Carta Circular de Contabilidad Central Núm. 1300-14-12

Año Fiscal 2011 - 2012

Estimados Señores:

El Código de Seguros de Puerto Rico, según enmendado, 26 LPRA §1202, en su Artículo 12.020, faculta al Secretario de Hacienda a gestionar y contratar los seguros del Estado Libre Asociado y sus Municipios. También, la Ley de Municipios Autónomos, Ley Núm. 81 del 30 de agosto de 1991, según enmendada, delega en el Secretario de Hacienda dicha facultad. Por otro lado, la Ley Núm. 63 del 21 de junio de 2010, enmendó la Ley Núm. 81 antes mencionada para facultar a los municipios a negociar por sí o en consorcio con otros municipios las pólizas de seguros o contratos de fianza, disponiendo así que los municipios interesados en acogerse a esta opción, deberían notificar mediante Ordenanzas o Resolución al Departamento de Hacienda.

Esta Carta Circular se emite con el propósito de establecer las instrucciones a seguir por los municipios para que notifiquen su intención de acogerse a los beneficios de la Ley Núm. 63 sin afectar de forma negativa a aquellos municipios que opten por mantenerse bajo los beneficios de contratación de seguros a través del Departamento de Hacienda. También, se emite con el propósito de establecer las instrucciones para el pago y reembolso de las primas de seguros contratados por el Secretario de Hacienda.

Municipios que Contraten Directamente sus Seguros

1. Aquellos municipios que se acojan a los beneficios de la Ley Núm. 63, supra, y que contraten directamente o tengan el objetivo de contratar directamente aquellos seguros (incluyendo los seguros de salud para sus empleados) y fianzas, sin la intervención del Departamento de Hacienda y el Área de Seguros Públicos, deben enviar su Resolución u Ordenanza (emitida por la Asamblea Municipal) debidamente cumplimentada y certificada al Área de Seguros Públicos en o antes del 30 de marzo, previo al comienzo de cada año fiscal. Dicha fecha responde al periodo previo a que el Área de Seguros Públicos comience con el proceso de contratación y colocación de riesgo para cada año fiscal.
2. Los municipios que opten por gestionar y contratar de forma directa sus seguros deberán realizar sus pagos directamente a la compañía aseguradora, según el contrato suscrito.
3. Aquellas pólizas con balances pendientes de prima o que generen nuevos cargos, pero que respondan a periodos previos a la determinación del municipio de gestionar y contratar sus seguros de forma directa, serán pagados de conformidad con la Carta Circular Núm. 1300-37-01 de 22 de mayo de 2001.

Municipios que Contraten sus Seguros a través del Departamento de Hacienda y Pago de Primas

1. Los municipios que no envíen la Ordenanza o Resolución de la Asamblea Municipal para acogerse a la Ley Núm. 63 antes del 30 de marzo, se presumirá que continuarán utilizando los beneficios de contratación bajo el programa de Seguros Públicos del Departamento de Hacienda, según lo dispone la Ley 81, supra.
2. El Secretario de Hacienda contratará los seguros y efectuará, mediante anticipo, el pago de los seguros. Los municipios reintegrarán el importe de las primas correspondientes.
3. Para el recobro del pago de las primas de estos seguros, el Secretario enviará el Modelo SC 724, al Departamento de Finanzas Municipales del Centro de Recaudación de Ingresos Municipales (CRIM). Estos procederán igual que los organismos cuyos fondos no están bajo la custodia de este Departamento.

Disposiciones Generales

1. Debido a que los seguros contratados a partir de cada mes de mayo se facturan y pagan al comienzo de cada año fiscal próximo, los municipios deben dejar clara su prerrogativa de participar o no bajo los programas de seguros gestionados por el Área de Seguros Públicos en o antes del 30 de marzo previo a cada año fiscal.
2. La notificación al Área de Seguros Públicos debe ser una global, no se aceptarán determinaciones indicando la permanencia en unos programas de riesgos bajo el Departamento de Hacienda y otros no. La notificación de inclusión o exclusión de los programas de seguros contratados por el Secretario de Hacienda será una total.
3. Pasada la fecha establecida, el Área de Seguros Públicos procederá de conformidad con la información existente en cada expediente. Aquel municipio que realice cambios pasada la fecha antes citada será responsable del cargo generado por la prima de seguros suscrita y deberá rembolsar al Departamento de Hacienda la cantidad correspondiente.

Esta Carta Circular enmienda la Carta Circular Núm. 1300-37-01 del 22 de mayo de 2001.

El texto de esta Carta Circular está disponible en nuestra página de Internet en la dirección:

www.hacienda.pr.gov/publicaciones/cartas_circulares_cont.html.

Será responsabilidad de las agencias hacer llegar las disposiciones de esta Carta Circular al personal responsable del manejo y pago de seguros.

Cordialmente,

Jesús F. Méndez Rodríguez, CPA
Secretario de Hacienda