Año Fiscal 2013 - 2014
Estimados señores:
El Código de Rentas Internas de Puerto Rico, según enmendado, establece en su Sección 1062.01 (n)(2), entre otras cosas, que todo patrono está obligado a deducir y retener una contribución sobre el sueldo pagado a sus empleados. Además, es responsable de entregar a sus empleados, con respecto a su empleo durante el año natural, un Comprobante de Retención (Formulario 499R-2/W-2PR) en o antes del 31 de enero del año siguiente, para ser utilizado cuando rindan su Planilla de Contribución sobre Ingresos. Las agencias de gobierno, como todo patrono, deben cumplir con lo dispuesto en dicha Sección.
Actualmente, el Sistema RHUM produce el referido Comprobante conforme a los datos generados al procesar las nóminas (regulares o especiales), así como las anulaciones de cheques, depósito directo y payroll card. Dichas anulaciones de cheques, depósito directo y payroll card deberán enviarse a PRIFAS Sección de Nóminas, en la medida en que la agencia determine que no proceden. Sin embargo, la experiencia es que la mayoría de las anulaciones recibidas en este Departamento corresponden a cheques o depósitos con más de un mes de emitidos.
El propósito de esta Carta Circular es indicarle a las agencias que tienen sus nóminas bajo el Sistema RHUM 7.5 del Departamento de Hacienda que las anulaciones, tanto de cheques, depósito directo y payroll card, deberán efectuarse antes que éstos cumplan los treinta (30) días de emitidos, excepto por las correspondientes al mes de diciembre las cuales deberán realizarse antes de quince (15) días para evitar que se emitan comprobantes de retención con cantidades y deducciones incorrectas.
Aquellas agencias con fondos bajo el Departamento de Hacienda pero que utilizan otro sistema de nómina u otra versión del Sistema RHUM deberán asegurarse de cumplir con la cancelación en la fecha establecida en esta Carta Circular.
Esta Carta Circular deroga lo dispuesto en la Carta Circular Núm. 1300-05-13 del 23 de octubre de 2012.
El texto de esta Carta Circular esta disponible en nuestra página de Internet en la dirección:
www.hacienda.gobierno.pr/publicaciones/cartas circulares cont.html
Será responsabilidad de las agencias hacer llegar las disposiciones de esta Carta Circular a su personal, particularmente a los del Área de Recursos Humanos.
Cordialmente,
Melba Acosta Febo
Secretaria de Hacienda