I. BASE LEGAL
La Ley Núm. 230 de 23 de julio de 1974, según enmendada, conocida como la “Ley de Contabilidad del Gobierno de Puerto Rico” (Ley 230), establece que el Secretario de Hacienda (Secretario) en coordinación con las dependencias y entidades corporativas, será responsable de diseñar o aprobar la organización fiscal, los sistemas de contabilidad y los procedimientos de pagos e ingresos de todas las dependencias y entidades corporativas, los cuales incorporarán las tecnologías de información y dispondrán para que la facturación, trámite y pago de toda obligación se realice a través de documentos electrónicos. Además, la Ley 230 establece que el Secretario será responsable de preparar los informes de todas las operaciones del Gobierno de Puerto Rico (Gobierno).
A su vez, la Orden Ejecutiva 2021-018, emitida por el Gobernador de Puerto Rico el 9 de marzo de 2021, designó al Secretario como Principal Oficial Financiero del Gobierno de Puerto Rico (CFO, por sus siglas en inglés). Dicha Orden centraliza en la figura del CFO todas las funciones y responsabilidades de control y gestión financiera en Puerto Rico. También dispone que el CFO: i) establecerá los principios y normas generales que deberán seguirse en la contabilidad de ingresos, las asignaciones y desembolsos de fondos públicos; ii) implementará medidas correctivas para atender la emergencia fiscal; iii) desarrollará las metas y objetivos a largo plazo de responsabilidad fiscal; y iv) diseñará e intervendrá en las unidades contables y financieras de las agencias, instrumentalidades y corporaciones públicas que se relacionan o intervienen con el trámite, control y contabilidad de las propiedades y fondos públicos.
Por otra parte, el 3 de abril de 2023, la Junta de Supervisión y Administración Financiera para Puerto Rico certificó un nuevo Plan Fiscal, con miras a que el Gobierno logre responsabilidad financiera y acceso a los mercados de capital. Como parte de este Plan Fiscal, se delinearon varias iniciativas a ser realizadas por el CFO. El capítulo 2, del volumen 3 del Plan Fiscal dispone las acciones que debe llevar a cabo el Gobierno para la implementación del Sistema Centralizado de Planificación de Recursos del Gobierno de Puerto Rico (ERP, por sus siglas en inglés) que será liderado por el Secretario y CFO. Particularmente, se establecen las siguientes acciones: i) depurar los datos para garantizar que el nuevo sistema no contenga información incorrecta; ii) cambiar la estrategia administrativa para el personal involucrado en cada uno de los ciclos de contabilidad; iii) estandarizar políticas y procedimientos contables en todo el Gobierno mediante cartas circulares que sirvan de guía en la transición al sistema ERP; iv) revisar los procedimientos de adquisición de bienes y servicios para aumentar la transparencia y reducir costos; v) dar cuenta de todos los fondos, propiedades y activos del Gobierno; vi) reexaminar el calendario de trabajo para identificar los ajustes necesarios, entre otros.
El propósito de esta Carta Circular es informar a las entidades gubernamentales: i) acerca del proceso de la conversión de datos de activos fijos del sistema actual al ERP y ii) el proceso de orientación establecido para asistir en la recopilación de información necesaria para poder llevar a cabo dicha conversión.
II. PROCESO DE CONVERSIÓN DE DATOS DEL MÓDULO DE ACTIVOS FIJOS EN EL SEGMENTO DE FINANZAS DE ORACLE CLOUD
El ERP incluirá Oracle Fusion Financial Services, Oracle Warehouse Management y Oracle Human Capital Management (en adelante, Oracle Cloud ERP). El Oracle Cloud ERP es un software basado en la nube, que se utilizará para integrar los segmentos de Finanzas, Compras y el Manejo de Capital Humano (incluyendo Nómina) en una misma plataforma centralizada.
Dentro del segmento de Finanzas se encuentra el módulo de Activos Fijos. Como parte de la implementación de dicho módulo fue necesario evaluar si la información que existe en los sistemas actuales, entiéndase Peoplesoft v7.5, v8.4, v8.9 y v9.1 es una actualizada. Como resultado de esta evaluación, se identificó que la información para dichos activos no está actualizada. Por ende, para no cargar la información de esta forma al nuevo sistema ERP, se establece un mecanismo manual que permitirá cargar la información de los activos fijos actualmente en uso de forma depurada.
A tales efectos, se incluyen como anejo a esta Carta Circular dos (2) plantillas (templates) que deberán ser cumplimentadas por el personal correspondiente de su agencia (Anejo B estará disponible de forma electrónica en la página web de Hacienda debido al volumen de columnas que tiene el archivo). A continuación, proveemos información importante sobre la entrega de esta información:
- Fecha de entrega: no más tarde del jueves, 29 de julio de 2023.
- Método de envío: Acceda a la siguiente dirección: https://dhpr.sharepoint.com/sites/hacienda/cartas_circulares/Cartas%20Circulares y busque el Anejo B de la Carta Circular “Especificaciones Requeridas Para La Conversión De Activos Fijos Al Nuevo Sistema Centralizado De Planificación De Recursos Del Gobierno De Puerto Rico, ERP”. Una vez completado el Anejo B, deposítelo en el folder correspondiente a su agencia de la siguiente manera:
- Seleccione el campo “Año fiscal” 2023
- Luego seleccione el campo “Carta Circular” ERP – Conversión de Datos Activos Fijos.
- Qué no incluir en las plantillas: aquellos activos que sean considerados excedentes y están pendientes de ser decomisados.
- Asistencia para completar las plantillas: el Departamento de Hacienda estará ofreciéndole a las agencias una orientación en la cual se discutirá en detalle el contenido de estas.
A continuación, puntos clave sobre la orientación:
- Fechas: A partir del 5 de junio y culminan el 13 de junio de 2023.
- Duración: 2 horas
- Modalidad: Dependerá por agencia, algunas agencias participarán de manera presencial en el Departamento de Hacienda, piso 5, otras participarán de manera virtual por Microsoft Teams.
- Calendario según la agencia: Refiérase al Anejo A de esta Carta Circular el cual contiene la fecha, hora y modalidad de la orientación de su agencia.
Para aclarar cualquier duda en relación con esta Carta Circular Conjunta, pueden comunicarse a ERPActivosFijos@hacienda.pr.gov.
El texto de esta Carta Circular está disponible en la página web del Departamento Hacienda. Utilice el siguiente enlace para acceder el formato en pdf:
Cartas Circulares de Contabilidad Central | Departamento de Hacienda de Puerto Rico (pr.gov)
Será responsabilidad de las entidades gubernamentales hacer llegar copia de esta Carta Circular Conjunta al personal concernido en sus respectivas agencias.
Cordialmente,
Francisco Parés Alicea
Secretario