I. BASE LEGAL
La Ley Núm. 230 de 23 de julio de 1974, según enmendada, conocida como la “Ley de Contabilidad del Gobierno de Puerto Rico” (“Ley 230”), establece que el Secretario de Hacienda preparará, al terminar cada año económico, informes generales para la Asamblea Legislativa, para el Gobernador y para el público, que presenten claramente el resultado de las operaciones financieras del Gobierno. Preparará, además, todos aquellos informes financieros que periódica o eventualmente requieran la Asamblea Legislativa, el Gobernador, la Oficina de Gerencia y Presupuesto y la Junta de Planificación. El Secretario también podrá preparar otros informes que le sean solicitados por cualquier dependencia, siempre que se justifique su necesidad y que su preparación no resulte onerosa. Cada dependencia, entidad corporativa o Cuerpo Legislativo suministrará al Secretario los informes financieros auditados relacionados con su condición y operaciones financieras que él le solicite y que sean necesarios para llevar a cabo las funciones que esta ley le encomienda.
Asimismo, la referida ley dispone que el Secretario será el funcionario encargado de custodiar todos los fondos públicos de las dependencias y de llevar la contabilidad central de tales fondos. Su jurisdicción sobre las cuentas, comprobantes, expedientes y demás documentos y transacciones fiscales será exclusiva.
La Ley 230 también dispone que todos los fondos públicos de las dependencias que no estén destinados a un fin específico se acreditarán al Fondo General del Tesoro Estatal y se depositarán en su totalidad en la cuenta bancaria corriente del Secretario o en cualquier otra cuenta bancaria que él crea conveniente establecer. A partir del 1 de julio de 2017, todos los fondos especiales estatales y otros ingresos de las dependencias y corporaciones públicas se depositarán en su totalidad en el Tesoro Estatal, bajo la custodia del Secretario de Hacienda o de la entidad bancaria que se determine adecuada. El Secretario está facultado a determinar el orden de prioridad de los desembolsos de pagos con cargo a los fondos especiales estatales y otros ingresos, conforme con el presupuesto aprobado y el Plan Fiscal, sin que esto se entienda como una limitación a los poderes conferidos al Gobernador y a la Autoridad de Asesoría Financiera y Agencia Fiscal de Puerto Rico (“AAFAF”) en la Ley 5-2017, según enmendada. Esta disposición tiene supremacía sobre cualquier otra que contravenga o sea inconsistente con lo aquí establecido.
La Ley Núm. 69 de 14 de agosto de 1991, según enmendada, conocida como la “Ley para Regular los Depósitos de Fondos Públicos y para Proveer sobre su Seguridad” (“Ley 69”), dispone que todos los fondos de las entidades gubernamentales, incluyendo corporaciones públicas, deberán estar depositados en instituciones financieras previamente designadas por el Secretario de Hacienda como depositarios de fondos públicos. Se establece que dicha designación se realizará mediante la formalización de un contrato entre el Secretario y la institución financiera en la que se depositarán los fondos. Además, las instituciones financieras que sean depositarios de fondos públicos deben tener la capacidad de responder con garantía colateral suficiente y pagar intereses sobre todos los depósitos de fondos públicos, según acordado con el Secretario de Hacienda.
Cónsono con lo anterior, la Ley 69 indica que el Secretario de Hacienda será el depositario y custodio de las colaterales que garantizan los depósitos de fondos públicos. Sin embargo, podrá contratar dicha custodia con instituciones financieras de conformidad con los requerimientos que establezca por reglamento, incluyendo el tipo de garantía que requerirá. No obstante, una institución financiera nunca podrá ser custodia de su propia colateral. A los fines de disponer los requisitos para dar cumplimiento a la Ley 69, el Secretario aprobó el Reglamento Núm. 5327 del 7 de noviembre de 1995, para establecer los valores aceptables como colateral de fondos públicos depositados en instituciones financieras.
La Ley 69 provee facultad al Secretario o su representante autorizado para realizar exámenes periódicos de los depositarios de fondos públicos para asegurar el cumplimiento con las disposiciones de dicha ley y establecer mecanismos que le permitan conocer los datos sobre las transacciones realizadas con fondos públicos y con las garantías de colateral de estos.
La Orden Ejecutiva Núm. 2021-018 (“OE-2021-018”) firmada por el Gobernador de Puerto Rico el 9 de marzo de 2021, designó al Secretario de Hacienda como el Principal Oficial Financiero del Gobierno de Puerto Rico (CFO, por sus siglas en inglés). Dicha Orden centraliza en la figura del CFO todas las funciones y responsabilidades de control y gestión financiera en Puerto Rico. Particularmente, faculta al CFO a establecer los principios y normas generales que deberán seguirse en la contabilidad de ingresos, las asignaciones y desembolsos de fondos públicos, y la responsabilidad de implementar medidas correctivas para atender la emergencia fiscal y desarrollar las metas y objetivos a largo plazo de responsabilidad fiscal. Además, la OE 2021-018 establece que el CFO cuando sea necesario y, en coordinación con la AAFAF, velará por la adecuada implementación de las disposiciones de PROMESA, incluyendo la implementación del Plan Fiscal Certificado.
El Capítulo 2 del Volumen 3 del Plan Fiscal Certificado el 3 de abril de 2023 por la Junta de Supervisión y Administración Financiera para Puerto Rico (FOMB, por sus siglas en inglés), establece The Financial Management Agenda (FMA) con una serie de iniciativas a ser lideradas por la Oficina del Principal Oficial Financiero del Gobierno (OCFO, por sus siglas en inglés). Entre estas iniciativas se considera la necesidad de lograr visibilidad sobre todas las cuentas bancarias manejadas por entidades gubernamentales, ya sean agencias o corporaciones públicas, que reciban fondos públicos de cualquier fuente.
II. PROPÓSITO
Esta Carta Circular tiene el fin de requerir a todas las entidades gubernamentales, incluyendo corporaciones públicas, que provean al Secretario de Hacienda la información de las cuentas bancarias en las que mantengan fondos públicos provenientes de cualquier fuente, de modo que el Secretario pueda ejercer efectivamente las facultades que le fueron conferidas en la Ley 230, la Ley 69 y la OE 2021-018, así como monitorear el cumplimiento con las disposiciones de dichas leyes, la reglamentación aplicable y el Plan Fiscal Certificado. Específicamente, se requiere el envío del inventario de cuentas de banco mensualmente y al finalizar cada año fiscal, conforme a las especificaciones que se incluyen a continuación.
III. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS
A. Todas las entidades gubernamentales deberán someter al Departamento de Hacienda el inventario de sus cuentas bancarias utilizando el Modelo SC 4600, Inventario de Cuentas de Banco (Anejo 1).
B. Dicho inventario debe ser enviado a la Oficina de Informes Financieros del Área de Finanzas Públicas del Departamento de Hacienda, la cual se encargará de la recopilación de toda la información de las cuentas bancarias, con el fin de mantener un inventario que incluya la totalidad de las cuentas manejadas por todas las entidades gubernamentales.
Particularmente, las entidades gubernamentales deben enviar la siguiente información:
1. Inventario de Cuentas – Agencias (Cuentas registradas en PRIFAS). Se les requiere a todas las agencias que utilizan PRIFAS que envíen el inventario de sus cuentas bancarias dentro de los primeros cinco (5) días laborables luego de terminado el mes para el cual se presenta el inventario. Para estos propósitos, utilizarán el Modelo SC 4600 (Anejo 1). Las agencias que no tengan cuentas bancarias, también deberán enviar dicho Modelo para certificar que no poseen las mismas.
2. Inventario de Cuentas – Agencias (Cuentas no registradas en PRIFAS). Se les requiere a todas las agencias que no utilizan PRIFAS que envíen el inventario de sus cuentas bancarias dentro de los primeros cinco (5) días laborables luego de terminado el mes para el cual se presenta el inventario. Para estos propósitos, utilizarán el Modelo SC 4600 (Anejo 1). Además, para cada cuenta bancaria que la agencia no tenga registrada en PRIFAS, deberá enviar los Modelos SC 759.4, Reconciliación Bancaria (Anejo 2), SC 759.5, Depósitos en Tránsito (Anejo 3) y SC 759.6, Cheques en Tránsito (Anejo 4).
3. Inventario de Cuentas – Corporaciones Públicas. Las corporaciones públicas también deberán someter el inventario de sus cuentas bancarias utilizando el Modelo SC 4600 (Anejo 1) dentro de los primeros cinco (5) días laborables luego de terminado el mes para el cual se presenta el inventario. En el caso de las corporaciones públicas, no se requiere la entrega de los demás anejos mencionados en esta Carta Circular.
4. Inventario de Cuentas – Al terminar cada año fiscal. Todas las entidades gubernamentales deben proveer la información indicada en los incisos 1 al 3, según les aplique, al cierre de cada año fiscal (30 de junio) dentro de los primeros diez (10) días laborables luego del cierre del año fiscal.
En cuanto al requisito de someter el Inventario de Cuentas al finalizar cada año fiscal, se requiere a todas las entidades gubernamentales que provean el Inventario de Cuentas del Año Fiscal terminado el 30 de junio de 2023 en o antes del 30 de mayo de 2024.
Todas las entidades gubernamentales deben notificar de inmediato al Área de Finanzas Públicas cuando surjan nuevas cuentas bancarias o se cierre alguna de estas. Les recordamos que para abrir una cuenta bancaria deben solicitar autorización por escrito al Secretario de Hacienda. Las disposiciones a seguir por las entidades gubernamentales para abrir una cuenta bancaria están contempladas en la Carta Circular Núm. 1300-37-16, Solicitud y Autorización para Abrir Cuentas Bancarias, del 2 de mayo de 2016.
Autorizamos a todas las entidades gubernamentales a reproducir los Modelos incluidos en esta Carta Circular en sus propias facilidades igual a los diseños que se acompañan.
La información requerida en esta Carta Circular se enviará a la Oficina de Informes Financieros del Área de Finanzas Públicas, a la siguiente dirección electrónica: https://dhpr.sharepoint.com/sites/hacienda/cartas_circulares
Para aclarar cualquier duda con relación a esta Carta Circular, pueden comunicarse a consultasistemasfiscales@hacienda.pr.gov.
Esta Carta Circular deroga la Carta Circular Núm. 1300-23-21 del 27 de abril de 2021.
El texto de esta Carta Circular está disponible en la página web del Departamento de Hacienda: (www.hacienda.pr.gov) > sección “Publicaciones” > enlace “Contabilidad Central” > enlace “Cartas Circulares Contabilidad Central” - También puede utilizar el siguiente enlace para acceder el formato en pdf:
Cartas Circulares de Contabilidad Central | Departamento de Hacienda de Puerto Rico (pr.gov)
Será responsabilidad de las agencias, corporaciones públicas y demás entidades gubernamentales hacer llegar las disposiciones de esta Carta Circular al personal responsable de preparar y tramitar la información solicitada.
Cordialmente,
Lcdo. Nelson J. Pérez Méndez
Secretario de Hacienda Interino
Anejos