Año Fiscal 2006 - 2007
Estimados Señores:
La Ley Núm. 57 de 19 de junio de 1958, según enmendada, Ley de Donaciones, en su Artículo 1, autoriza al Gobernador, al Secretario de Hacienda, a los jefes de departamentos y agencias, a las instrumentalidades y corporaciones públicas del Estado Libre Asociado de Puerto Rico a aceptar, usar y administrar donaciones de toda clase de bienes. La aceptación de toda donación, conforme a las facultades que aquí se confieren, se hará a nombre y en representación del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, excepto en el caso de cualquier instrumentalidad o corporación publica con personalidad jurídica y patrimonio propios, en el que se aceptará la donación a nombre de la misma.
Esta Carta Circular se emite con el propósito de establecer las instrucciones para la aceptación, contabilización y uso de donaciones condicionales.
Disposiciones Específicas
1. Los secretarios y jefes de agencias o entidades gubernamentales podrán aceptar donaciones condicionales siempre y cuando las mismas sean para los fines encomendados por ley al organismo que éstos dirigen.
2. El donante preparará una carta en la cual le notificará a la agencia sobre la donación y el uso o propósito para el cual efectúa la misma.
3. La oficina de administración de la agencia recibirá la notificación del donante y procederá como sigue:
a. Verificará que el propósito del donativo esté relacionado con las funciones y fines encomendados por ley a la agencia. No se aceptará propiedad para la cual no se tiene uso inmediato o futuro para la misma.
b. Si la donación tiene una condición específica, analizará si la entidad puede cumplir con la especificación establecida por el donante.
c. Evaluará, entre otros, los costos de instalación, mantenimiento, seguros, personal técnico y endosos requeridos que conlleva la aceptación de la donación y su impacto en el presupuesto de la agencia.
d. En los casos de donación de equipo usado se deberá realizar una inspección de equipo previo a la aceptación de la donación para constatar que el equipo se encuentre en buenas condiciones.
4. Si el jefe de la oficina de administración de la agencia determina que no procede el aceptar la donación, le notificará al donante, por escrito, las razones por las cuales no aceptó la donación. Si determina aceptar la donación, procederá a solicitar al Secretario de Hacienda o su Representante Autorizado, en los casos que esté autorizado por ley a recibir donación, la autorización para aceptar y recibir el bien o bienes que se les interesa donar.
5. Solicitarán la autorización a través del Modelo SC 946, Solicitud y Autorización para Aceptar una Donación (Anejo 1). Dicho Modelo lo prepararán en original y tres copias.
Enviarán el original y dos copias, acompañado de la carta del donante, a la Oficina de Asuntos Legales del Departamento de Hacienda o al jefe del organismo, según sea el caso y una copia la retendrán para sus récords.
6. La oficina de administración de la agencia, al recibir el original y copia del Modelo SC 946, con la determinación del Secretario de Hacienda o del jefe de la agencia, según sea el caso, dispondrá de la copia que retuvo del mismo y se comunicará, por escrito, con el donante para informarle si se aceptará o no la donación condicional.
7. En los casos de donaciones de dinero procederán como sigue:
a. El valor tiene que estar emitido a favor del Secretario de Hacienda, no se podrá aceptar dinero en efectivo.
b. Entregará el valor al recaudador oficial para que proceda a emitir un recibo oficial al donante y para que deposite el mismo en la cuenta bancaria del Secretario de Hacienda.
c. El recaudador preparará el Modelo SC 745, Comprobante de Remesa, para contabilizar la donación en la cifra de cuenta indicada en el Modelo SC 946, mencionado. Enviará dicho Modelo a la División de Contabilidad de Ingresos del Área del Tesoro de este Departamento acompañado de una copia del Modelo SC 946.
Si la agencia no cuenta con un recaudador oficial enviarán el valor a la División de Contaduría General del Área del Tesoro acompañado de los Modelos SC 745, Comprobante de Remesa, SC 1035, Relación de Valores Recibidos y una fotocopia del Modelo SC 946.
8. Si la donación es un bien mueble procederá como sigue:
a. Expedirán al donante el Modelo SC 1212, Recibo de Propiedad Donada (Anejo 2). Dicho Modelo lo prepararán en original y dos copias. Entregarán el original al donante, enviarán una copia al encargado de la propiedad y retendrá una copia para el expediente del donante.
b. El encargado de la propiedad tasará la misma y le asignará número de propiedad y la marcará con dicho número.
c. Prepararán el Modelo SC 785, Informe de Enmienda al Activo Fijo para contabilizar la propiedad donada en los libros del Departamento de Hacienda.
Las agencias autorizadas a registrar sus transacciones en el Sistema PRIFAS, entrarán también las transacciones que afecten el Módulo de Activo Fijo y conservarán los justificantes para futuras intervenciones de la Oficina del Contralor o del Departamento de Hacienda. Las que no estén autorizadas, deberán enviar a la División de Propiedad del Negociado de Cuentas de este Departamento, el Modelo SC 785, Informe de Enmienda al Activo Fijo, junto con la copia de Modelo SC 946 y SC 1212.
Disposiciones Generales
1. El Secretario de Hacienda está facultado por la Ley Núm. 57 a aceptar cualquier donación hecha a nombre o para uso del Estado Libre Asociado de Puerto Rico y como tal para fines exclusivamente públicos. En estos casos el valor o propiedad donada se entregará directamente al Secretario de Hacienda. La propiedad será referida al encargado de la propiedad de dicho Departamento para su numeración y contabilidad y el dinero se ingresará al Fondo General. El Secretario luego determinará a cual agencia se le transferirá el importe o propiedad donada.
2. La agencia será responsable de que la propiedad donada se utilice para los fines establecidos por el donante. También será responsable de proveer al donante cualquier información relacionada con la misma.
3. Los Modelos SC 946, Solicitud y Autorización para Aceptar una Donación Condicionada y SC 1212, Recibo de Propiedad Donada, podrán reproducirlos en sus propias instalaciones.
Esta Carta Circular deroga la Carta Circular Núm. 1300-23-03 de 13 de marzo de 2003.
Será responsabilidad de las agencias hacer llegar las disposiciones de esta Carta Circular a su personal, en particular aquellos responsables de preparar y tramitar los documentos relacionados con donaciones.
Cordialmente,
Juan C. Méndez Torres
Secretario de Hacienda