Año Fiscal 2013 - 2014
Estimados señores:
La Carta Circular Núm. 1300-31-14 estableció las instrucciones para identificar los comprobantes de pago correspondientes a cuentas a pagar al 30 de junio de 2014. También responsabilizó a las agencias a enviar dichos comprobantes a este Departamento no más tarde del 29 de agosto de 2014.
El propósito de esta Carta Circular es impartir las instrucciones a seguir en la preparación y tramite de los Modelos relacionados con cuentas a pagar para propósito de los estados financieros, los cuales serán enviados al Negociado de Cuentas del Área de Contabilidad Central de Gobierno de este Departamento.
MODELO SC 943A
1. Aquellas agencias que después del 30 de agosto tengan comprobantes identificados como AP, pendientes de procesar, deben enviar el Modelo SC 943A, Resumen de Cuentas a Pagar obligadas al 30 de junio de 2014 (Anejo 1).
2. En el Modelo SC 943A totalizarán, por cuenta de gasto específica, las cuentas a pagar de cada fondo individual (incluyendo Fondo Genera!) y dentro de cada fondo, por clase de acreedor, según se indica a continuación:
A. L 5010 - Cuentas a Pagar Entidades Privadas e Individuos
B. L 5210 - Cuentas a Pagar Otros Fondos
C. L 5222 Préstamos/Anticipos Unidades Componentes-Universidad de Puerto Rico
D. L 5222 - Préstamos/Anticipos Unidades Componentes-Administración de Seguros de Salud
E. L 5222 - Préstamos/Anticipos Unidades Componentes-Administración de Servicios Médicos
F. L 5250 Cuentas a Pagar Corporaciones Públicas
G. L 5251 - Cuentas a Pagar Autoridad de Energía Eléctrica
H. L 5252 Cuentas a Pagar Autoridad de Acueductos y Alcantarilladlos
I. L 5253 - Cuentas a Pagar Autoridad de Edificios Públicos
J. L 5270 Cuentas a Pagar Municipios
K. L 5290 - Cuentas a Pagar Gobierno Federal
L. L 5990 - Otras Cuentas a Pagar (son deudas con otras agencias)
3. Solamente deben incluir las deudas incurridas en el año fiscal corriente.
4. Las agencias prepararán, además, el Modelo SC 943.1, Certificación de Cuentas a Pagar al 30 de junio de 2014 (Anejo 2), en original y copia, y además en CD, en el cual indicarán: nombre del suplidor, factura (número, fecha e importe), fondo, número de la cuenta de gasto específica y número de obligación. Enviarán el original del Modelo SC 9431 al Negociado de Cuentas acompañado del original del Modelo SC 943A. Al certificar dicho Modelo, el Jefe de la Agencia o su Representante Autorizado, se asegurará que la información que se indica en el mismo es correcta.
5. Las agencias que no tengan cuentas a pagar obligadas al 30 de junio de 2014 deberán indicarlo así en el espacio que se provee en la parte inferior izquierda del Modelo, firmarlo y enviarlo al Negociado de Cuentas.
MODELO SC 943B
1. Aquellas agencias que al 30 de junio de 2014 tengan deudas pendientes de pago para los cuales no obligaron fondos al cierre de año fiscal deberán preparar el Modelo SC 9438, Resumen de Cuentas a Pagar No Obligadas al 30 de junio de 2014 (Anejo 3). Al preparar dicho Modelo seguirán las instrucciones establecidas para el Modelo SC 943A y además, completarán otro Modelo SC 943.1. Solamente deben incluir las deudas incurridas en el año fiscal corriente, para las cuales no se obligaron los fondos.
2. Las agencias que no tengan cuentas a pagar no obligadas al 30 de junio de 2014 deberán indicarlo así en el espacio que se provee en la parte inferior izquierda del Modelo, firmarlo y enviarlo al Negociado de Cuentas.
MODELO SC 943 C
1. En aquellos casos que tengan deudas pendientes de pago de años anteriores al año fiscal 2013-2014 deberán preparar el Modelo SC 9430, Resumen de Deudas Años Anteriores (Anejo 4). Estas deudas no deben ser incluidas en los Modelos SC 943A y SC 943B. Al preparar dicho Modelo seguirán las instrucciones establecidas para el Modelo SC 943A y además, completarán otro Modelo SC 943.1. Solamente deben incluir las deudas incurridas en los años fiscales anteriores y no las deudas del año fiscal corriente.
2. Las agencias que no tengan cuentas a pagar de años anteriores deberán indicarlo así en el espacio que se provee en la parte inferior izquierda del Modelo, firmarlo y enviarlo al Negociado de Cuentas.
DISPOSICIONES GENERALES
1. Las agencias sólo incluirán como cuentas a pagar en los anejos, aquellos bienes y servicios recibidos aI 30 de junio de 2014 cuyo pago no se ha realizado. No se incluirá en los mismos las obligaciones relacionadas a bienes y servicios no recibidos al 30 de junio de 2014.
2. Para cada Modelo SC 943A, 9433 y 943C deben preparar un Modelo SC 943.1 por separado y entregarlo con su CD correspondiente.
3. Para los Modelos SC 943A, 943B y 9430 no se pueden repetir deudas.
4. Las agencias no utilizarán los siguientes objetos de gastos para completar estos Modelos, porque afectan los análisis que realiza el Departamento para propósitos de los estados financieros:
A. E 9050 - Anticipos de Fondos a OPE’S
B. E 9760 - Transferencias Operacionales a Otros Fondos
C. E 9761- Transferencia a un Mismo Fondo
D. E 9762- Fondo de Construcción
E. E 9763- Fondo de Renovación y Reemplazo
F. E 9801- Transferencias de Saldos Libres
G. E 9810 - Corrección Gastos Años Anteriores
H. E 9950 - Traspaso de Costos Indirectos al Fondo General Sobrante
I. E 9951 Costos indirectos Fondos Federales
J. E 1000 - E 2000 etc. (objetos genéricos)
5. Los Modelos SC 943A, SC 9435, SC 9430 y SC 943.1 deben prepararse en formato Excel y recibirse en el Negociado de Cuentas no más tarde del 12 de septiembre de 2014. Las agencias retendrán copia de cada modelo en sus expedientes pera evaluación en el proceso de auditoría de los estados financieros. En dicho expediente conservarán también copia de las facturas u otros documentos que utilicen para preparar la información que se les solicita en esta Carta Circular.
6. El Modelo SC 943.1 deberá prepararse en forma electrónica (CD), utilizando el formato que se incluye en nuestra página de Internet, y ser remitido al Negociado de Cuentas junto con las copias físicas requeridas en esta comunicación. Aquellas agencias que no tengan Internet podrán solicitar el mismo y los otros modelos al Negociado de Sistemas Fiscales al (787) 721-2020 exts. 2308 ó 2315.
7. La persona que revise los Modelos SC 943A, SC 94GB, SC 943C) y sus correspondientes Modelos SC 943.1 deben de asegurarse de que toda región, oficina, dependencia, programa, etc. de su agencia sometió la información requerida.
8. Las agencias podrán reproducir los Modelos SC 943A, SC 9438 y SC 943C en sus propias facilidades, igual a los diseños que se acompañan.
9. Las agencias que utilizan la Aplicación People Soft 8.4 y 8.9 también tienen que cumplir con las disposiciones de esta Carta Circular.
10. El incumplimiento con la fecha estipulada del 12 de septiembre conllevará a la posible retención de cheques de la agencia, congelación de cuentas presupuestarias o cualquier otra determinación administrativa que se entienda necesaria para el fiel cumplimiento de esta solicitud.
Esta Carta Circular deroga la Carta Circular Núm. 1300-21-13, aprobada el 24 de abril de 2013.
El texto de esta Carta Circular está disponible en nuestra página de Internet en la dirección:
www.hacienda.gobierno.pr/publicaciones/cartas_circulares_cont.html.
Será responsabilidad de las agencias hacer llegar esta Carta Circular al personal que tenga a su cargo la preparación y trámite de la información aquí solicitada.
Cordialmente,
Melba Acosta Febo
Secretaria de Hacienda