mantiene o participa en el plan, según aplicable, excluyendo la prórroga provista en la Sección 1061.16(a)(2)(A) del Código, para el primer año contributivo del patrono comenzado en o después del 1 de enero de 2013. Por consiguiente, en el caso de un plan de retiro mantenido por un patrono que opera bajo un año contributivo calendario, el término para enmendar el plan y radicar la solicitud de cualificación termina el 15 de abril de 2014, y en el caso de un plan de retiro mantenido por un patrono que opera bajo un año contributivo fiscal que cierra el 31 de julio de 2014, el término para enmendar el plan y radicar la solicitud de cualificación termina el 17 de noviembre de 2014.
2. Extensión Adicional
No obstante la regla general provista en la Sección II.A.1 de esta Carta Circular, sujeto al pago al Departamento de un cargo administrativo adicional de $150, el término para enmendar el plan y radicar la solicitud de cualificación se puede extender hasta el último día provisto en la Sección 1061.16(a)(2)(A) del Código para rendir la planilla de contribución sobre ingresos del patrono que mantiene o participa en el plan, incluyendo la prórroga automática de tres meses, para el primer año contributivo del patrono comenzado en o después del 1 de enero de 2013. Por consiguiente, en el caso de un plan de retiro mantenido por un patrono que opera bajo un año contributivo calendario, el patrono puede optar por enmendar el plan y radicar la solicitud de cualificación no más tarde del 15 de julio de 2014, y en el caso de un plan de retiro mantenido por un patrono que opera bajo un año contributivo fiscal que cierra el 31 de julio de 2014, el patrono puede optar por enmendar el plan y radicar la solicitud de cualificación no más tarde del 16 de febrero de 2015.
Aquellos patronos que interesen tomar ventaja de la extensión adicional provista en esta Sección II.A.2 deberán incluir como parte de la radicación (1) el pago al Departamento de un cargo administrativo adicional de $150 por cada plan de retiro cubierto por la extensión (i.e., además de los otros cargos administrativos aplicables según la Carta Circular 11-10), y (2) copia de la solicitud de prórroga correspondiente (i.e., Modelo SC 2644 del Departamento) o una certificación firmada por un empleado, oficial o director del patrono acreditando que la solicitud de prórroga se radicó oportunamente ante el Departamento. Este cargo administrativo adicional de $150 no será de aplicación en el caso de aquellos planes de retiro que se radiquen con el Departamento dentro del término provisto en la Sección II.A.1, anterior. Por ejemplo, si un plan de retiro mantenido por un patrono que opera bajo un año contributivo calendario es radicado con el Departamento en o antes del 15 de abril de 2014, este cargo administrativo adicional de $150 no aplicará, pero si dicha solicitud es radicada entre el 16 de abril de 2014 y el 15 de julio de 2014, este cargo administrativo adicional de $150 aplicará.
B. Cambios y Aclaraciones Respecto al Procedimiento para Completar la Radicación
1. Requisitos de Forma de la Radicación
El paquete de radicación de la solicitud de la carta de cualificación ("fíling packet') deberá incluir una cubierta de portada y una cubierta de contraportada ("folder, file or reporl front and cover pages"), ya sean de cartón, plástico o vinil, en color o transparente, y todas las páginas que forman parte del paquete de radicación deberán estar grapadas, cocidas con un alambre o argolla de plástico o de otro modo atadas permanentemente de forma que las páginas permanezcan juntas en su orden original. Las bandas de goma ("rubber bands") y los sujetapapeles de metal ("binderclips") no se consideran una atadura permanente para estos efectos.
El Departamento se reserva la discreción de imponerle al patrono que mantiene o participa en el plan un cargo administrativo adicional de $150 por cada plan de retiro que el patrono o su proveedor de servicios radique con el Departamento que no cumpla con este requisito de forma.
2. Contenido de la Radicación
a. Regla General
Excepto según se provee a continuación, el paquete de radicación deberá incluir todos los documentos e información requeridos en la Sección II.B.1.c de la Carta Circular 11-10. En el caso que algunos de los documentos e información requeridos no sean aplicables a un plan de retiro en particular, así se deberá indicar en el texto de la radicación correspondiente. Por ejemplo, si el I.R.S. no ha emitido una determinación administrativa para el plan de retiro porque el mismo no está cualificado en los EE.UU., la radicación deberá indicar que el plan de retiro no está cualificado en los EE.UU., y si al momento de la radicación el plan de retiro no es objeto de un examen o auditoría por parte del Departamento, el I.R.S. o el Departamento del Trabajo Federal, la radicación deberá indicar que el plan de retiro no está bajo investigación o auditoría por ninguna de estas agencias gubernamentales. Si por el contrario, al momento de la radicación el plan de retiro es objeto de una investigación o auditoría del Departamento, el l.R.S. o el Departamento del Trabajo Federal, la radicación deberá incluir una descripción de los asuntos bajo investigación y proveer el nombre, número de teléfono y otra información razonablemente disponible para contactar al agente a cargo de la investigación o auditoría. El Departamento se reserva la discreción para paralizar y/o denegar la cualificación del plan de retiro hasta tanto reciba evidencia razonable que la investigación o auditoría ha sido resuelta y el plan, tanto en su forma y como en su operación, cumple con los requisitos de cualificación del Código.
Conforme a las Secciones II.B.1.c.1.o y II.B.c.2.b.16 de la Carta Circular 11-10, en el caso de (1) planes de retiro de diseño individual que adopten los nuevos requisitos de cualificación del Código mediante la revisión del documento oficial del plan ("plan restatement'), y (2) planes de retiro establecidos u operados mediante la adopción de un plan maestro o plan prototipo que (i) previamente no habían sido cualificados bajo la Sección 1165 del Código de Rentas Internas de Puerto Rico de 1994 (Código-1994), y (ii) adopten los nuevos requisitos de cualificación del Código mediante la revisión del documento oficial del plan maestro o plan prototipo o el acuerdo de adopción particular al plan, se deberá incluir, ya sea dentro del cuerpo de la carta principal del paquete de radicación ("cover letter'') o en un anejo al mismo, referencia a las secciones, párrafos o páginas correspondientes del documento oficial del plan o acuerdo de adopción, según aplicable, donde se incorporan los nuevos requisitos de cualificación del Código. Este requisito no es de aplicación a aquellos planes de retiro que adopten los nuevos requisitos de cualificación del Código mediante un documento de enmienda separado del documento oficial del plan, incluyendo el documento oficial del plan maestro o plan prototipo o el acuerdo de adopción ("plan amendment'), aún si previamente el plan no había sido cualificado bajo la Sección 1165 del Código-1994.
Para todas las radicaciones, la información requerida en las Secciones II.B.1.c.1.a, b y e, II.B.1.c.2.a.1 y 2, y II.B.1.c.2.b.1, 2 y 3 de la Carta Circular 11-10 respecto a, entre otros aspectos, la identidad, dirección y números de identificación del patrono y el plan de retiro, deberá ser incluida en el cuerpo de la carta principal del paquete de radicación. Además, si conforme a la Sección II.A de esta Carta Circular, la solicitud de la carta de cualificación es radicada con el Departamento luego del 15 de abril de 2014 porque el patrono que mantiene o participa en el plan de retiro opera bajo un año contributivo fiscal, la fecha de cierre del año contributivo fiscal del patrono deberá ser incluida en el cuerpo de la carta principal del paquete de radicación.
El Departamento confirma que, conforme a las Secciones II.B.1.c.2.a.5 y II.B.1.c.2.b.9 de la Carta Circular No. 11-10, en el caso de aquellos planes de retiro establecidos o que operan mediante la adopción de un plan prototipo o maestro donde la solicitud de cualificación es radicada por un empleado, oficial o director de la entidad que auspicia el plan prototipo o maestro adoptado por el plan, no es necesario incluir copia del Formulario del Departamento AS 2745 o AS 2745-A. Si la solicitud de cualificación es radicada por un representante autorizado de la entidad que auspicia el plan prototipo o maestro, el Formulario AS 2745 o AS 2745-A puede ser firmado tanto por un empleado, oficial o director del patrono que mantiene o participa en el plan como por un empleado, oficial o director de la entidad que auspicia el plan prototipo o maestro.
El Departamento se reserva la discreción de imponerle al patrono que mantiene o participa en el plan un cargo administrativo adicional de $150 por cada plan de retiro que el patrono o su proveedor de servicios radique con el Departamento que no cumpla con los requisitos de contenido de la radicación.
b. Procedimiento cuando Ciertos Documentos no están Disponibles
El Departamento está consciente que en ciertas situaciones el patrono que mantiene el plan no ha podido obtener algunos de los documentos requeridos en la Sección II.B.1.c de la Carta Circular11-10, no obstante las múltiples gestiones de búsqueda realizadas por el patrono y/o sus proveedores de servicios. Por ejemplo, en el caso de algunos planes de retiro establecidos varios años atrás y que inicialmente eran administrados por proveedores de servicios que al presente no continúan en operación, los patronos no han podido obtener copia del documento oficial del plan, la escritura estableciendo el fondo de fideicomiso o la carta de cualificación inicial del plan bajo la Sección 1165 del Código-1994. Para atender esas situaciones y permitir la cualificación de estos planes, en lugar de tener que continuar buscando copia de esos documentos, el patrono o su proveedor de servicios puede proceder con la radicación incluyendo como un anejo al paquete de radicación una carta firmada por un empleado, oficial o director del patrono o el proveedor de servicios certificando que los documentos omitidos han sido buscados pero no han podido ser obtenidos.
Como regla general, esta alternativa no está disponible con respecto a la omisión de la información requerida por la Carta Circular 11-10 sobre el patrono y/o el plan de retiro, tales como el nombre y número de identificación patronal de los patronos que participan en el plan y la descripción de como el plan cumple con la prueba de cubierta mínima de la Sección 1081.01(a)(3) del Código. Si por razones particulares un patrono o proveedor de servicios necesita completar una radicación que no incluya toda la información requerida por la Carta Circular 11-10 sobre el patrono y/o el plan de retiro, previo a completar la radicación el patrono o el proveedor de servicios deberá solicitar una reunión o conversación telefónica con los oficiales del Área de Rentas Internas del Departamento para evaluar el caso particular y determinar las alternativas, si algunas, para que el Departamento pueda aceptar y procesar la radicación. El Departamento evaluará estas solicitudes individualmente y su resolución dependerá de los hechos y circunstancias particulares de cada caso.
c. Eliminación del Requisito de Descripción de Grupo Controlado
Se elimina, tanto para aquellas solicitudes que sean radicadas luego de la fecha de esta Carta Circular como para las solicitudes radicadas previo a la fecha de esta Carta Circular, el requisito provisto en las Secciones II.B.1.c.1.k, II.B.1.c.2.a.7 y II.B.1.c.2.b.11 de la Carta Circular 11-10 de incluir, como parte de la solicitud de una carta de cualificación respecto a la adopción de los nuevos requisitos de cualificación del Código, una descripción de los miembros del grupo de entidades o personas relacionadas al patrono que mantiene o participa en el plan, según la Sección 1081.01(a)(14) del Código.
Si bien el Departamento se reserva la discreción para solicitarle posteriormente al patrono y/o su representante autorizado información relacionada al cumplimiento por parte del plan de retiro con los requisitos de la Sección 1081.01(a)(14) del Código, dicha información no será necesaria ni tomada en consideración a fines de evaluar solicitudes de una carta de cualificación respecto a la adopción de los nuevos requisitos de cualificación del Código.
4. Solicitudes de Cualificación Retroactiva
El Departamento confirma que conforme a las Secciones II.B.1.c.1.j y p, y II.B.1.c.2.b.1O y 15 de la Carta Circular 11-10, en el caso de aquellos planes de retiro que previamente no hayan sido cualificados bajo el Código-1994, el patrono que mantiene o participa en el plan de retiro puede, pero no viene requerido a, solicitar que la carta de cualificación sea efectiva a años del plan previos a la fecha de efectividad del Código. En tal caso, además de los otros documentos, información y cargos administrativos necesarios para obtener una carta de cualificación bajo el Código, la radicación solamente deberá incluir (1) un cargo administrativo adicional de $350, y (2) una descripción o cálculo de como el plan de retiro cumplió con la prueba de cubierta mínima de la Sección 1165(a)(3) del Código-1994 a una fecha dentro del año del plan para el cual la carta de cualificación retroactiva ha de ser efectiva. Por consiguiente, a menos que sea necesario con respecto a la solicitud de la cualificación del plan bajo la Sección 1081.01(a) del Código, el paquete de radicación no tiene que incluir copia del documento oficial del plan o documento de fideicomiso en efecto a la fecha de efectividad retroactiva de la carta de cualificación o copia de las enmiendas posteriores a tales documentos.
Por ejemplo, si un plan de retiro de diseño individual que comenzó a cubrir participantes de Puerto Rico el 1 de enero de 2005, pero que previamente no había obtenido una carta de cualificación bajo el Código-1994, es sometido durante el 2013 para su cualificación inicial retroactivo al 1 de enero de 2005, el paquete de radicación sólo tiene que incluir los documentos, información y cargos administrativos provistos en la Sección II.B.c.1 de la Carta Circular 11-10 para su cualificación inicial bajo el Código, más un cheque o giro para el pago al Departamento de un cargo administrativo adicional de $350 y una descripción o cálculo del cumplimiento con la prueba de cubierta mínima a una fecha dentro del 2005. Asumiendo que al momento de su radicación este plan opera mediante un documento oficial del plan revisado efectivo el 1 de enero de 2011 que incorpora los nuevos requisitos de cualificación del Código no será necesario incluir copia del documento oficial del plan que estaba en efecto al 1 de enero de 2005 ni las enmiendas al mismo adoptadas entre el 2005 y el 2011. Por el contrario si al momento de su radicación este plan todavía opera mediante un documento oficial del plan revisado efectivo el 1 de enero de 2005 y una enmienda al mismo adoptando los nuevos requisitos de cualificación del Código efectivo el 1 de enero de 2011, será necesario incluir copia del documento oficial del plan del 1 de enero de 2005, ya que éste es el documento oficial del plan que continua en operación. En ambos casos, el Departamento emitirá una sola carta de cualificación que cubrirá tanto la cualificación del plan bajo el Código-1994 efectivo el 1 de enero de 2005 como bajo el Código efectivo el 1 de enero de
2011.
El Departamento no va a considerar solicitudes de, ni emitir, múltiples cartas de cualificación para el mismo plan de retiro para diversos años cubiertos bajo el Código-1994. Siguiendo el ejemplo anterior, si el documento oficial del plan fue revisado efectivo el 1 de enero de 2005 y posteriormente el 1 de enero de 2009, el patrono no tiene que solicitar, y Departamento no va a emitir, una carta de cualificación efectivo al 1 de enero de 2009. La carta de cualificación, que ha de ser efectiva tanto bajo el Código-1994 efectivo el 1 de enero de 2005 como bajo el Código efectivo el 1 de enero de 2011, cubre el 2009 y no es necesario someter documentos o información adicional para ese año.
Si el patrono no solicita una cualificación retroactiva, la carta de cualificación será efectiva a la fecha inicial en que se adoptaron los requisitos de cualificación del Código y no cubrirá años del plan anteriores a la efectividad del Código. Por ejemplo, si un plan de retiro comenzó a cubrir participantes de Puerto Rico el 1 de enero de 2005, pero en su radicación el patrono que mantiene el plan no solicita que la carta de cualificación sea efectiva al 1 de enero de 2005, la carta de cualificación será, asumiendo que la radicación cumple con los requisitos de documentación provistos en la Carta Circular 11-10, efectiva a la fecha inicial en que el plan fue enmendado para adoptar los requisitos de cualificación del Código (e.g., 1 de enero de 2011), y los años plan previos a esa fecha no estarán cubiertos por la carta de cualificación. Si este plan no tenía una carta de cualificación previa emitida bajo el Código-1994, en la eventualidad de una investigación o auditoría del plan de retiro el Departamento podría asumir la posición que el mismo no estaba cualificado en Puerto Rico durante los años previos a la efectividad del Código. Para evitar esta situación, el patrono puede solicitar que la carta de cualificación sea efectiva el 1 de enero de
2005.
C. Reglas para la Corrección de Falta de Radicación dentro del Término Correspondiente
Aquellos planes de retiro con participantes de Puerto Rico que, conforme a la Sección II.B.1.a de la Carta Circular 11-10, tengan que ser radicados con el Departamento para solicitar una carta de cualificación bajo el Código pero que no sean radicados a esos efectos dentro del término aquí provisto para solicitar una carta de cualificación serán, efectivo a la fecha de efectividad del Código, considerados como planes de retiro no cualificados en Puerto Rico.
No obstante lo anterior, aquellos planes de retiro que no sean radicados dentro del término aquí provisto podrán ser radicados posteriormente para solicitar una carta de cualificación bajo el Código siempre y cuando (1) al momento de la radicación el patrono que mantiene o participa en el plan de retiro no sea objeto de una investigación o auditoría del Departamento relacionado, directa o indirectamente, a la cualificación u operación del plan de retiro en Puerto Rico y/o la deducción de las aportaciones al mismo, y (2) la radicación incluya el pago de cargos administrativos al Departamento equivalentes a tres veces la cantidad de (i) el cargo administrativo básico descrito anteriormente más (ii) el cargo administrativo adicional de $150 aplicaría si la radicación se hubiese completado dentro del término adicional provisto en la Sección II.A.2 de esta Carta Circular. Por ejemplo, un plan de retiro que (a) fue establecido mediante la adopción de un plan maestro, (b) es mantenido por un patrono que tiene un año contributivo calendario, (e) comenzó a cubrir participantes de Puerto Rico el 1 de enero de 2005, (d) previamente obtuvo una carta de cualificación bajo el Código-1994, y (e) no es radicado con el Departamento en o antes del 15 de julio de 2014, puede ser radicado posteriormente para su cualificación bajo el Código si al momento de la radicación el patrono no es objeto de una investigación o auditoría del Departamento respecto al plan de retiro y, como parte de la radicación, el patrono le paga el Departamento un cargo administrativo de $1,500 (i.e., tres veces el cargo administrativo básico de $350 y tres veces el cargo administrativo adicional de $150 que aplicaría si la radicación hubiese sido completada entre el 16 de abril de 2014 y el 15 de julio de 2014). Esta oportunidad para la radicación tardía de la cualificación de un plan de retiro no está
disponible si el patrono que mantiene o participa en el plan ya es objeto de una investigación o auditoría del Departamento respecto a la cualificación u operación del plan en Puerto Rico. En tal caso, el Departamento puede tratar el plan de retiro como uno no cualificado en Puerto Rico.
Las disposiciones del párrafo anterior no han de aplicar a aquellos planes de retiro que no estén sujetos a los requisitos de la radicación de la Sección 11.8.1.a de la Carta Circular 11-10, tales como planes de retiro que sean establecidos inicialmente o comiencen a cubrir participantes de Puerto Rico luego de la fecha de efectividad del Código. Estos planes deben ser radicados con el Departamento para obtener una carta de cualificación inicial bajo el Código en o antes del último día que se disponga en el Subtítulo A del Código para rendir la planilla de contribución sobre ingresos del patrono que mantiene o participa en el plan, incluyendo cualquier prórroga concedida por el Departamento para la radicación de la planilla, para el año contributivo del patrono durante el cual el plan de retiro fue establecido o comenzó a cubrir participantes de Puerto Rico, según aplicable. Dicha radicación inicial del plan de retiro deberá incluir los documentos e información requeridos en la Sección 11.8.1.c de la Carta Circular 11-10.
lII. Efectividad
Las disposiciones de esta Carta Circular son efectivas para aquellos planes de retiro que sean radicados con el Departamento para solicitar una carta de cualificación en o después del 1 de julio de 2013. Aquellos planes de retiro que sean radicados antes del 1 de julio de 2013 pueden, pero no vienen requeridos a, cumplir con las disposiciones de esta Carta Circular respecto a la forma y contenido de la radicación.
Para más información respecto a las disposiciones de esta Carta Circular, puede comunicarse con la Sección de Consultas Generales del Departamento al 787-722-0218.
Cordialmente,
Melba Acota Febo