Año Fiscal 2009 - 2010
Estimados Señores:
La Ley Núm. 230, aprobada el 23 de julio de 1974, según enmendada, conocida como Ley de Contabilidad del Gobierno de Puerto Rico dispone, entre otras cosas, que el Secretario será responsable de diseñar la organización fiscal, el sistema de contabilidad y los procedimientos de pagos e ingresos necesarios para llevar la contabilidad central y de preparar informes de todas las operaciones del gobierno. Además, establece que la contabilidad del gobierno debe reflejar claramente los resultados de sus operaciones financieras, proveer la información necesaria para la administración de las operaciones gubernamentales y para la preparación y ejecución del presupuesto.
Este Departamento implantó el Sistema de Recursos Humanos Mecanizado (RHUM) con el objetivo principal de agilizar el trámite de las transacciones relacionadas con recursos humanos incluyendo el pago de nómina. El Sistema provee, entre otros, para la clasificación de los empleados de acuerdo a la naturaleza de su nombramiento.
Esta Carta Circular se emite con el propósito de indicarles el proceso a seguir por las agencias en el Sistema RHUM para clasificar a los empleados en el mismo. Además, para informar la revisión de las clasificaciones a utilizarse para identificar los empleados en el Sistema RHUM.
Disposiciones Específicas
1. Las agencias realizarán un análisis de todos sus empleados para corregir aquellos que estén clasificados incorrectamente. Para verificar la clasificación de los empleados en el Sistema RHUM accederán a la pantalla Job Data – Job Information. Verificarán que el empleado esté clasificado correctamente en el campo Emp Class, de no ser así procederán a seleccionar de la lista de valores de dicho campo el renglón correspondiente al estatus correcto del empleado.
2. Las clasificaciones a utilizarse en el Sistema RHUM serán las siguientes: confianza, contrato, irregular, probatorio, regular, retirado y transitorio. Las agencias deberán cerciorarse que los empleados estén clasificados correctamente en dichas categorías. Además, deberán realizar los ajustes correspondientes cada vez que ocurran cambios en las clasificaciones de los empleados.
3. Las agencias, deberán modificar los Account Code de los empleados cuando ocurran cambios en las clasificaciones. Para ello accederán la pantalla de Job Data - Payroll donde elegirán el encasillado Account Code, entrarán la correspondiente al objeto de gasto, de acuerdo a la siguientes clasificaciones:
- E1110 Regular
- E1111 Jueces
- E1114 Confianza
- E1120 Transitorios
- E1130 Irregulares
Es importante que las agencias realicen el cambio de Account Code en el momento que el empleado cambie de estatus.
4. En los casos de empleados de confianza con derecho al pago de horas extras, las mismas se procesarán contra el objeto de gasto E1191. La agencia debe asegurarse de que el empleado tenga derecho a dicho pago, de acuerdo a la reglamentación vigente.
5. Las agencias que tengan dudas sobre el particular favor de comunicarse con el Centro de Coordinación y Control del Sistema de Contabilidad Central (PRIFAS) al (787) 721-2020 ext. 2222 o 3744.
Será responsabilidad de las agencias realizar un análisis de todos los puestos activos en el Sistema RHUM para asegurarse que los empleados estén clasificados correctamente en el mismo por Emp Class.
El texto de esta Carta Circular está disponible en nuestra página de Internet en la dirección:
www.hacienda.gobierno.pr/publicaciones/cartas_circulares_cont.html.
Será responsabilidad de las agencias hacer llegar esta Carta Circular al personal que tenga a su cargo la preparación y trámite de la información aquí solicitada.
Cordialmente,
Juan Carlos Puig Morales
Secretario de Hacienda