I. BASE LEGAL
La Ley Núm. 230 del 23 de julio de 1974, Ley de Contabilidad del Gobierno de Puerto Rico, según enmendada, dispone en su Artículo 8 que todas las asignaciones y los fondos autorizados para las atenciones de un año económico serán aplicados exclusivamente al pago de gastos legítimamente incurridos durante el respectivo año, o al pago de obligaciones legalmente contraídas y debidamente asentadas en los libros durante dicho año. Dispone además que no podrá gastarse u obligarse en un año económico, cantidad alguna que exceda de las asignaciones y los fondos autorizados por la ley para dicho año.
Por otra parte, La Resolución Conjunta de Presupuesto, dispone en la Sección 8, entre otras cosas, que todas las asignaciones autorizadas en cualquier año fiscal anterior, incluidas las asignaciones sin un año fiscal específico, quedan eliminadas y ningún desembolso de fondos públicos podrá ampararse en dichas asignaciones.
II. PROPÓSITO
Esta Carta Circular se emite con el propósito de recordar y requerir a las agencias el trámite necesario y eficaz para el procesamiento de la documentación, así viabilizar y efectuar el pago a los proveedores de bienes y servicios prestados a las agencias de gobierno.
III. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS
A. Será responsabilidad de las agencias exigirle al Suplidor entregar la factura en no más de diez (10) días luego de terminado el periodo o fecha de entrega del bien o servicio. Dicho requerimiento deberá ser incluido en las cláusulas de contratación con el Suplidor.
- Toda factura de un mes en particular tendrá que ser entrada a PRIFAS no más tarde del último día del mes siguiente. Esto se realizará consecutivamente para cada mes del año.
- No se permitirá entrar más de una factura por comprobante de pago en PRIFAS. Cada factura tendrá su comprobante de pago individual.
- Bajo ningún concepto se permitirá afectar el presupuesto vigente con obligaciones o gastos relacionados con bienes o servicios del año fiscal anterior. Es responsabilidad de las agencias asegurar el fiel cumplimiento de esta disposición. En caso de identificar posibles sobregiros la agencia tendrá que hacer ajustes para evitar los mismos.
- El Departamento de Hacienda dará seguimiento riguroso para asegurar el cumplimiento de las disposiciones anteriores.
Esta Carta Circular deroga la Carta Circular Núm. 1300-02-10 del 14 de julio de 2009, aprobada por el Secretario de Hacienda.
Para aclarar cualquier duda con relación a esta Carta Circular, pueden comunicarse a csc@hacienda.pr.gov o comunicándose al (787) 977-0048.
El texto de esta Carta Circular está disponible en la página web del Departamento de Hacienda: (www.hacienda.pr.gov) > sección “Publicaciones” > enlace “Contabilidad Central” > enlace “Cartas Circulares Contabilidad Central”. También puede utilizar el siguiente enlace para acceder al formato PDF:
Cartas Circulares de Contabilidad Central | Departamento de Hacienda de Puerto Rico (pr.gov)
Agradeceremos que hagan llegar las disposiciones de esta Carta Circular al personal concernido en sus respectivas agencias.
Cordialmente,
Lcdo. Ángel L. Pantoja Rodríguez Secretario de Hacienda