La Sección 1169(f) del Código de Rentas Internas de Puerto Rico de 1994, según enmendado, y su reglamento disponen, en parte, que el fiduciario de una cuenta de retiro individual y la compañía o cooperativa de seguros de vida que emita un contrato dotal o una anualidad de retiro individual, preparará informes para el Secretario de Hacienda (Secretario) y para los individuos para quienes se mantiene la cuenta, contrato dotal o de anualidad. Tales informes se prepararán con respecto a las aportaciones, distribuciones y otros asuntos que el Secretario requiera.
A tales efectos, el Departamento de Hacienda (Departamento) provee el Formulario 480.7, Declaración Informativa - Cuenta de Retiro Individual. Dicha Declaración deberá incluir, entre otras, la siguiente información:
1. nombre, dirección y número de identificación patronal del agente retenedor;
2. nombre, dirección y número de seguro social del dueño o beneficiario;
3. número de cuenta bancaria;
4. aportaciones del año corriente;
5. balance de la cuenta a principio del año;
6. aportaciones vía transferencia;
7. reembolso de aportaciones en exceso;
8. penalidad retenida;
9. contribución retenida; y
10. desglose de cantidad distribuida.
A partir del año contributivo 2001, todo fiduciario tendrá la obligación de utilizar el Formulario 480.7 para informar aportaciones, distribuciones y otras transacciones o eventos relacionados a su Cuenta IRA efectuados durante el año contributivo. El Departamento de Hacienda no aceptará ninguna certificación o formulario sustituto que haya sido utilizado para estos fines en años anteriores.
En aquellos casos en que el Formulario 480.7 sea utilizado para informar aportaciones y otras transacciones o eventos relacionados a la Cuenta IRA, el fiduciario deberá suministrar el mismo al dueño de la cuenta, y enviar copia de éste al Secretario, no más tarde del 30 de agosto siguiente al año correspondiente. No obstante, cuando el fiduciario haya efectuado distribuciones de la Cuenta IRA durante el año, deberá suministrar el Formulario 480.7 al dueño de la cuenta, y copia del mismo al Secretario, no más tarde del 28 de febrero del año siguiente al año contributivo en el que se efectuaron las distribuciones. En este caso deberá informar, además, la penalidad retenida, si alguna, sobre las distribuciones, así como cualquier contribución retenida.
Además, todo fiduciario tendrá la obligación de entregar al contribuyente que haga aportaciones a una cuenta de retiro individual, al momento de hacer dichas aportaciones, una carta certificando, entre otros, lo siguiente:
1. nombre, dirección y número de cuenta (seguro social) del dueño de la cuenta;
2. nombre, dirección y número de cuenta patronal del fiduciario, compañía o cooperativa de seguros de vida, según sea el caso;
3. la cantidad y fecha de cada aportación; y
4. año contributivo para el cual se hizo la aportación.
La distribución del Formulario 480.7 se hará en el Departamento de Hacienda, #10 Paseo Covadonga, Edificio Intendente Alejandro Ramírez, Sección de Aplicación de Pagos Patronal y Estimada, Piso 5, Oficina 511. También puede comunicarse al (787) 721-2020 extensiones 2605 a la 2608. Debido a que este formulario será controlado, la petición de los mismos se hará por escrito en papel timbrado de la compañía, indicando el número de identificación patronal, cantidad solicitada y nombre de la persona autorizada a recibirlos. Dicha persona deberá presentar una identificación con foto.
Si la entidad tiene la obligación de rendir por lo menos 250 declaraciones informativas, ésta deberá someter al Secretario copia del Formulario 480.7 utilizando medios magnéticos. Para obtener las especificaciones necesarias, deberá comunicarse con la División de Formas y Publicaciones al (787) 721-2020 extensiones 2645 y 2646.
Para información adicional relacionada con las disposiciones de esta Carta Circular, puede comunicarse a la Sección de Consultas Generales al (787) 721-2020 extensión 3611 o libre de cargos al (1) (800) 981-9236.
Esta Carta Circular deroga el Boletín Informativo Núm. 01-03 del 27 de septiembre de 2001, y sus disposiciones regirán para años contributivos comenzados a partir del 1 de enero de 2001.
Cordialmente,
Juan A. Flores Galarza