I. BASE LEGAL
La Ley Núm. 103 - 2006, según enmendada, Ley para la Reforma Fiscal de 2006 establece en el Artículo 19, Transacciones Electrónicas, que será política pública del Gobierno de Puerto Rico incentivar el desarrollo de la tecnología estimulando que todo desembolso de fondos públicos se realice mediante métodos electrónicos.
Como parte de este proceso el Departamento de Hacienda (Departamento) requiere a los Suplidores que completen, a través de la Internet, el Modelo SC 733, Autorización y Acuerdo para Pago Electrónico de Suplidores para obtener la autorización para el depósito electrónico, así como su información bancaria.
Al realizar los pagos por transferencia electrónica a los Suplidores, el Departamento ha identificado casos en los que el banco rechaza las transferencias de pagos por situaciones como, por ejemplo: la cuenta bancaria está cerrada o el número de la cuenta de banco está incorrecto.
II. PROPÓSITO
Esta Carta Circular se emite con el propósito de informar a las agencias sobre el proceso a seguir en caso de cualquier rechazo relacionado al pago electrónico a los Suplidores.
III. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS
A. La División de Conciliación del Negociado del Tesoro se encarga de notificar a las agencias mediante un correo electrónico con la descripción del rechazo de la transferencia electrónica al Suplidor.
B. La Agencia al recibir el mismo procederá según se indica:
- Se comunicará con el Suplidor que recibió el rechazo del pago electrónico para informarle la situación y requerirle que actualice o corrija la información de su cuenta bancaria a través de la página de Internet del Departamento de Hacienda en la siguiente dirección: https://apps2.hacienda.pr.gov/suplidoresweb/.
- La Agencia informará al Suplidor que, además de llenar la información en la página de Internet deberá imprimir y digitalizar el Formulario SC 733, Autorización y Acuerdo para Pago Electrónico de Suplidores, Anejo 1, así como un cheque cancelado de su cuenta y someterlo por Internet con su solicitud. En los casos en que el Suplidor sólo tenga una cuenta de ahorro, deberá presentar una certificación del banco donde provea el número de cuenta, ruta y tránsito y su nombre. Deberá digitalizar la misma para acompañarla como evidencia en la solicitud electrónica.
- Preparará el Modelo SC 742.1, Cancelación de Cheques-Suplidores, Anejo 2, para cancelar la transferencia electrónica rechazada y enviará el mismo al Área del Tesoro acompañado del informe de rechazo. En el Modelo debe marcar la Opción de Cancelación: Reabrir Comprobante - Retener.
- Entregará en la Sección de Desembolsos evidencia que el Suplidor realizó la corrección a través de la página de Internet del Departamento de Hacienda.
C. La Sección de Desembolsos, al recibir la notificación automática del Sistema de los cambios realizados por el Suplidor, procederá a verificar y aprobar los mismos en el Sistema.
D. Luego de realizar la aprobación, la agencia deberá incluir evidencia de que ya se aprobó el cambio de cuenta en la Sección de Desembolsos, cuando sea registrada en PRIFAS, con el número de cuenta, cuando envíe el Modelo SC 742.1, Cancelación de Cheques – Suplidor.
E. Si la Sección de Desembolsos informa el cambio, y no ha llegado el Modelo SC 742.1, no se generará ninguna acción.
IV. DISPOSICIONES GENERALES
Las agencias están autorizadas a reproducir el Modelo SC 733 en sus propias facilidades, igual al diseño que se acompaña. El mismo está disponible en formato electrónico para aquellas agencias que así lo soliciten.
Esta Carta Circular deroga la Carta Circular Núm. 1300-02-14 del 10 de julio de 2013.
Para aclarar cualquier duda con relación a esta Carta Circular, pueden comunicarse a: csc@hacienda.pr.gov o llamar al (787) 977-0048.
El texto de esta Carta Circular está disponible en la página web del Departamento de Hacienda: (www.hacienda.pr.gov) > sección “Publicaciones”> enlace “Contabilidad Central”> enlace “Cartas Circulares Contabilidad Central”. También puede utilizar el siguiente enlace para acceder el formato en PDF:
Cartas Circulares de Contabilidad Central I Departamento de Hacienda de Puerto Rico(pr.gov)
Agradeceremos hagan llegar las disposiciones de esta Carta Circular al personal de sus respectivas agencias, especialmente a los que intervienen en la preparación y trámite de los documentos que se especifican en la misma.
Cordialmente,
Lcdo. Ángel L. Pantoja Rodríguez
Secretario de Hacienda