I. BASE LEGAL
El Artículo 38 del Reglamento Núm. 9177, Reglamento para la Administración y Control de Vehículos de Motor y Otros Medios de Transporte del Gobierno de Puerto Rico, aprobado el 12 de mayo de 2020 (Reglamento 9177) por la Administración de Servicios Generales (ASG), establece la responsabilidad de los conductores de vehículos oficiales en caso de accidentes y otros gastos. Este Reglamento fue promulgado según lo establecido en los Artículos 20 y 78 de la Ley Núm. 73-2019, según enmendada, conocida como Ley de la Administración de Servicios Generales para la Centralización de las Compras del Gobierno de Puerto Rico de 2019 (Ley 73). El Reglamento 9177 dispone que todo conductor bajo la jurisdicción de la ASG que utilice vehículos de motor oficiales en las vías públicas se regirá y cumplirá con las disposiciones de la Ley Núm. 22-2000, según enmendada, conocida como la Ley de Vehículos y Tránsito de Puerto Rico, y de cualquier otra ley o reglamento aplicable. Todo conductor responderá por el monto de cualquier multa que reciba por violaciones a la Ley de Vehículo y Tránsito de Puerto Rico mientras conduce un vehículo oficial, incluyendo las multas por estacionar en lugares prohibidos. Toda multa será satisfecha previo a que la misma se refleje al momento de la renovación del marbete. De lo contrario, se considerará una violación a las disposiciones del Reglamento Núm. 9177, que conlleva que la agencia para la cual trabaja el conductor que fue multado pague a la Administración el monto total de las multas, más una sanción equivalente a un porcentaje del monto total de las multas no pagadas.
El Artículo 4 de la Ley Núm. 230 de 23 de julio de 1974, según enmendada conocida como Ley de Contabilidad del Gobierno de Puerto Rico, establece que el Secretario de Hacienda, en coordinación con las dependencias y entidades corporativas, será responsable de diseñar o aprobar la organización fiscal, los sistemas de contabilidad y los procedimientos de pagos e ingresos de todas las dependencias y entidades corporativas, los cuales incorporarán las tecnologías de información y dispondrán para que la facturación, trámite y pago de toda obligación se realice a través de documentos electrónicos. Además, queda autorizado a delegar en cualesquiera de las propias dependencias ejecutivas la pre intervención de todas o de parte de sus transacciones financieras cuando, en su opinión, la organización fiscal, el sistema de contabilidad, los procedimientos internos y las prácticas administrativas de la dependencia ejecutiva en cuestión, ameriten esta acción.
Además, el Artículo 12 (e), establece que será obligación de las propias dependencias, incluyendo el Departamento de Hacienda como tal, activar el cobro de todas las deudas de personas naturales y jurídicas que tuviesen registradas en sus libros o récord y adoptar las medidas que autorizare la ley para cobrar dichas deudas lo antes posible. Se autoriza a las dependencias a transigir y disponer administrativamente de reclamaciones para el pago de deudas existentes a favor del Estado, siempre que la cuantía de la deuda no exceda de la suma de cinco mil (5,000) dólares, y previa la aprobación del Secretario de Hacienda a quien se autoriza a adoptar reglas y formularios para el trámite administrativo de dichas reclamaciones.
II. PROPÓSITO
Algunas dependencias confrontan problemas en el proceso de la renovación anual de las licencias de los vehículos oficiales que tienen asignados, debido a un balance pendiente en multas. Este problema surge debido a que la mayoría de los conductores responsables del pago de las referidas multas de tránsito ya no trabajan en las agencias y a pesar de los esfuerzos realizados no han podido contactarlos para requerirles el pago.
Esta Carta Circular se emite con el propósito de establecer el procedimiento a seguir para el pago de las multas administrativas de tránsito a vehículos oficiales con cargo a fondos públicos e impartir las instrucciones para el cobro de las mismas a los conductores responsables.
III. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS
A. Esta Carta Circular aplica a todas las agencias que componen la Rama Ejecutiva del Gobierno de Puerto Rico, con la excepción de aquellas entidades gubernamentales que estén exentas por la Ley 73. Estas entidades son:
- Oficina de Ética Gubernamental
- Oficina del Inspector General de Puerto Rico
- Comisión Estatal de Elecciones
- Autoridad de Asesoría Financiera y Agencia Fiscal de Puerto Rico
- Autoridad para las Alianzas Público-Privadas de Puerto Rico
- Autoridad para el Financiamiento de la Infraestructura de Puerto Rico
- Autoridad de Acueductos y Alcantarillados
- Autoridad de Energía Eléctrica
- Autoridad de Carreteras y Transportación
- Corporación del Proyecto ENLACE del Caño Martín Peña
- Corporación Pública para la Supervisión de Seguros de Cooperativas de Puerto Rico
- Programas e Instalaciones de la Administración de Servicios Médicos de Puerto Rico
- Centro Médico
- Hospital Cardiovascular
- Hospital Universitario de Adultos,
- Centros de Diagnóstico y Tratamientos e Instalaciones de Discapacidad Intelectual adscritos al Departamento de Salud.
- Hospital Industrial y Dispensarios Regionales e Intermedios
- Corporación del Fondo del Seguro del Estado
- Autoridad Metropolitana de Autobuses
- Autoridad de Edificios Públicos
Sin embargo, todo organismo de cualquier rama de gobierno que decida acogerse de forma voluntaria a las disposiciones del Reglamento 9177, aun cuando expresamente esté exento de su cumplimiento por disposición de la Ley 73. Le aplicará las disposiciones de esta Carta Circular y tendrá que regirse por las disposiciones de la misma.
B. Para fines de esta Carta Circular se define vehículo o vehículo oficial- vehículos de motor y todo otro medio de transportación terrestre, aérea o marítima, que sean propiedad o sean utilizados por una agencia, independientemente de donde esté ubicado o asignado.
C. agencia para la cual trabaja el conductor que fue multado es responsable que el conductor pague a la ASG el monto total de las multas, más una sanción equivalente a un porcentaje del monto total de las multas no pagadas.
D. Con el propósito de determinar en cuáles vehículos oficiales se reflejan multas de tránsito, las agencias efectuarán cotejos mensuales con la Directoría de Servicios al Conductor del Departamento de Transportación y Obras Públicas (DISCO) para iniciar de inmediato las gestiones pertinentes para que el conductor responsable de dichas multas efectúe el pago de las mismas. En los casos de renuncia o traslado de un conductor de vehículo oficial las agencias deberán realizar dicha verificación previo a la efectividad de la misma. Las agencias con acceso a la red internacional usarán el Sistema DAVID o el que esté vigente para dicho cotejo entrando en la página https://www.cesco.pr.gov.
E. Las agencias mantendrán en el expediente del vehículo de motor evidencia del cotejo mensual.
F. Cuando los vehículos oficiales tengan registradas multas administrativas de tránsito correspondientes de años anteriores, las agencias verificarán si se efectuó el pago de las mismas, de no haberse efectuado, verificarán si las gestiones de cobro realizadas han resultado infructuosas.
G. De proceder el pago de las multas, las agencias deudoras que tienen sus fondos bajo la custodia del Departamento de Hacienda y tienen el Sistema PRIFAS, completarán el Modelo SC 743, Pago Interagencial con cargo a la cuenta de gasto E2990, Servicios Misceláneos, No Clasificados.
H. Las agencias que no cuenten con el Sistema PRIFAS prepararán el Modelo SC 743, en original y dos copias, junto con la Hoja de Control, Modelo SC 714 y lo someterán con la relación de multas administrativas a la División de Intervenciones de este Departamento para la aprobación del mismo. La División retendrá una copia del modelo y le entregará el original aprobado al representante de la agencia deudora.
I. El representante de la agencia deudora entregará a la DISCO el modelo aprobado para la cancelación de las referidas multas de tránsito y para que éstos le entreguen una Hoja de Multas Canceladas para cada vehículo. Además, para que le expidan una nueva notificación para cada vehículo, libre de multas, para la renovación de la licencia o el traspaso de la misma cuando la unidad sea dada de baja como propiedad excedente y transferida a la ASG.
J. La nueva notificación deberá ser presentada conjuntamente con la Hoja de Multas Canceladas a la División de Transporte de la ASG quien procesará y renovará las licencias o al Área de Propiedad Excedente de la mencionada agencia para el debido traspaso de la licencia si la unidad es dada de baja y su condición permite que sea vendida, cedida o donada. Lo anterior no exime del cumplimiento de lo dispuesto en el Reglamento 9157, Reglamento de la Propiedad Excedente de la ASG, cuando se trate del traspaso de la licencia de vehículos de motor a un nuevo dueño.
IV. DISPOSICIONES GENERALES
A. Bajo ninguna circunstancia las agencias podrán efectuar pago de multas de tránsito con cargo a fondos públicos sin haber realizado todas las gestiones pertinentes y que las mismas hayan sido infructuosas. Además, las disposiciones establecidas en esta Carta Circular no se podrán interpretar de ninguna manera como que eximen a las agencias de continuar realizando el recobro de dichos fondos.
B. Cuando el conductor no efectúe el pago de las multas, las agencias realizarán las gestiones de cobro, según las disposiciones establecidas en el Reglamento Núm. 44, Deudas no Contributivas Existentes a Favor del Gobierno de Puerto Rico, aprobado por el Secretario de Hacienda el 27 de agosto de 1997.
C. Las agencias mantendrán expedientes de las gestiones de cobro realizadas para el cobro de las multas a los conductores de vehículos oficiales.
D. Será responsabilidad de las agencias llevar un registro del día, la hora y vehículo asignado a los conductores de vehículos oficiales, a los fines de contar con la información necesaria para poder fijar responsabilidades.
Esta Carta Circular deroga la Carta Circular Núm. 1300-09-08 de 28 de septiembre de 2007.
Para aclarar cualquier duda con relación a esta Carta Circular, pueden comunicarse a consultasistemasfiscales@hacienda.pr.gov.
El texto de esta Carta Circular está disponible en la página web del Departamento Hacienda: (www.hacienda.pr.gov) > sección “Publicaciones” > enlace “Contabilidad Central” > enlace “Cartas Circulares Contabilidad Central”. También puede utilizar el siguiente enlace para acceder el formato en PDF: Cartas Circulares de Contabilidad Central | Departamento de Hacienda de Puerto Rico (pr.gov)
Será responsabilidad de las agencias hacer llegar las disposiciones de esta Carta Circular a su personal, particularmente a quienes trabajan con la autorización de uso de vehículos oficiales y a todos los conductores de vehículos oficiales.
Cordialmente,
Lcdo. Nelson J. Pérez Méndez
Secretario