Año Fiscal 2013 - 2014
Estimados señores:
La Ley Núm. 230, Ley de Contabilidad del Gobierno de Puerto Rico, del 23 de julio de 1974, establece, entre otras cosas, que el Secretario de Hacienda se asegurará de que haya coordinación entre los sistemas y procedimientos de contabilidad de cada dependencia o entidad corporativa y la contabilidad central que él lleve. Dicha información será la base para mantener una contabilidad de gobierno uniforme y coordinada, y proveer un cuadro completo de los resultados de las operaciones financieras de cada dependencia.
Este Departamento mensualmente prepara la conciliación bancaria de la cuenta de caja del Secretario de Hacienda y produce los informes financieros correspondientes a las Agencias, al cierre de cada período de contabilidad. Es necesario que todas las transacciones sean contabilizadas en el periodo de contabilidad al que corresponden, para que el balance de efectivo y los informes que se presentan al cierre de cada periodo sean los correctos.
Esta Carta Circular se emite con el propósito de establecer la fecha en que cerrará cada periodo contable para las agencias que tienen acceso al Sistema PRIFAS, ya sea desde su agencia o desde las facilidades de la Oficina de Entrada de Datos (PRIFAS-RHUM), así como las fechas límites en que deben recibirse en este Departamento los documentos de las agencias que aún nos envían sus transacciones para ser procesadas, durante el año fiscal 2014-2015. Establecemos, además, las fechas límites para que las agencias corrijan aquellas transacciones que por la falta de aprobación, errores de códigos de cuentas no validas, balances de asignaciones insuficientes, vigencias de las cuentas y otros no puedan ser procesadas correctamente. Las transacciones que no se corrijan a estas fechas serán eliminadas del Sistema. Las personas en las agencias encargadas de dar seguimiento a las transacciones, pueden hacerlo mediante los informes que ellos mismos generen o solicitándolos al Centro de Coordinación y Control de los Sistemas PRIFAS/RHUM. Estas personas son responsables de eliminar las mismas. No deben acumular transacciones con errores en el Sistema para dejar que PRIFAS se encargue de eliminarlas al cierre de los periodos.
Las agencias autorizadas a registrar y aprobar sus transacciones en el Sistema PRIFAS, deberán aprobar las mismas en los próximos dos días laborables luego de entradas al Sistema. Esto es indispensable para evitar problemas al conciliar los balances de asignaciones contra los diferentes informes que se preparan, ya que pueden tener transacciones que han rebajado los balances, sin embargo el Sistema no puede completar el ciclo de éstas.
El Centro de Coordinación y Control del Sistema de Contabilidad Central es responsable de mantener la calidad del Sistema y que las transacciones financieras se reflejen adecuadamente en los períodos contables e informes que corresponden. Por tal razón, para seguir el itinerario de cierres de períodos sin dejar transacciones pendientes de contabilizar, hemos establecido un período de 10 días laborables luego de finalizado el mes natural al que corresponde la fecha de la transacción para que completen su proceso, de lo contrario serán eliminadas, excepto por las agencias que utilizan la aplicación People Soft 8.4, 8.9 y 9.1, las cuales tendrán 4 días laborables. Las agencias en versiones diferentes a 7.5 deben asegurarse que toda transacción pendiente del periodo que se ha de cerrar se contabilice o se elimine antes del cierre. Luego de que los períodos en la versión 7.5 han cerrado no pueden enviar transacciones para periodos ya cerrados.
Los Oficiales Pagadores Especiales tienen que cumplir con todas las disposiciones del Reglamento Núm. 9 y con las fechas límite establecidas, mediante la Carta Circular para la liquidación de su cuenta mensual durante el año fiscal 2014-2015. Los Recaudadores Oficiales tienen que enviar sus informes a los 3 días luego de finalizada la semana, según establecido en la Carta Circular sobre Fechas Límite para Enviar los Informes de Recaudaciones emitida por este Departamento.
En el anejo que se acompaña se incluyen las fechas límites para la entrada y corrección de transacciones en el Sistema, así como la fecha de cierre de periodos.
Es imprescindible que se cumpla con las disposiciones de esta Carta Circular y los demás Reglamentos relacionados con la entrada de datos, de manera que se logre el objetivo impuesto del cierre de los períodos contables a la fecha estipulada.
Esta Carta Circular deroga lo dispuesto en la Carta Circular Núm. 1300-15-13 del 1 de abril de 2013.
El texto de esta Carta Circular está disponible en nuestra página de Internet en la dirección:
www.hacienda.gobierno.pr/publicaciones/cartas_circulares_cont.html
Será responsabilidad de las agencias hacer llegar las disposiciones de esta Carta Circular al personal de sus oficinas de Finanzas, particularmente a los responsables de los procesos de cierre de periodos contables en los Sistemas Financieros, People Soft 8.4, 8.9 y 9.1 los Sistemas de Nómina.
Cordialmente,
Melba Acosta Febo
Secretaria de Hacienda