Año Fiscal 2013 - 2014
Estimados Señores:
El artículo 9 de la Ley Núm. 230 del 23 de julio de 1974, según enmendada, conocida como la Ley de Contabilidad del Gobierno de Puerto Rico, autoriza a los Secretarios de Gobierno y Jefes de Dependencias a delegar su firma en uno o más funcionarios o empleados dentro de su agencia, cuando lo estime conveniente, para aprobar los documentos para la obligación y desembolso de fondos públicos.
Con el propósito de registrar las firmas que autorizan los desembolsos y certificar la corrección y validez de los documentos fiscales, se diseñó el Modelo SC 781, Registro de Firmas Autorizadas (Anejo).
Esta Carta Circular se emite con el propósito de impartir las instrucciones para el establecimiento y mantenimiento de los registros de firmas autorizadas.
Disposiciones Específicas
1. En el Negociado de Intervenciones del Área de la Contabilidad Central de Gobierno y en las agencias existen las funciones de pre intervención, contabilidad de ingresos, contabilidad de desembolsos, contabilidad de la propiedad, entre otras, todas relacionadas entre si. Estas funciones son realizadas por aquellos funcionarios en los cuales el jefe de la agencia delegó la responsabilidad de firmar los documentos que certifican su validez.
2. Es requisito que el Negociado de intervenciones dei Área de Contabilidad Central de Gobierno de este Departamento y la Oficina de Finanzas de cada agencia mantengan un registro de las firmas de los funcionarios autorizados a certificar la validez de los diferentes aspectos de un documento.
3. Una vez el jefe de la agencia determine los funcionarios en quienes delegará esta responsabilidad, preparará el Modelo SC 781, Registro de Firmas Autorizadas para los documentos fiscales relacionados con el Área de Contabilidad Central o preparará el Modelo interno que se diseñe en el caso de documentos fiscales que no estén relacionados con dicha área.
4. Una vez completado, será firmado por el funcionario que se autoriza en el mismo y por el jefe de la agencia o su representante autorizado. En casos de jefes de agencias y otras dependencias, tiene que estar autorizado y firmado por el Secretario de la Gobernación.
5. Se enviarán dos Modelos SC 781 al Negociado de Intervenciones del Área de la Contabilidad Central de Gobierno en los casos de funcionarios en quienes se ha delegado la responsabilidad para:
a. autorizar desembolsos contra asignaciones,
b. autorizar pagos a efectuarse a través de Oficiales Pagadores Especiales, y
c. autorizar el reintegro de fondos.
6. Para registrar la firma de encargados de la propiedad, delegado comprador y oficiales pagadores especiales se preparará un solo Modelo SC 781 y se enviará a la División de Propiedad del Negociado de Cuentas y al Negociado de Intervenciones, respectivamente. Para registrar la firma del Encargado de la Propiedad, dicho Modelo debe estar acompañado del Modelo SC 813, Solicitud y Nombramiento de Encargado de la Propiedad.
Disposiciones Generales
1. Los jefes de las agencias, antes de delegar las firmas de documentos, verificarán que las funciones que realizan diariamente estos funcionarios no conflijan con la autoridad que tienen para aprobar los mismos.
2. Cuando a un funcionario se le suspenda la autorización para firmar documentos, sin que se sustituya la autorización para firmar en otro funcionario, el jefe de la agencia o su representante autorizado le notificará por carta al Director del Negociado de Intervenciones.
3. Cuando temporal o permanentemente otro funcionario tenga que sustituir al funcionario autorizado a firmar documentos, Se completará un nuevo Modelo SC 781 para indicar la nueva autorización. El mismo se preparará igual que la autorización original, completando además los encasillados bajo el título Para Llenarse En Caso De Rescisión De Autorizaciones Anteriores.
4. El Negociado de Intervenciones verificará las firmas de los funcionarios en quienes se delego autoridad para autorizar desembolsos y de los Oficiales Pagadores Especiales, Por otro lado, el Negociado de Cuentas verificará las firmas de años funcionarios que actúen en calidad de encargados de la propiedad. Las firmas de funcionarios autorizados que determinen validez del documento, pero no autoricen el desembolso de fondos públicos, serán internamente verificadas por la Oficina de Finanzas de cada agencia.
5. Dichos Negociados no tramitarán documento alguno firmado por un funcionario que no esté autorizado por el Modelo SC 781, Registro de Firmas Autorizadas.
6. Las agencias podrán reproducir el Modelo SC 781, Registro de Firmas Autorizadas en sus propias facilidades, idéntico al Modelo que se acompaña.
Esta Carta Circular deroga la Carta Circular Núm. 1300-18-04 del 16 de diciembre de 2003 y tiene vigencia inmediata.
Agradeceremos que hagan Ilegar las disposiciones de esta Carta Circular a los funcionarios en sus respectivas agencias.
Cordialmente,
Melba Acosta Febo
Secretaria de Hacienda