I. BASE LEGAL
La Ley Núm. 230 de 23 de julio de 1974, Ley de Contabilidad del Gobierno de Puerto Rico, según enmendada (Ley Núm. 230), establece que el Secretario de Hacienda (Secretario) tiene la responsabilidad de diseñar o aprobar la organización fiscal, los sistemas de contabilidad y los procedimientos de pago e ingreso de todas las dependencias y entidades corporativas, los cuales incorporarán la tecnología de información y dispondrá para que la facturación, trámite de pago y toda obligación se realice a través de documentos electrónicos. Por otra parte, la Ley Núm. 230, dispone que el Secretario prescribirá y promulgará las reglas y reglamentos necesarios para implementar dicha Ley Núm. 230 y cumplir cabalmente con sus funciones.
El Reglamento de Términos y Condiciones para el Pago a los Proveedores de Bienes y Servicios Prestados a las Agencias del Estado Libre Asociado de Puerto Rico; y para Derogar el Reglamento Núm. 4266, Reglamento Núm. 55, Departamento de Hacienda, Reglamento Núm. 7663 Departamento de Estado, 8 de enero de 2009; dispone, entre otras cosas, que las agencias usarán el código de disposición V (Vendor del suplidor o reclamante) para acelerar el envío de cheques a los suplidores del Gobierno. Los códigos de disposición A (Agencia) y H (Hacienda), solo aplica a las excepciones (pagos por cheques). El proceso de pagos debe ser por pago directo, “Electronic Fund Tranfer” (EFT), según establecido en la Carta Circular 1300-01-21, Pago Electrónico a los Suplidores del Gobierno de Puerto Rico, entidades públicas y privadas, y otros.
II. PROPÓSITO
El propósito de esta Carta Circular es recordarles a las agencias que solo utilizarán los códigos de disposición V (para el suplidor o reclamante), cuando el cheque deba enviarse por correo y A cuando deba recibirse en la agencia. El código de disposición H es de uso exclusivo del Departamento de Hacienda.
III. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS
Las agencias del Gobierno Central que tienen sistemas financieros separados al sistema central del Departamento tendrán la responsabilidad de proveerle instrucciones a sus suplidores, empleados y demás entidades públicas y privadas o individuos a los que les efectúen pagos con respecto a los trámites que deban realizar para que se les pague por transferencia electrónica.
Dentro del ciclo de pago, las excepciones al proceso de emisión de pagos por EFT son las siguientes:
A. Sentencias o pagos que deban ser consignados en algún Tribunal Federal o Estatal, conforme a orden emitida por dicho foro judicial;
B. Pagos al Correo Postal de los Estados Unidos;
C. Pagos a favor del Secretario de Hacienda para la adquisición del Comprobante de Rentas Internas que cubre el cargo adicional especial de $2 a beneficio del Centro de Trauma del Centro Médico en el proceso de renovación de marbetes;
D. Pagos de becas a estudiantes;
E. Obligaciones patronales con cargo a la Asignación Especial para Gastos Administrativos durante el Año Electoral y al Fondo Especial para el Financiamiento de Campañas Electorales;
1. Retención de Servicios Profesionales
2. Retención de Contribución sobre Ingresos
3. Seguro Social y Medicare
4. Desempleo Estatal (SUTA)
5. Seguro de Incapacidad (SINOT)
6. Desempleo Federal (FUTA)
7. Fondo del Seguro del Estado
F. Pagos emitidos al Internal Revenue Service por deudas de suplidores
G. Pagos por cesiones de crédito a instituciones bancarias
Para emitir cheque por cualquier otro concepto deberá solicitar autorización al Negociado del Tesoro del Área de Finanzas Públicas a través del correo electrónico de este Departamento a: pagoselectronicos@hacienda.pr.gov
IV. DISPOSICIONES GENERALES
A. Para evitar demoras en el envío de los cheques a los suplidores, las agencias deberán asegurarse de incluir una identificación que contenga el nombre y la dirección que se indica en el comprobante de pago y el que aparece en el Registro de Suplidores del sistema financiero, PRIFAS, del Negociado de Contabilidad Central de Gobierno. Dicha información deberán asegurarse que corresponda al suplidor y no la dirección de la Agencia y que se le haya asignado solamente un número de suplidor.
B. Las agencias serán responsables de enviar a la División de Intervenciones de este Departamento las modificaciones y correcciones al Registro de Suplidores mediante el Modelo SC 730, Registro de Suplidores, acompañado de la evidencia que sustente el cambio. Dicho modelo debe estar firmado por ambas partes.
C. Los Directores de Finanzas deberán coordinar con el Departamento de Hacienda aquellos pagos que requieran trámite especial. En estos casos, deberán someter por escrito las justificaciones al Área de Finanzas Públicas.
Esta Carta Circular deroga la Carta Circular Núm. 1300-41-07 del 8 de mayo de 2007.
Para consultas relacionadas a este tema pueden comunicarse a csc@hacienda.pr.gov o comunicándose al (787)977-0048.
El texto de esta Carta Circular está disponible en la página web del Departamento Hacienda: (www.hacienda.pr.gov) > sección “Publicaciones” > enlace “Contabilidad Central” > enlace “Cartas Circulares Contabilidad Central”.
También puede utilizar el siguiente enlace para acceder el formato en PDF: Cartas Circulares de Contabilidad Central / Departamento de Hacienda de Puerto Rico (pr.gov)
Será responsabilidad de las entidades gubernamentales hacer llegar copia de esta Carta Circular al personal concernido en sus respectivas agencias.
Cordialmente,
Lcdo. Ángel L. Pantoja Rodríguez
Secretario de Hacienda