I. BASE LEGAL
La Ley Núm. 331-1999 y la Ley Núm. 230 del 23 de julio de 1974, Ley de Contabilidad del Gobierno de Puerto Rico, según enmendada, facultan al Secretario de Hacienda, entre otras cosas, a reglamentar y autorizar la venta de sellos de rentas internas y de aquellos otros valores o comprobantes que éste vende por disposición de Ley por aquellos métodos alternos que sean necesarios.
II. PROPÓSITO
El propósito de esta Carta Circular es reiterar el contenido y las medidas de seguridad del sello electrónico y comprobante emitido mediante la Plataforma de Colecturía Digital y proveer el listado de sellos, comprobantes y demás productos que se pueden imprimir y cancelar electrónicamente mediante el referido Sistema (Anejo).
III. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS
A. Esta Carta Circular es de exclusiva aplicación al proceso de recibo, verificación y cancelación electrónica de sellos y comprobantes digitales emitidos mediante la plataforma de Colecturía Digital por parte del Departamento de Hacienda y todas las dependencias del Gobierno de Puerto Rico.
B. Información Contenida en los Sellos y Comprobantes Emitidos Electrónicamente
1. Los sellos electrónicos de tamaño 2 x 2, serán impresos en boletas (pegatinas) de seguridad autorizado por el Secretario de Hacienda (Secretario), incluirán la siguiente información:
DESCRIPCIÓN:
- Logo del Departamento
- Código de Barra
- Descripción del uso del sello
- Número único de sello asignado por el programa
- Número de serie preimpreso
- Importe
- Fecha en que se emitió
- Clave de ingreso – solo pueden ser los códigos (tipo de sello o comprobantes) identificados por el Departamento
- Barra de Holograma de Seguridad en el lado izquierdo del sello.
2. Los Comprobantes electrónicos tamaño 2 x 2 serán impresos en boletas (pegatinas) de seguridad autorizados por el Secretario, incluirán la siguiente información:
DESCRIPCIÓN:
- Logo del Departamento
- Código de Barra
- Descripción del comprobante
- Número único de sello asignado por el programa
- Número de serie preimpreso
- Importe
- Fecha en que se emitió
- Clave de ingreso – solo pueden ser los códigos (tipo de sello o comprobantes) identificados por el Departamento en el anejo.
- Barra de Holograma de Seguridad en el lado izquierdo del sello.
- Nombre del Contribuyente
Los sellos y comprobantes electrónicos son impresos en boletas (pegatinas) de seguridad, dicha boleta se divide en dos partes; una que será el sello o comprobante para utilizarse tamaño 2 x 2, la cual incluye el logo del Departamento en la parte superior izquierda y la otra parte es el recibo de pago del contribuyente con dos logos del Departamento, uno inferior izquierda y otra inferior derecha.
C: Los sellos / comprobantes digitales impresos en el papel regular tamaño 8 ½ x 11 se verán impresos de la siguiente manera:
D. Los sellos/comprobantes digitales en pantalla formato móvil se verán de la siguiente manera en un dispositivo móvil o tableta:
E. Los sellos y comprobantes digitales emitidos mediante el Sistema que sean presentados en el papel de seguridad antes detallado o impreso en cualquier papel que no sea el de seguridad, o digitales en pantalla formato móvil, serán validados y cancelados utilizando únicamente el Sistema de Verificación y Cancelación provisto por el Sistema de Colecturía Digital. El Sistema les indicará a los funcionarios del Departamento de Hacienda o cualquier dependencia del Gobierno de Puerto Rico si el sello/comprobante digital es uno válido y disponible para su uso o indicará si el sello/comprobante es uno inválido o ya fue utilizado en una transacción anterior.
F. Los sellos y comprobantes digitales emitidos mediante el Sistema, que sean presentados en el papel de seguridad antes detallado o impresos en cualquier papel que no sea el de seguridad o digitales en pantalla formato móvil, una vez que sean debidamente validados electrónicamente, recibirán el mismo trato y serán equivalentes al Sello de Rentas Internas y al Recibo de Pago, Modelo SC 848.5. Además, con respecto a los sellos y comprobantes digitales emitidos mediante el Sistema, que sean impresos en cualquier papel que no sea el de seguridad, deberán imprimirse uno (1) por cada papel regular tamaño 8 1/2 x 11. No se aceptará más de un (1) sello o comprobante digital impreso por cada papel regular.
G. Por otro lado, todos los sellos y comprobantes digitales emitidos por el Sistema que sean presentados en el papel de seguridad antes detallado o impresos en cualquier papel que no sea el de seguridad, una vez que sean debidamente recibidos y validados electrónicamente, procederán a ser cancelados electrónicamente, con excepción de los siguientes sellos y comprobantes que son presentados ante el Registro de la Propiedad de Puerto Rico, los cuales serán recibidos pero no cancelados al momento, una vez el documento sea inscrito:
1. Comprobante de Inscripción – Código 5111
2. Sello de Rentas Internas por $0.50 centavos – Código 5120
H. Para solicitar el reembolso de los sellos que por alguna razón no fueron utilizados, se procederá como sigue:
1. La persona que posee los sellos acudirá a la División de Contaduría General del Negociado del Tesoro para establecer una reclamación mediante el Modelo SC 4594, Solicitud de Reembolso. En el mismo indicará la cantidad de sellos, denominación, importe y serie numérica. Indicará su nombre, dirección postal y número de cuenta o seguro social y firmará el Modelo en el apartado que indica firma del reclamante.
2. Dichos sellos serán cancelados inmediatamente por el empleado autorizado a tramitar la reclamación de reembolso.
3. El empleado a cargo de tramitar la reclamación de reembolso en la División de Contaduría General preparará el Modelo SC 4529, Certificación de Destrucción de Sellos de Rentas Internas, y coordinará con los Auditores de la Oficina del Inspector General la destrucción de los Sellos. Luego de destruidos los sellos y firmada en todas sus partes la Certificación de Destrucción, la División de Contaduría General del Negociado del Tesoro procederá a efectuar el reembolso. Antes de preparar el Comprobante de Pago, la División de Contaduría General deberá verificar que el Reclamante esté en el Registro de Suplidores. Si el reclamante no está en dicho Registro entonces procederá a preparar el Modelo SC 730, Registro de Suplidores. Cuando el suplidor esté aprobado, la División de Contaduría General procederá a devolver el valor de los sellos utilizando el Comprobante de Pago — Special Voucher, afectando la cuenta en que ingresaron originalmente los fondos. Si el reclamante tiene deuda el Sistema aplicará automáticamente el reembolso de los sellos a la deuda.
Esta Carta Circular deroga la Carta Circular Núm. 1300-19-18 del 22 de enero de 2018.
Para aclarar cualquier duda con relación a esta Carta Circular, pueden comunicarse a csc@hacienda.pr.gov o comunicándose al (787)977-0048.
El texto de esta Carta Circular está disponible en la página web del Departamento Hacienda: (www.hacienda.pr.gov) > sección “Publicaciones” > enlace “Contabilidad Central” > enlace “Cartas Circulares Contabilidad Central”. También puede utilizar el siguiente enlace para acceder el formato en PDF:
Cartas Circulares de Contabilidad Central | Departamento de Hacienda de Puerto Rico (pr.gov)
Será responsabilidad de las entidades gubernamentales hacer llegar copia de esta Carta Circular al personal concernido en sus respectivas agencias.
Cordialmente,
Lcdo. Ángel L. Pantoja Rodríguez
Secretario de Hacienda
Anejo