I. Exposición de Motivos
La Sección 6170, Creación del Registro de Especialistas y Requisitos para Ejercer Como Especialista en Planillas o Declaraciones y la Sección 6171, Deberes de los Especialistas, del Código de Rentas Internas de Puerto Rico de 1994, según enmendado (Código), establecen, en parte, las disposiciones relacionadas a especialistas en planillas, declaraciones o reclamaciones de reintegro (especialistas en planillas). Dichas secciones fueron enmendadas por la Ley Núm. 117 de 4 de julio de 2006 y la Ley Núm. 194 de 22 de diciembre de 2009.
El propósito de esta Carta Circular, es establecer los requisitos para la Inscripción en el Registro de Especialistas en Planillas, los requisitos de renovación para dicha Inscripción y los deberes del especialista en planilla, al amparo de dichas enmiendas.
II. Determinación
El Registro Oficial de Especialistas en Planillas, se llevará y se mantendrá en la División de Regulación de fa Práctica y Educación Contributiva (DRPEC) del Negociado de Asistencia Contributiva y Consultas Especializadas (Negociado) del Área de Rentas Internas del Departamento. El Registro Oficial no estará disponible para inspección por el público. No obstante, DRPEC tendrá disponible un listado de los especialistas inscritos; el cual contendrá el nombre, dirección, teléfono y correo electrónico de los mismos. La Inscripción en dicho registro no constituye una licencia del Departamento de Hacienda (Departamento).
A. Requisitos de Inscripción en el Registro Oficial
Para ser elegible como especialista en planillas, el solicitante deberá:
1. Obtener del Departamento una inscripción en el registro oficial. Dicha solicitud se hará completando en todas sus partes el Modelo SC 2887: Solicitud para Inscribirse como Especialista en Planillas, Declaraciones o Reclamaciones de Reintegro. En dicho formularlo, el solicitante hará constar que posee la preparación, experiencia o conocimiento del Código que lo cualifica para ejercer la práctica como especialista en planillas e Incluirá la evidencia requerida en el Inciso (3). La solicitud de lnscripción en el registro se hará por escrito y bajo juramento.
En el caso de sociedades o corporaciones, la solicitud la firmará y juramentará el socio u oficial de la corporación responsable de la práctica contributiva.
Por otra parte, toda persona natural o jurídica, que solicite la inscripción como especialista en planillas, deberá informar al momento de solicitar la inscripción el nombre, número de seguro social y firma de las personas empleadas o contratadas para preparar planillas, declaraciones o reclamaciones de reintegro que sean autorizadas a utilizar el número de Inscripción. Para esto, utilizará el Modelo se 2887A: Declaración Informativa Respecto a Personas Contratadas o Empleadas por Especialistas en Planillas, Declaraciones o Reclamaciones de Reintegro Durante un Año Fiscal (Declaración Informativa).
2. Asistir al curso de capacitación sobre los deberes y responsabilidades del especialista (curso) ofrecido por el Departamento.
Un abogado o contador público autorizado que tenga en vigor su licencia para practicar su profesión, no tendrá que cumplir con este requisito, pero será responsable de conocer sus deberes y responsabilidades, según dispuestos en el Código.
Además, el asistir a dicho curso tampoco aplicará a una persona no residente de Puerto Rico, en cuyo caso acompañará con su solicitud de Inscripción una declaración firmada por éste o su representante autorizado certificando que tiene conocimiento sobre sus deberes y responsabilidades como especialista en planillas, según dispuestos en el Código.
3. Tener experiencia o preparación académica relacionada al Código y someter la evidencia correspondiente, tal como: transcripción de créditos u otro documento que certifique que asistió a algún curso de contribuciones Impuestas por el Código o carta de un patrono certificando la experiencia en contribuciones Impuestas por el Código y que lo califique en la preparación de planillas, declaraciones o reclamaciones de reintegro. Dicha preparación académica o experiencia debió haber sido adquirida al menos durante los últimos cinco (5) años anteriores a la solicitud. En el caso de un CPA o abogado será necesario someter copia de la licencia vigente que lo certifique como tal.
4. Estar al día en la radicación de sus planillas de contribución sobre ingresos en el periodo dispuesto por el Código para rendir planillas o declaraciones, incluyendo cualquier prórroga concedida, así como, en la radicación de todas aquellas requeridas como agente retenedor. En el caso de no haber rendido planillas en alguno de los últimos cinco años, deberá someter el Modelo SC 2781: Certificación de Razones por las Cuales el Contribuyente No Está Obligado en Ley a Rendir la Planilla de Contribución sobre Ingresos de Individuos.
Por otra parte, en el caso de una corporación que no tenga que cumplir con este requisito, deberá someter copia del certificado de incorporación que otorga el Departamento de Estado. Si es una sociedad, someterá copia del documento que formaliza la sociedad.
5. Estar al día en el pago de cualquier contribución Impuesta por el Código, incluyendo aquellas requeridas como agente retenedor. Este requisito se considerará cumplido en el caso de cualquier deuda que se encuentre bajo un plan de pago que esté al día.
6. Someter evidencia de que está Inscrito en el Registro de Comerciantes del Departamento. Para esto, deberá proveer el Número de Registro de Comerciante emitido por el Negociado de Impuesto al Consumo. En aquellos casos donde no haya recibido aún el Certificado de Registro de Comerciante, deberá incluir una copia del Modelo se 2914: Solicitud de Registro de Comerciante y Certificado de Exención debidamente sellada por el Departamento o en el caso de que el registro se haya hecho por medios electrónicos (Internet o teléfono) deberá Informar el número de confirmación de dicha transacción o copia de hoja de confirmación.
7. Estar al día en el pago de pensiones alimentarias en la Administración para el Sustento Menores (ASUME) y someter certificación. Este requisito se considerará cumplido en el caso de cualquier deuda que se encuentre bajo un plan de pago que esté al día y sea certificado por ASUME.
Si la solicitud de Inscripción se entrega en el curso mencionado en el inciso (2), y la persona desea obtener el número de registro de especialista el mismo día, deberá someter la evidencia requerida en los incisos (4), (5) y (6) de esta carta circular al momento de presentar su solicitud en dicho curso.
Una vez se otorgue la inscripción, se asignará un número de registro y éste será válido mientras no se retire, suspenda o revoque dicha inscripción.
En el caso de una sociedad o corporación, los incisos (2),(4), (5), y (6) serán extensivos también a todos los socios o accionistas de la sociedad o corporación que estén a cargo de la práctica contributiva informados en la Declaración Informativa.
Además, aquellas personas naturales o jurídicas que estén contratadas o empleadas por un individuo, corporación o sociedad al momento de hacer la solicitud de inscripción y que sean Informadas en la Declaración Informativa, deberán cumplir con los requisitos establecidos en los incisos (2), (3), (4), {5) y (6). Sin embargo, en el caso de que la persona contratada sea por servicios profesionales, ésta deberá cumplir con el requisito establecido en el inciso (7).
Excepto según lo disponga el Secretario, ninguna persona o entidad contratada por el Departamento en calidad de contratista independiente, o como asesor o consultor en servicios profesionales, podrá ejercer o continuar ejerciendo como especialista mientras mantenga y esté vigente dicha relación contractual con el Departamento. Para estos fines, cuando la parte contratada sea una entidad, las disposiciones de este párrafo aplicarán al Individuo designado en el contrato para rendir dichos servicios y no a otros empleados de dicha entidad.
B. Requisitos de Renovación de la Inscripción en el Registro Oficial
Todo especialista deberá renovar su número de registro para poder continuar inscrito como especialista en el registro oficial. Dicha solicitud se hará completando el Modelo se 2887.1: Solicitud para Renovar la Inscripción como Especialista en Planillas, Declaraciones o Reclamaciones de Reintegro. El hecho de no haber recibido el formulario o notificación para dicha renovación no es una razón válida para no cumplir con dicho requisito.
Los requisitos de elegibilidad para renovación serán los mismos que para el otorgamiento Inicial del número de registro de especialista. El especialista deberá, además, cumplir con los requisitos de educación continuada, descritos más adelante. El especialista continuará utilizando el número de registro que le fue asignado originalmente.
El periodo para hacer la solicitud de renovación será desde el 1 de agosto de 2011 hasta el 31 de octubre de 2011. A partir de este periodo, la renovación se hará cada tres años durante el mismo periodo. Esto se considerará como el ciclo de renovación. Todo especialista deberá solicitar la renovación, independientemente de la fecha Inicial en la cual se le asignó el número de registro.
Los requisitos de renovación son extensivos a las personas informadas en la Declaración Informativa, según aplique. Dichos requisitos deberán ser acompañados con la solicitud de renovación del especialista por quién fue contratado o empleado y el Modelo se 2887A mencionado anteriormente.
El especialista que no cumpla con el periodo de renovación, excepto que haya solicitado la exclusión del registro oficial, estará sujeto a un cargo por servicios de doscientos (200) dólares pagaderos mediante comprobante de Rentas Internas. Dicho cargo no estará sujeto a reconsideración.
A los efectos de la renovación, el especialista deberá completar un mínimo de treinta y seis (36) horas de educación continuada calificada durante cada ciclo de renovación de las cuales tres (3) deberán ser en asuntos de ética y por lo menos dieciocho (18) en las contribuciones impuestas por el Código y la diferencia en temas libres. Cualquier exceso de horas crédito al cierre de periodo de renovación no se considerará para el próximo ciclo de renovación.
Para que un curso califique como educación continuada, el mismo deberá ser un programa diseñado para aumentar o mantener el nivel de conocimiento profesional relacionado con las contribuciones Impuestas por el Código, contribuciones federales o asuntos relacionados, es decir, programas que comprendan temas de actualidad en contribuciones de Puerto Rico, del Gobierno Federal, o en asuntos relacionados a los mismos, incluyendo contabilidad, leyes y procedimientos contributivos, administración financiera, sistemas computadorizados de información para empresas, y ética.
Este requisito de educación continuada aplicará a aquellos especialistas que no realizaron su renovación durante el ciclo o que su número haya sido excluido del Registro y que posteriormente soliciten la inscripción nuevamente.
C. Deberes de los Especialistas en Planillas
Los especialistas, sin que se entienda como una limitación, tendrán los siguientes deberes y responsabilidades:
1. Actuar competentemente como conocedor de asuntos contributivos.
2. Cumplir con las leyes, la moral y orden público.
3. Cumplir con las reglas o reglamentos emitidos bajo las disposiciones del Código.
4. Suministrar al contribuyente copia final y completa de la planilla, declaración o reclamación de reintegro al momento de suministrar el original de dichos documentos para la firma y radicación. El especialista podrá requerir del contribuyente un recibo u otra evidencia acreditativa de que se ha cumplido con este requisito.
5. Retener y conservar una copia de cada planilla, declaración o reclamación de reintegro que prepare o en su lugar, mantener un registro para cada planilla, declaración o reclamación ya sea mediante un listado, tarjetero o en medios electrónicos, que contendrá el nombre, clase de planilla y año, así como el número de cuenta de cada contribuyente a quien se le ha preparado la misma y el nombre y número de cuenta del especialista que la firmó. Estos documentos estarán disponibles para Inspección por el Secretario y los funcionarios en quienes éste delegue.
6. Someter la declaración de los especialistas que emplee o contrate durante el periodo de planillas o declaraciones, utilizando el Modelo SC 2887-A: Declaración Informativa Respecto a Especialistas en Planillas, Declaraciones o Reclamaciones de Reintegro de Personas Empleadas o Contratadas Durante un Periodo de Planillas.
7. Incluir en la planilla, declaración o reclamación de reintegro, su firma y número de registro de inscripción, con el propósito de facilitar su Identificación, la de su patrono, o ambos, según sea el caso.
Sin embargo, en el caso de aquellos especialistas que utilicen medios electrónicos para completar las planillas, declaraciones o reclamaciones de reintegro para transferirlas electrónicamente a sus clientes podrán firmar las mismas digitalmente utilizando el mecanismo que para tales efectos tenga disponible (ejemplo: equipo conocido en inglés como "signature pad"). El especialista será responsable del control en la utilización de su firma digital.
8. Mantener la confidencialidad de cualquier Información que le haya sido suministrada en relación a la preparación de una planilla, declaración o reclamación de reintegro y utilizar la Información que se le supla únicamente para estos fines.
9. Solicitar, mediante carta dirigida al Secretario, su exclusión del registro oficial de especialistas cuando decida cesar en el ejercicio de sus funciones.
10. Notificar por escrito cualquier cambio en la información suministrada en la solicitud de inscripción o renovación de la inscripción en el Registro Oficial, dentro de treinta (30) días siguientes después de haberse efectuado el mismo.
III. Vigencia
Las disposiciones de esta Carta Circular tienen vigencia inmediata y son supletorias al Reglamento de Especialistas en Planillas, declaraciones o reclamaciones de reintegro.
Para cualquier aclaración o información adicional relacionada con las disposiciones de esta Carta, pueden comunicarse a la División de Regulación de la Práctica y Educación Contributiva al (787} 725-5101.
Cordialmente,
Juan Carlos Puig
Secretario de Hacienda