Año Fiscal 2007 - 2008
Estimados Señores:
La Ley de Contabilidad Central del Gobierno de Puerto Rico, Ley Núm. 230 de 23 de julio de 1974, según enmendada, establece la política pública del Estado Libre Asociado respecto a los nombramientos de los Oficiales Pagadores Especiales en las dependencias. El Artículo 9 (b) de la misma establece que el Secretario podrá nombrar, a solicitud del jefe de la dependencia interesada o cuando lo creyere conveniente al bienestar de servicio, pagadores en las propias dependencias, y entidades corporativas cuyos fondos están bajo la custodia del Secretario, excluyendo a los municipios, para hacer aquellos desembolsos de dinero que se le autoricen. Estos Pagadores se considerarán representantes del Secretario de Hacienda, y se regirán por la reglamentación que dicho Secretario prescriba.
Esta Carta Circular se emite con el propósito de establecer las instrucciones a seguir por el funcionario designado por la agencia para hacer la Conciliación de la Cuenta de Banco y Efectivo en Caja del Oficial Pagador Especial, cuando tenga depósitos en tránsito y cheques en circulación.
Disposiciones Específicas
A. Depósito en Tránsito
El funcionario designado a realizar la conciliación de la cuenta de banco deberá incluir en el Modelo SC 759E (HC) Depósitos en Tránsito para el mes, (Anejo 1) las peticiones de fondos que hayan sido aprobadas por la División de Oficiales Pagadores Especiales del Negociado de Intervenciones del Departamento de Hacienda. Para determinar si su petición ha sido procesada y aprobada accederá el Sistema PRIFAS. De ser así, lo considerará como un depósito en tránsito y deberá reflejarlo en la Cuenta Corriente. De no tener acceso al Sistema PRIFAS se comunicará con dicha División para verificar la información. Deberá segregar y totalizar los depósitos por número de fondo.
Bajo ningún concepto, las peticiones de fondos que se desembolsan mediante transferencias electrónicas deben considerarse como depósitos en tránsito
B. Cheques en Circulación
El funcionario designado incluirá junto a la conciliación de la cuenta de banco el Modelo SC 759E (HC) Cheques en Circulación para el mes, (Anejo 2). Deberá segregar y totalizar los mismos por número de fondo. En los casos en que un cheque afecte dos fondos deberá detallar la cantidad correspondiente a cada fondo.
Las disposiciones de esta Carta Circular aplicarán a las conciliaciones correspondientes a partir del mes de junio de 2008.
El texto de esta Carta Circular está disponible en nuestra página de Internet en la dirección:
www.hacienda.gobierno.pr/publicaciones/cartas_circulares_cont.html.
Agradeceremos hagan llegar las disposiciones de esta Carta Circular a los Oficiales Pagadores Especiales en sus respectivas agencias y los funcionarios responsables de preparar las conciliaciones bancarias.
Cordialmente,
Ángel Ortiz García
Secretario de Hacienda Interino