I. BASE LEGAL
La Ley Núm. 230 de 23 de julio de 1974, según enmendada, conocida como Ley de Contabilidad del Gobierno de Puerto Rico dispone en su Artículo 7, Ingresos de fondos públicos, inciso (a) que el Secretario recaudará todos los fondos públicos de las dependencias, sea cual fuere su procedencia. El Secretario nombrará, a solicitud de las dependencias o cuando él lo crea conveniente, recaudadores que tendrán la función de recaudar fondos públicos que se reciban en las propias dependencias. Estos recaudadores se considerarán representantes del Secretario y se regirán por la reglamentación que él prescriba.
II. PROPÓSITO
El propósito de esta Carta Circular es recordar a los Oficiales Pagadores Especiales que deberán someter su conciliación dentro de los tres días laborables luego de recibido el estado bancario, según se dispone en el Reglamento 9, Reglamento de Normas Básicas para los Oficiales Pagadores Especiales nombrados por el Secretario de Hacienda, sin embargo, este periodo no deberá exceder de 10 días laborables luego de finalizado el mes. Deberán realizar las gestiones correspondientes con su entidad bancaria para asegurar que se cumpla con la fecha aquí dispuesta. Las agencias que tienen autorizadas cuentas bancarias, así como las que utilizan People Soft 8.4, 8.9 y 9.1 también deberán conciliar sus cuentas bancarias dentro de los diez días laborables aquí establecidos.
III. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS
A. Es necesario que durante el proceso de conciliación se eliminen todos los cheques que han caducado. Además, deben contabilizar todos los depósitos de fondos federales y cualquier otro que se haya recibido de forma inmediata, no se deben reflejar ajustes por estos conceptos. Así mismo, es necesario que las agencias contabilicen de forma inmediata todos los cargos bancarios reflejados en los estados de cuenta y que coordinen con las entidades bancarias la corrección de cualquier diferencia identificada entre las cantidades de los cheques emitidos y lo pagado por el banco según el estado de cuenta. Por último, las agencias no deberán reflejar en las conciliaciones transacciones sin identificar. El Departamento de Hacienda (Departamento) estará muy pendiente a estas situaciones y no aceptará conciliaciones que reflejen este tipo de situaciones.
B. El Departamento se reserva el derecho a realizar la emisión de los cheques de las peticiones efectuadas por los Oficiales Pagadores Especiales, así como la emisión de los cheques de las agencias que tienen autorizadas cuentas bancarias que no cumplan con estas disposiciones. Dichas instrucciones tienen el propósito de establecer un estricto control del flujo de efectivo del Gobierno.
Esta Carta Circular deroga la Carta Circular Núm. 1300-08-18 del 24 de agosto de 2017.
Para aclarar cualquier duda con relación a esta Carta Circular, pueden comunicarse a consultasistemasfiscales@hacienda.pr.gov.
El txto de esta Carta Circular está disponible en la página web del Departamento Hacienda: (www.hacienda.pr.gov) > sección “Publicaciones” > enlace “Contabilidad Central” > enlace “Cartas Circulares Contabilidad Central”. También puede utilizar el siguiente enlace para acceder el formato en pdf: https://hacienda.pr.gov/sobre-hacienda/publicaciones/contabilidad-central/cartas-circulares-de-contabilidad-central
Cartas Circulares de Contabilidad Central | Departamento de Hacienda de Puerto Rico (pr.gov)
Será responsabilidad de las entidades gubernamentales hacer llegar copia de esta Carta Circular al personal concernido en sus respectivas agencias.
Cordialmente,
Lcdo. Nelson J. Pérez Méndez
Secretario de Hacienda