Carta Circular de Contabilidad Central Núm. 1300-23-07

Año Fiscal 2006 - 2007

Estimados Señores:

La Ley Federal Núm. 98-502, Single Audit Act of 1984, aprobada el 19 de octubre de 1984, tiene el propósito de establecer consistencia y uniformidad en la auditoría de los estados, gobiernos locales y organizaciones sin fines de lucro que utilizan asistencia federal. Esta fue enmendada por la Ley Federal Núm. 104-156 de 5 de julio de 1996, Single Audit Act Amendments de 1996 (31 U.S.C. sec. 7501). La Circular Federal OMB A-133, Audits of States, Local Governments and Nonprofit Organizations, aprobada el 30 de junio de 1997, implanta la enmienda antes mencionada. Las disposiciones de esta enmienda son efectivas para auditorías de años fiscales que comiencen después del 30 de junio de 1996.

La enmienda requiere, entre otras cosas, que cada entidad no federal que gaste en aportaciones financieras federales $300,000 ($500,000 para los años fiscales que terminen después del 31 de diciembre de 2003) o más debe obtener una auditoría (Single Audit) que incluya los estados financieros de la entidad (departamento, agencia u otra unidad organizacional) y las asignaciones federales recibidas para cualquier año fiscal o una auditoría de programa específica (Program-specific audit) en los casos en que la agencia gaste la asistencia financiera federal bajo un solo programa o un grupo de programas relacionados y las leyes, regulaciones o acuerdos no requieren auditar los estados financieros de ésta.

Esta Carta Circular se emite con el propósito de informarles los requerimientos para cumplir con la Ley del Single Audit Act, según enmendada.

Agencias Designadas

La Ley Federal le asigna a la Oficina de Gerencia y Presupuesto Federal (OMB por sus siglas en inglés) la responsabilidad de establecer procedimientos y guías para cumplir con los propósitos de dicha Ley y de asignar las Agencias Designadas (Cognizant Agencies) para obtener las auditorías requeridas. El término Agencia Designada significa una agencia federal a la cual el Director de OMB le asigna la responsabilidad de implantar los requisitos de la Ley con respecto a una unidad de gobierno estatal o local en particular. Cada dependencia es responsable de establecer comunicación con sus Agencias Designadas para coordinar la labor de obtener la auditoría requerida por la Ley.

En aquellos casos que OMB no asigne Agencias Designadas para algunas agencias, la Circular Federal OMB A-133, establece que las unidades de gobierno más pequeñas para las cuales OMB no asigne una Agencia Designada, estarán bajo la supervisión general (general oversight) de la agencia federal que más fondos haya aportado a dicho organismo gubernamental. A esos efectos, las dependencias y los municipios que no tienen una Agencia Designada deben determinar cuál es la agencia federal que más fondos aportó basada en la cantidad gastada en los años fiscales terminando en 2000, 2005, 2010 y cada 5 años. Por ejemplo, la auditoría designada para periodos que finalicen en 2002 al 2005 se determinarán basados en la aportación financiera gastada en el 2000, según lo establece la Sección 400(a) de la Circular Federal OMB A-133.

Objetivos de la Auditoría

1. La auditoría debe realizarse de acuerdo con los principios de auditoría de gobierno generalmente aceptados (GAGAS por sus siglas en inglés). Deberán determinar si los estados financieros presentan claramente la condición financiera y los resultados de las operaciones, de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados en los Estados Unidos de Norte América (GAAP por sus siglas en inglés).

2. Determinar que la entidad gubernamental estableció los sistemas de control interno para asegurar razonablemente que los fondos se manejan de acuerdo con las leyes, regulaciones y reglamentos aplicables.

3. Determinar que la entidad gubernamental cumplió con las leyes, regulaciones y acuerdos que puedan afectar los programas importantes de asistencia financiera federal en forma significativa.

Frecuencia de la Auditoría

En Puerto Rico la auditoría debe obtenerse para cada año fiscal (1 de julio - 30 de junio) en que la agencia gaste $300,000 ($500,000 para los años fiscales que terminen después del 31 de diciembre de 2003) o más de asistencia financiera federal.

Costo de la Auditoría

1. Costos Admisibles - la Sección 230 de la Circular Federal OMB A-133, revisada, establece que, a menos que esté prohibido por Ley, el costo de obtener una auditoría, es un cargo permitido a los programas federales. El costo total de la auditoría se puede distribuir directa o indirectamente entre los fondos locales y los fondos federales. En los casos en que el costo total se distribuya en forma directa, el importe a cargarse a los fondos federales no debe exceder el por ciento derivado de la división de los fondos federales gastados entre el total de los fondos gastados por el recipiente o subrecipiente (incluyendo programas con fondos pareados).

Ejemplo:

Si la agencia X tiene un total de fondos gastados para el año fiscal 2XXX- 2XXX de diez (10) millones de dólares y de dicho importe cuatro (4) millones de dólares corresponden a fondos federales, el por ciento del costo total de la auditoría a cargarse a los fondos federales sería de un cuarenta (40) por ciento ($4,000,000 / $10, 000,000).

Este por ciento podría excederse si se justifica que el costo real fue mayor. Es permisible que se distribuya el costo total en forma indirecta como parte del plan de distribución de costos indirectos por la Circular OMB A-87, revisada. No obstante, consideramos que es más equitativo distribuir este costo en forma directa.

2. Costos Inadmisibles

a. El costo de cualquier auditoría no realizada de acuerdo a los requisitos de la Circular Federal OMB A-133, revisada.

b. Si la Agencia gasta menos de $300,000 ($500,000 para los años fiscales que terminen después del 31 de diciembre de 2003) en asistencia financiera federal estará exento de cumplir con los requisitos de la Ley Federal para ese año, excepto lo dispuesto en la Sección 200(d) y la Sección 230(b)(2).

Será responsabilidad de las agencias consignar los fondos necesarios en su presupuesto para el pago del costo de las auditorías que no son requeridas por la Circular Federal OMB A-133, revisada.

Informes de Auditoría

La Circular Federal OMB A-133, revisada establece que el auditor deberá enviar copia de los informes de auditoría a la organización intervenida y aquellos que hayan requerido la misma. A estos efectos, cada agencia deberá obtener del auditor suficientes copias del informe de auditoría, de manera que puedan enviar copia de éste a cada una de las agencias federales que le otorgaron fondos y a cualquier otra agencia estatal que les haya transferido fondos federales. Además, la Circular requiere que se envíe copia de cada informe de auditoría que se prepare al Negociado del Censo (Bureau of the Census), el cual fue designado por la OMB como Central Clearinghouse.

Los informes de auditoría deberán enviarse dentro de los 30 días después de haberse terminado la misma, pero no más tarde de 9 meses después de finalizado el período de auditoría, a menos que la Agencia Designada acuerde conceder un periodo mayor.

La Ley hace énfasis al aspecto de los sistemas de control interno adecuados y al cumplimiento con la Ley, requiriendo al auditor externo un informe separado sobre los mismos. De haber violaciones y deficiencias significativas, la entidad gubernamental está obligada a preparar y enviar un plan de acción para corregirlas el cual debe incluir el tiempo que tomará el proceso y el mecanismo de seguimiento para asegurar que el proceso de corrección se ha realizado.

Solicitudes y Evaluaciones de Propuestas

La Oficina de Auditoría Interna de este Departamento ha compilado unas guías para la preparación y evaluación de solicitudes de propuestas de servicios profesionales de auditorías externas. El propósito de estas guías es proveer una herramienta que les sirva de referencia y como punto de partida a las agencias y unidades componentes de dicho proceso. Las guías son las siguientes:

1. Proveer a las compañías interesadas suficiente información, en una base común, para que se cumpla con las necesidades de auditoría. Sin embargo, para las agencias, departamentos y unidades componentes, es importante desarrollar dichas solicitudes conjuntamente con las áreas de administración, asesoría legal, finanzas y auditoría interna, en aquellos casos en que no se cuente con un comité de auditoría (Audit Committee), para asegurar que las mismas cumplan con las leyes y reglamentos vigentes. Las solicitudes de propuestas deben incluir como mínimo lo siguiente: 

• nombre y dirección de la agencia;
• entidad (reporting entity) a ser auditada, alcance de los servicios a
• ser provistos, informes específicos, etc., a ser entregados;
• el período a ser auditado (con el justificante si se tratara de varios años);
• el nombre, posición y número de teléfono de la persona contacto en la agencia;
• el formato en el cual se preparará las propuestas;
• dirección a la cual las propuestas deberán ser enviadas;
• hora y fecha límite para entregar las propuestas;
• el número de copias a ser entregadas;
• el criterio a ser utilizado en la evaluación de las mismas;
• método de pago; y
• cualquier otro punto de importancia, incluyendo las consecuencias de excederse en la fecha de entrega o si la labor no alcanza los estándares de auditoría. 

2. Las probabilidades de recibir propuestas de mayor calidad mejorarían si se indica en las solicitudes de propuestas, lo siguiente: 

• detalles del trabajo que realiza la agencia;
• explicación de lo que habrá de ser auditado (estados financieros de
• propósito general, fondos específicos o ambos);
• incluir detalles del sistema de contabilidad, controles administrativos, récords y procedimientos;
• indicar si las disposiciones del “Single Audit Act Amendments of 1996” son de aplicabilidad a la agencia; 
• identificar los estándares de auditoría que aplican;
• indicar si datos relevantes de años anteriores (cartas a la gerencia,
• informes de auditoría, etc) estarían disponibles;
• política de retención de hojas de trabajo y disponibilidad de hojas de trabajo para tanto la agencia como auditores de gobierno que así lo requieran;
• describir el producto de la auditoría, el formato del informe de auditoría y el formato de cualquier informe de progreso que se le requiera a los auditores;
• explicar cualquier tipo de asistencia que pudiera brindar la agencia a los auditores que resulte en reducción de costos;
• relación o detalle del tiempo esperado a incurrirse en la auditoría (planificación, trabajo de campo e informes). 

3. La solicitud de propuestas debe requerir que las compañías provean la siguiente información: 

• En que forma se conduciría la auditoría, si se trata de un contrato que cubre varios años, cual sería el enfoque de la misma en los años siguientes;
• Información sobre las cualificaciones de la compañía a realizar la auditoría, grupo de trabajo de auditoría, experiencia anterior en el gobierno, etc;
• La política de la compañía sobre la notificación de cambios en el personal clave;
• Descripción de la educación continua profesional recibida por el personal que incluya el área de contabilidad y auditoría de gobierno, en por lo menos los pasados 2 años;
• Que se incluya una declaración de independencia, según se establece en los estándares de auditoría aplicables; 
• Se indique y se incluya evidencia de que se ha recibido un informe de revisión “peer review” favorable dentro del período de los últimos 3 años;
• Se indique si algún miembro de la compañía ha sido objeto de alguna medida disciplinaria durante los pasados 3 años; y por último
• Los honorarios incluyan los costos incidentales y se detallen por periodos, en los casos de contratos de auditorias de varios años. 

Una vez preparada la solicitud de propuestas se procede a extender las invitaciones a las firmas de contabilidad pública. Existen varias formas para convocar a las diferentes firmas, entre las más comunes se encuentran, anuncios en la prensa, por medio de cartas y a través del Colegio de Contadores Públicos Autorizados. Lo importante es que con el método seleccionado se cumpla con el requerimiento de fomentar la libre y justa competencia entre las firmas.

Una vez tengan las propuestas deberán desarrollar un sistema, preferiblemente de puntos, que permita cuantificar los atributos y cualidades de cada propuesta con el propósito de documentar la selección de la misma y justificar así una posible contratación.

De necesitar ayuda adicional sobre el proceso de solicitud y evaluación de propuestas de servicios profesionales de auditorías externas bajo el Single Audit, pueden comunicarse con la Oficina de Auditoría Interna de este Departamento al (787) 721- 5278 ó 723-6557.

Requisitos para la Contratación de Auditores Externos

La Ley Núm. 273 del 10 de septiembre de 2003, Ley de Normas Contractuales sobre Independencia en las Auditorías Externas de Entidades Gubernamentales, dispone que en todos aquellos casos en que se les requiera a cualquier entidad de gobierno la contratación de auditores externos para realizar auditorías financieras, el contrato se otorgará noventa (90) días antes del cierre del año fiscal a ser auditado.

Por otro lado, el Government Auditing Standards (Yellow Book) de junio de 1994 emitido por la Oficina del Contralor General de los Estados Unidos (GAO) requiere a las agencias gubernamentales y municipios que al contratar los servicios de auditores externos se les requiera pertenecer a un programa de revisión (Peer Review Program). Al momento de formalizar el contrato se les debe requerir evidencia de afiliación a uno de dichos programas.

Con el fin de mantener una continuidad en los servicios de auditoría y lograr costos más bajos, ya que estos son de una naturaleza recurrente, las dependencias y los municipios podrán contratar las mismas firmas que le brindaron el servicio el año anterior, considerando lo siguiente:

1. La experiencia obtenida en servicios anteriores servirá de base en la evaluación para la contratación.

2. El costo total debe ser comparable al incurrido el año anterior, si las circunstancias (cambios en los sistemas, personal, mecanización) y el alcance de la auditoría (fondos federales gastados, programas mayores, nuevos requerimientos en programas federales etc.) se han mantenido estables. Cambios en lo anterior puede reducir o aumentar el costo de la misma en comparación con el año anterior.

3. El costo se afectará de acuerdo al diseño del plan de auditoría, el número de horas, las tarifas por horas, por nivel profesional y ajustes de costo de vida.

4. Se recomienda la participación directa de las oficinas de auditoría interna de sus respectivos organismos, como alternativa para reducir los costos y a la misma vez como adiestramiento en las técnicas modernas de auditoría.

Es responsabilidad de cada agencia y unidad componente cumplir con todas las disposiciones de ley que regulen el proceso de contratación de servicios profesionales de auditorías externas.

Será responsabilidad de las agencias hacer llegar copia de esta Carta Circular al personal encargado de administrar los fondos federales.

Cordialmente,

Juan C. Méndez Torres
Secretario de Hacienda