Año Fiscal 2013 - 2014
Estimados Señores:
El Pronunciamiento Núm. 54 (GASB 54) “Fund Balance Reporting and Governmental Fund Type Definitions” emitido por la Junta de Principios de Contabilidad Gubernamental indica la forma de divulgar los balances de los fondos gubernamentales en los estados financieros del gobierno.
El GASB 54 indica los criterios para clasificar y presentar los balances de fondo, según específicamente definidos en el pronunciamiento. Estas clasificaciones se basan en el nivel de jerarquía en que los fondos serán gastados, según el nivel de restricción establecido para los mismos. Las nuevas clasificaciones establecidas por el pronunciamiento son las siguientes:
- No desembolsable (Non spendable) – En esta clasificación deben incluirse cantidades que no pueden ser gastadas debido a su forma (ej. Inventarios, gastos pagados por adelantado); o que algún acuerdo legal o contractual requiere que se mantenga intacto (ej. El monto del principal de un fondo permanente).
- Restrictas (restricted) – Cantidades que son restringidas por leyes habilitadoras, subvención (grants) o entidades externas acreedoras (debt covenants) y son para un propósito en específico.
- Comprometidas (committed) - Cantidades que son comprometidas directamente por el nivel gerencial más alto dentro del gobierno.
- Asignadas (assigned) - Cantidades que son asignadas directamente por el organismo de nivel más alto dentro de la entidad (Secretarios, directores de una agencia o un comité especial al cual se le ha delegado autoridad).
- No Asignadas (unassigned) - Cantidades disponibles para cualquier propósito y que no caen dentro de las cuatro categorías anteriores en el Fondo General.
El propósito de esta Carta Circular es informar a las agencias las disposiciones del Pronunciamiento Núm. 54, así como establecer el formato a ser utilizado por las agencias en la preparación de los estados financieros.
DISPOSICIONES ESPECÍFICAS
A partir de 1 de julio de 2010 las obligaciones deberán ser codificadas, según las nuevas categorías de fondo y nivel jerárquico:
Tipo de Fondo
Nivel de Autoridad sobre Disposición del Fondo
No desembolsable (Non spendable)
Referirse a Ley, acuerdo contractual o naturaleza de la cuenta
Restrictas (restricted)
Ley habilitadora, Disposición Federal
Comprometidas (committed)
Orden Ejecutiva o por la Oficina de Gerencia y Presupuesto
Asignadas (assigned)
Orden emitida por el Secretario de la entidad
No Asignadas (unassigned)
No está restricto, comprometido o asignado
Para la presentación de la información requerida por el (GASB 54) el Departamento de Hacienda sugiere que en los Estados de Condición Financiera de los fondos gubernamentales mejor conocido como “Balance Sheet” y a su vez para las notas de los estados financieros se utilice el formato que se presenta en el (Anejo I). Cada agencia deberá llenar este formulario de la siguiente forma:
Basado en el uso de cada fondo, clasificarlos bajo las categorías de fondo general, “special revenue”, “debt service”, fondo de capital y otros fondos. El total de los fondos en el anejo II debe ser igual al total de los fondos presentados en el Anejo I.
Las agencias deberán enviar todas sus obligaciones vigentes al 30 de junio de 2014 e identificar en cual categoría se debe presentar dicha obligación (no desembolsables, restrictos, etc.). Todas las agencias deberán utilizar el Anejo II para completar esta información. Cada agencia deberá llenar el formulario de la siguiente forma:
Columna de Fondo o Asignación – Indicar el número de fondo (ej. 111).
Columna de Enmienda o Cambios al Fondo (si aplica) - Indicar si el fondo fue asignado, antes era un fondo estatal y se enmendó a uno federal o viceversa.
Columna de Clasificación de Fondos - Referirse al Anejo 3, Listado de los Fondos – Clasificación GASB 54, para catalogar según el uso y el pronunciamiento; se indicará el monto total de obligaciones vigentes para este fondo al cierre del año fiscal 2014. La agencia es responsable de pasar juicio sobre la clasificación de los fondos que le aplique.
Columna de Cantidad Original del Fondo o Asignación – Indicar la cantidad original asignada por OGP o Agencia Federal.
Los informes completados deben de ser entregados no más tarde del 12 de septiembre de 2014 al Área de Contabilidad Central de Gobierno (Tercer Piso, Oficina 311, Departamento de Hacienda).
El Pronunciamiento 54 es solamente de aplicabilidad a las entidades gubernamentales que presentan estados financieros con fondos gubernamentales, por lo que no aplica a corporaciones públicas, fondos propietarios o fiduciarios. Las siguientes entidades cuyas operaciones forman parte de los estados financieros gubernamentales del Estado Libre Asociado de Puerto Rico deberán cumplir con este pronunciamiento.
- Oficina para el Mejoramiento de Escuelas
- Administración de Derecho Laboral
- Autoridad de Navieras de Puerto Rico
- Fideicomiso de los Niños
- Corporación del Fondo de Interés Apremiante de Puerto Rico (COFINA)
Las entidades antes mencionadas deberán asegurarse del cumplimiento con las disposiciones del Pronunciamiento 54 y que las mismas estén documentadas en sus estados financieros auditados y sus respectivos “reporting packages”.
La Administración de Vivienda Pública, Corporación de Renovación Urbana y Vivienda (CRUV), Autoridad de Edificios Públicos no le aplica el Pronunciamiento 54 a sus estados financieros pero sí le aplica a su “reporting package” por ser “blended component unit” o fondos del Estado Libre Asociado de Puerto Rico.
El Departamento de Hacienda se reserva el derecho de tomar medidas administrativas al no cumplir con la fecha estipulada. Estas medidas pudieran ser desde la retención de cheques, congelamiento de asignaciones presupuestarias u otra determinación que sea necesaria para el fiel cumplimiento de esta solicitud.
Esta circular deroga la Carta Circular 1300-24-13 del 30 de abril de 2013.
El texto de esta Carta Circular está disponible en nuestra página de Internet en la dirección:
www.hacienda.gobierno.pr/publicaciones/cartas_circulares_cont.html.
Será responsabilidad de las agencias hacer llegar esta Carta Circular al personal de Finanzas y Contabilidad o a cualquier otro personal responsable de proveer la misma. Para aclarar cualquier duda con relación a esta Carta Circular, pueden comunicarse al (787) 721-2020 ext. 2315.
Cordialmente,
Melba Acosta Febo
Secretaria de Hacienda