I. BASE LEGAL
El Code of Federal Regulation Chapter 2, Part 200, et al. Uniform Administrative Requirements Cost Principles and Audit Requirements, for Federal Awards de la Oficina Federal de Gerencia y Presupuesto requiere entre otras cosas, la preparación anualmente de un Plan Estatal de Distribución de Costos. El mismo es necesario para que los organismos puedan recobrar de las agencias federales los costos indirectos que incurran en la administración de programas y contratos financiados con fondos del Gobierno de los Estados Unidos.
II. PROPÓSITO
Esta Carta Circular se emite con el propósito de notificarles a las agencias que preparan propuestas de Costos Indirectos que el Departamento de Hacienda tiene disponible la información relacionada a los servicios centrales que utilizarán para la preparación de esta.
III. DISPOSICIONES GENERALES
En el Plan Estatal de Distribución de Costos se reflejan los costos de los servicios centrales que se rinden a las agencias estatales y municipios que en alguna forma benefician los contratos y subvenciones federales. El importe de los servicios centrales es utilizado por las agencias para la preparación de las propuestas de costos indirectos. Para obtener el importe se comunicarán con la División de Sistemas Fiscales del Negociado de Contabilidad Central de Gobierno al (787) 721-2020, ext. 2325 o 3306.
La propuesta se enviará y negociará con la agencia federal cesionaria (grantor agency) que aporte la mayoría de los fondos federales o la Agencia que determine el Gobierno Federal. Las demás agencias federales, si alguna, honrarán el convenio y los por cientos de costos indirectos acordados.
Las instrucciones para preparar la propuesta de costos indirectos están contenidas en el folleto titulado A GUIDE FOR STATE AND LOCAL GOVERNMENT AGENCIES-COST PRINCIPLES AND PROCEDURES FOR ESTABLISHING COST ALLOCATION PLANS AND INDIRECT COST RATES FOR GRANTS AND CONTRACTS WITH FEDERAL GOVERNMENT, (ASMB-C-10). Dicha guía la preparó el Departamento Federal de Salud y Servicios Humanos y puede adquirirse en la siguiente dirección:
Superintendent of Documents
Mail Stop: SSOP
Washington, D.C. 20402-9328
(202) 512-1800
HHS Cost Allocation Services
Or at their Website
http://rates.psc.gov/fms/dca/asmb%20c-10.pdf
Además, en el Appendix VII to 2 CFR Part 200 Guidance for State, Local and Indian Tribal Governments’ Indirect Cost Proposals pueden encontrar mas detalles sobre la misma.
Por otro lado, exhortamos a las entidades del gobierno de Puerto Rico que administran fondos federales que verifiquen si dentro de sus aportaciones, se les permite el recobro de costos indirectos y le invitamos a evaluar y proceder con la preparación de dicha propuesta. De esta manera podemos maximizar la mayor cantidad de fondos federales disponibles para sus agencias.
Esta Carta Circular deroga la Carta Circular Núm. 1300-04-12 del 17 de agosto de 2011.
Para aclarar cualquier duda con relación a esta Carta Circular, pueden comunicarse a csc@hacienda.pr.gov
El texto de esta Carta Circular está disponible en la página web del Departamento de Hacienda. (www.hacienda.pr.gov), > sección “Publicaciones” > enlace “Contabilidad Central” > enlace “Cartas Circulares de Contabilidad Central”. También puede utilizar el siguiente enlace para acceder el formato en pdf: Cartas Circulares de Contabilidad Central / Departamento de Hacienda de Puerto Rico (pr.gov)
Será responsabilidad de las agencias y las demás instrumentalidades de gobierno hacer llegar esta Carta Circular al personal que tenga a su cargo la preparación y trámite de la propuesta de costos indirectos.
Cordialmente,
Lcdo. Ángel L. Pantoja Rodríguez
Secretario de Hacienda