La Sección 1172(e) del Código de Rentas Internas de Puerto Rico de 1994, según enmendado (Código), dispone, en parte, que el fiduciario de una Cuenta de Aportación Educativa y la compañía o cooperativa de seguros de vida que emita un contrato dotal o una Anualidad de Aportación Educativa, preparará informes para el Secretario de Hacienda (Secretario) y para los individuos para quienes se mantiene la cuenta, contrato dotal o de anualidad. Tales informes se prepararán con respecto a las aportaciones, distribuciones y otros asuntos que el Secretario requiera.
El Artículo 1172(e)-1 del Reglamento bajo el Código provee para la preparación tanto de informes trimestrales como de informes anuales con respecto a cada una de las Cuentas de Aportación Educativa y las Anualidades de Aportación Educativa (Cuenta). Los fiduciarios de Cuentas de Aportación Educativa y las compañías o cooperativas de seguro de vida que emitan Anualidades de Aportación Educativa vendrán requeridos a suministrar al beneficiario de la Cuenta o, en el caso que el beneficiario sea menor de edad o no haya sido emancipado, a la persona que ostente la patria potestad y custodia del beneficiario, los informes trimestrales y anuales que requiere el Reglamento.
Con el propósito de cumplir con el requisito de someter informes anuales al Departamento de Hacienda (Departamento), contenido en el Artículo 1172(e)-1(b)(3) del Reglamento bajo el Código, el Departamento ha preparado el Formulario 480.7B, Declaración Informativa – Cuenta de Aportación Educativa. Dicho formulario requiere que se provea la siguiente información, entre otras:
(a) nombre, dirección y número de identificación patronal del agente retenedor;
(b) nombre, dirección, número de seguro social y fecha de nacimiento del beneficiario;
(c) nombre, dirección, número de seguro social y parentesco de la persona que aporta a la cuenta;
(d) número de cuenta bancaria;
(e) aportaciones durante el año contributivo;
(f) balance de la cuenta a principio del año;
(g) aportaciones vía transferencia;
(h) reembolso de aportaciones en exceso;
(i) contribución retenida; y
(j) desglose de cantidad distribuida.
Todo fiduciario tendrá la obligación de utilizar el Formulario 480.7B para informar aportaciones, distribuciones y otras transacciones o eventos relacionados a cada Cuenta correspondientes a cada año contributivo en particular según se dispone en esta Carta Circular.
Los Formularios 480.7B serán sometidos al Departamento y suministrados a los beneficiarios y personas que aporten a la Cuenta de conformidad con las siguientes reglas:
(1) En el caso que durante determinado año natural la Cuenta refleje distribuciones, retenciones atribuibles a dichas distribuciones, aportaciones o retiros vía transferencia o reembolso de aportaciones en exceso atribuibles a dicho año natural, el Formulario 480.7B deberá rendirse en el Departamento y suministrarse a los beneficiarios o a las personas que recibieron dichas distribuciones o reembolsos o hicieron esas aportaciones por transferencia no más tarde del 28 de febrero del año siguiente a dicho año natural. El formulario deberá incluir únicamente información referente a las transacciones antes indicadas atribuibles al año natural para el cual se prepara el mismo. Si durante dicho año natural se efectuaron aportaciones, incluyendo aportaciones correspondientes a un año natural anterior, las mismas no deberán ser informadas en el formulario que se requiere bajo este párrafo.
(2) Se requiere, además, que se someta un Formulario 480.7B separado para informar las aportaciones (exceptuando las aportaciones vía transferencia) a una Cuenta que sean atribuibles a un año natural particular, incluyendo las que se efectúen luego de terminado dicho año natural durante el período permitido por el Código. Deberá prepararse un Formulario 480.7B por cada persona que aporte a una Cuenta informando su aportación individual y un Formulario 480.7B por cada beneficiario que refleje el total de las aportaciones a su Cuenta. Este Formulario 480.7B deberá someterse al Departamento no más tarde del 30 de agosto siguiente al año contributivo para el cual se efectúo la aportación y deberá incluir únicamente la información general de la Cuenta (nombres del fiduciario, beneficiario y persona que aportó) y el monto de la aportación efectuada (la cual deberá informarse en el encasillado 2 del formulario). No se requiere indicar ninguna otra información adicional. No será necesario entregar copia de este formulario al beneficiario o a la persona que aportó a la Cuenta salvo cuando éstos así lo soliciten. El Departamento de Hacienda podrá requerirle copia de dicho formulario al beneficiario o persona que aportó a la Cuenta y el fiduciario vendrá obligado a entregarle copia del mismo al beneficiario o a la persona que hizo la aportación cuando lo solicite.
(3) En el caso que durante un determinado año natural la Cuenta no refleje aportaciones (incluyendo aportaciones por transferencia), retiros (incluyendo retiros por transferencias), reembolsos, distribuciones o retenciones atribuibles a dicho año natural, no será necesario rendir el Formulario 480.7B para dicho año con respecto a dicha Cuenta.
Deberán seguirse las instrucciones del formulario con respecto a la preparación y envío del mismo a los beneficiarios y a las personas que hicieron alguna aportación.
No obstante lo dispuesto en el párrafo 2 anterior, la fecha para someter los Formularios 480.7B correspondientes a las aportaciones atribuibles al año natural 2001, incluyendo aquellas hechas durante el año natural 2002, será el 30 de septiembre de 2002.
Mediante la radicación de este Formulario 480.7B, el fiduciario, compañía o cooperativa de seguros de vida estará cumpliendo con las disposiciones del Artículo 1172(e)-1(b)(3) y el Artículo 1172(e)-1(d) del Reglamento.
Además, todo fiduciario tendrá la obligación de entregar a toda persona que haga una aportación a una Cuenta, al momento de hacer la misma, una “certificación de aportación” a tenor con el Artículo 1172(e)-1(e) del Reglamento.
La distribución del Formulario 480.7B se hará en el Departamento de Hacienda, 10 Paseo Covadonga, Edificio Intendente Alejandro Ramírez, Sección de Aplicación de Pagos Patronal y Estimada, Oficina 511. Debido a que este formulario será controlado, la petición de los mismos se hará por escrito en papel timbrado de la compañía, indicando el número de identificación patronal, cantidad solicitada y nombre de la persona autorizada a recibirlos. Dicha persona deberá presentar una identificación con foto. Para aclarar cualquier duda relacionada con la distribución del formulario, puede comunicarse al (787) 721-2020, extensiones 2605 a la 2608.
Si la entidad tiene la obligación de rendir por lo menos 50 declaraciones informativas, ésta deberá someter al Secretario copia del Formulario 480.7B utilizando medios magnéticos. Para obtener las especificaciones necesarias, deberá comunicarse con la División de Formas y Publicaciones al (787) 721-2020, extensiones 2645 y 2646.
Para información adicional relacionada con las disposiciones de esta Carta Circular, puede comunicarse a la Sección de Consultas Generales al (787) 721-2020, extensión 3611 o libre de cargos al (1) (800) 981-9236.
Las disposiciones de esta Carta Circular regirán para años contributivos comenzados a partir del 1 de enero de 2001.
Cordialmente,
Juan A. Flores Galarza