I. BASE LEGAL
La Ley Núm. 168 del 11 de agosto de 1988, conocida como “Ley de Campaña Benéfica de Empleados Públicos”, (3 L.P.R.A. sec. 2051); autoriza la celebración anual de una Campaña Benéfica de Empleados Públicos, para la recaudación de fondos entre los funcionarios y empleados públicos. Dicha Campaña será la única, salvo circunstancias de emergencia, a celebrarse en las agencias del Gobierno de Puerto Rico. Mediante este mecanismo de ley el personal público puede, a su libre determinación y en forma voluntaria, autorizar descuentos en sueldo para donarlos a las instituciones benéficas que deseen favorecer y que cumplan con los requisitos provistos en la referida Ley.
Como parte de las disposiciones de la Ley Núm. 168, supra, se creó el Consejo de Reglamentación, del cual el Secretario de Hacienda es Presidente. Dicho Consejo tiene la responsabilidad, entre otras, de reglamentar todo lo concerniente a la Campaña Benéfica de Empleados Públicos. A esos efectos, el referido Consejo emitió el Reglamento Núm. 3962 del 18 de julio de 1989, según enmendado, conocido como Reglamento para la Implantación de la Campaña Benéfica de Empleados Públicos. Este Consejo con la aprobación del Gobernador de Puerto Rico seleccionará la Entidad Designada para llevar a cabo las campañas benéficas en Puerto Rico quien tendrá la responsabilidad de coordinar toda la labor de difusión en las agencias y actuará como intermediaria para la distribución de los fondos que se recauden en virtud de la citada Ley.
La Ley Núm. 230 de 23 de julio de 1974, según enmendada, conocida como “Ley de Contabilidad del Gobierno de Puerto Rico”, (3 L.P.R.A. sec. 283), establece que el Secretario de Hacienda es el responsable de diseñar o aprobar la organización fiscal, los sistemas de contabilidad y los procedimientos de pagos e ingresos de todas las dependencias. Dichos procesos incorporarán las tecnologías de información y dispondrán para que la facturación, trámite y pago se realice a través de documentos electrónicos.
II. PROPÓSITO
Esta Carta Circular se emite con el propósito de reiterar las instrucciones a seguir para el descuento en sueldo al personal público que voluntariamente desee hacer aportaciones a las entidades benéficas de su preferencia y que cumpla con los requisitos de la Ley Núm. 168, supra.
III. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS
A. El personal que voluntariamente desee hacer aportaciones a las entidades benéficas autorizadas a participar en la Campaña Benéfica Anual deberá llenar el Formulario Campaña Benéfica de Empleados Públicos – Tarjeta de Aportación 20__-20__ Descuento de Nómina. Dicho Formulario será provisto por la Entidad Designada a través de los Coordinadores de Campaña en cada agencia.
B. El importe máximo que un funcionario o empleado podrá autorizar que se le descuente, será de uno por ciento (1%) de su sueldo bruto anual.
C. Las personas, una vez llenen el referido Formulario someterán a su Área de Recursos Humanos el original, la copia amarilla y copia rosa del mismo.
D. El Área de Recursos Humanos, luego de recibir el original, la copia amarilla y la copia rosa de dicho Formulario, verificará que esté cumplimentado en todas sus partes, que la aportación no exceda el uno por ciento (1%) del sueldo bruto anual del empleado y que esté firmado.
E. Se procederá a enviar la copia amarilla a la Entidad Designada. Cada agencia utilizará el original del Formulario para efectuar el descuento en nómina del personal correspondiente y luego archivará la misma en sus expedientes. Se le entregará al empleado la copia rosa.
F. En los casos de las Agencias que procesan sus nóminas a través del Sistema RHUM, se procederá como sigue:
1. Para informar los cambios en nómina en el Sistema RHUM los departamentos y dependencias utilizarán la Clave de Descuento 68-068 – DM – FONDOS UNIDOS.
2. El Área de Tecnología de Información de este Departamento, al preparar las nóminas, en lugar de emitir los pagos correspondientes a los referidos descuentos, contabilizará el importe de estos en la Cuenta de Pasivo L 5610, Descuentos a Pagar Efectuados en la Nómina Regular de Sueldos, dentro del Fondo 793, Fondo de Depósitos Especiales, bajo el Código de Agencia 025.
3. El Negociado del Tesoro de este Departamento preparará un solo comprobante a favor de la Entidad Designada y se remitirá directamente a la referida Entidad conjuntamente con un listado, cinta magnética o cualquier documento electrónico conteniendo los nombres del personal y la suma descontada. El importe del pago incluirá el total de los descuentos efectuados en todas las nóminas que son preparadas por el Área de Tecnología de Información.
4. Cualquier información relacionada con el pago de los descuentos efectuados, deberán solicitarla al Negociado del Tesoro de este Departamento.
G. Las agencias que preparan sus propias nóminas, los Oficiales Pagadores Especiales autorizados a pagar servicios personales, las corporaciones públicas y los municipios efectuarán los descuentos por el mencionado concepto en la forma acostumbrada para otros descuentos. En estos casos, remitirán a la Entidad Designada no más tarde de quince días del mes siguiente a aquél en que se efectúe el descuento acompañado de un listado, cinta magnética o cualquier documento electrónico que contenga los nombres del personal y la suma descontada.
IV. DISPOSICIONES GENERALES
A. En ningún caso las agencias podrán deducir la totalidad del descuento en un solo periodo de nómina. A esos efectos, deberán prorratearlo a base del número total de periodos de nómina en que se divida el año.
B. El personal que autorice un descuento en sueldo, conforme a la Ley Núm. 168, supra, podrá revocar o modificar dicha autorización mediante notificación escrita, en original y copia, la cual someterá al Área de Recursos Humanos de la agencia para la cual presta sus servicios, con no menos de quince días (15) de anticipación a la fecha en que desee hacer efectiva su revocación o modificación. La agencia será responsable de someter inmediatamente la copia a la Entidad Designada, acompañada de una copia del original del formulario de autorización archivado en el expediente de la persona correspondiente. Además, la agencia retendrá el original de la notificación escrita para someter el cambio en nómina, de manera que la revocación o modificación requerida, según sea el caso, sea procesada a tiempo para ser efectiva en la fecha indicada, evitando así descuentos indebidos. De ocurrir algún descuento indebido, el mismo deberá ser atendido y resuelto por la agencia.
C. Es sumamente importante que cada agencia procese a tiempo los formularios de autorización de descuento de nómina obtenidos durante la campaña, de manera que los mismos se reflejen en el primer periodo de pago del nuevo año fiscal. La campaña se lleva a cabo, normalmente, durante un periodo de tres meses, entre marzo y junio de cada año. La misma puede ser extendida por el Consejo, en aquellos casos individuales donde la agencia concernida demuestre que tiene una razón justificada para dicha extensión.
D. De igual forma, es importante que cada agencia permita que el nuevo personal gubernamental tenga la oportunidad de contribuir a la Campaña Benéfica de Empleados Públicos al momento de comenzar a trabajar, durante cualquier época del año.
E. Conforme a las disposiciones de la Ley Núm. 168, supra, el Reglamento Núm. 3962 del 18 de julio de 1989, según enmendado, Reglamento para la Implantación de la Campaña Benéfica de Empleados Públicos puede ser reproducido en las facilidades de cada agencia, de manera que esté disponible como referencia al personal en sus respectivos organismos. El mismo, también está contenido, junto a otras referencias importantes, en el Manual de Orientación de la Campaña Benéfica de Empleados Públicos, preparado por la Entidad Designada.
Esta Carta Circular deroga la Carta Circular Núm. 1300-44-08 del 2 de junio de 2008.
Para aclarar cualquier duda con relación a esta Carta Circular, pueden comunicarse a consultasistemasfiscales@hacienda.pr.gov.
El texto de esta Carta Circular está disponible en la página web del Departamento de Hacienda: (www.hacienda.pr.gov) > sección “Publicaciones” > enlace “Contabilidad Central” > enlace “Cartas Circulares Contabilidad Central” - También puede utilizar el siguiente enlace para acceder el formato en pdf: Cartas Circulares de Contabilidad Central | Departamento de Hacienda de Puerto Rico (pr.gov)
Será responsabilidad de las entidades gubernamentales hacer llegar copia de esta Carta Circular al personal concernido en sus respectivas agencias.
Cordialmente,
Lcdo. Nelson J. Pérez Méndez
Secretario de Hacienda