BASE LEGAL
El Artículo 7(a) de la Ley Núm. 230 de 23 de julio de1974, Ley de Contabilidad del Gobierno de Puerto Rico, según enmendada (Ley Núm. 230), establece que el Secretario de Hacienda, recaudará todos los fondos públicos de las dependencias, sea cual fuere su procedencia. El Secretario nombrará, a solicitud de las dependencias o cuando él lo crea conveniente, recaudadores que tendrán la función de recaudar fondos públicos que se reciban en las propias dependencias. Estos recaudadores se considerarán representantes del Secretario y se regirán por la reglamentación que él prescriba.
Por otra parte, la Orden Ejecutiva 2021-018 crea el cargo del Principal Oficial Financiero del Gobierno de Puerto Rico (CFO por sus siglas en inglés) y establece que las funciones serán ejercidas por el Secretario del Departamento de Hacienda. Una de las funciones delegadas al CFO es coordinar la implementación de un nuevo sistema de contabilidad centralizado (ERP por sus siglas en inglés) donde se centralicen las funciones de gestión financiera.
II. PROPÓSITO
A partir del 7 de julio de 2026 entrará en vigor el Nuevo Sistema Financiero ERP cuyo objetivo es la centralización de los Sistemas Fiscales y de Contabilidad de las diferentes entidades gubernamentales de manera que se facilite el acceso a la información financiera del Gobierno de Puerto Rico.
Se emite esta Carta Circular para informar a las agencias sobre las disposiciones aplicables a la creación de facturas, la creación y aplicación de los recibos “standard” y “miscellaneous”, así como los procedimientos relacionados con los depósitos diarios.
III. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS
En el módulo de “Receivables” en el campo de “Billings” es donde se van a generar y contabilizar las facturas y en el campo de “Accounts Receivable” es donde se crean y se aprueban los recibos y los depósitos diarios.
A. Será responsabilidad de las agencias generar y contabilizar las facturas por cobrar en el módulo de “Receivables” en el ERP, incluyendo las facturas por pagos indebidos a suplidores o funcionarios. Las agencias deberán asegurarse de que todas las facturas se registren y contabilicen correctamente en las cuentas correspondientes en el ERP.
B. En el ERP existen dos tipos de recibo, el recibo “standard” y el recibo “miscellaneous”. El recibo “standard” se utiliza cuando el pago recibido y procesado por la agencia está relacionado con una factura previamente emitida y registrada en el Sistema. El recibo “miscellaneous” se utiliza para pagos recibidos asociados a transacciones de una sola vez (one time) que no correspondan a una factura emitida.
C. La numeración del recibo, tanto “standard” como “miscellaneous”, será establecida manualmente por la agencia y constará de trece dígitos siguiendo la siguiente estructura; dos dígitos para el año fiscal, tres dígitos para el código de la agencia, cuatro dígitos para el número de recaudador y cuatro dígitos del número correlativo que establezca la agencia tal como se muestra en el siguiente ejemplo;
XX – XXX – XXXX - XXXX
AF - AGEN - # REC – NUM CORR
27 024 1919 0001
La entrada y aprobación de los recibos y del depósito diario (Remittance Batch) se realizarán directamente por la agencia en el ERP. Esto incluye la corrección y contabilización de toda transacción de ingreso registrada en el Sistema. Será responsabilidad de las agencias asegurarse que los ingresos se contabilicen en las cuentas correctas.
V. DISPOSICIONES GENERALES
A. Efectivo el 30 de junio de 2026, el Sistema de Ingresos y Recaudos (SIRAT) dejará de operar para propósitos transaccionales. Dicho Sistema permanecerá disponible únicamente para fines de consulta por parte del personal autorizado de la Oficina de Finanzas de la agencia.
B. A partir del 1 de julio de 2026, estará disponible el Portal de Integración de Nombramientos y Clientes (PINC), el cual integrará exclusivamente los procesos relacionados con nombramientos de recaudadores y la creación de clientes. El proceso detallado para someter la información relacionada con el nombramiento de recaudadores y para la creación de clientes por las agencias en PINC se establecerá mediante una carta circular separada.
C. El Negociado del Tesoro del Área de Finanzas Públicas del Departamento de Hacienda autorizará los nombramientos o los cambios de recaudadores responsables de recaudar los fondos públicos y creará los clientes en el ERP.
D. Todos los recaudos correspondientes al periodo del 1 al 6 de julio de 2026 deberán procesarse manualmente. A partir del 7 de julio de 2026, con la entrada en funcionamiento del ERP, todas esas transacciones deberán registrarse exclusivamente en el nuevo Sistema.
E. Para las operaciones relacionadas con los procesos de recaudación y contabilidad de fondos públicos, las agencias deberán cumplir con las disposiciones del Reglamento Núm. 25, Recaudación, Control y Contabilidad de Fondos Públicos Recaudados por Recaudadores Oficiales o Sustitutos y sus Auxiliares. Además, las agencias deberán cumplir con la reglamentación emitida por el Departamento de Hacienda sobre los procesos relacionados al Módulo de Cuentas por Cobrar (AR) en el ERP.
F, Esta carta circular podrá ser objeto de enmiendas o actualizaciones futuras, según se incorporen mejoras y optimizaciones al sistema ERP.
Esta Carta deroga el Boletín Informativo 25-05 del 15 de enero de 2025.
Para aclarar cualquier duda con relación a esta Carta Circular, pueden comunicarse a csc@hacienda.pr.gov o comunicándose al (787) 977-0048.
El texto de esta Carta Circular está disponible en la página web del Departamento Hacienda: (www.hacienda.pr.gov) > sección “Publicaciones” > enlace “Contabilidad Central” > enlace “Cartas Circulares Contabilidad Central”. También puede utilizar el siguiente enlace para acceder el formato en PDF:
Cartas Circulares de Contabilidad Central | Departamento de Hacienda de Puerto Rico (pr.gov)
Agradeceremos hagan llegar las disposiciones de esta Carta Circular al personal de la Oficina de Finanzas en sus respectivas agencias, en especial a los Recaudadores Oficiales o Sustitutos y sus Auxiliares.
Cordialmente,
Lcdo. Angel L. Pantoja Rodríguez
Secretario de Hacienda